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FACTS TITEL Druckermarkt 5/2019

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

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Vor dem Hintergrund zunehmender Digitalisierung, steigender Mobilität, flexibler Arbeitsweisen und ausgeklügelter Technologien machen neue Themen dem Outputmanagement-Markt zu schaffen. Höchste Zeit für Hersteller und Anbieter, sich zu verändern.

Aufgrund der massiven Änderungen in der Arbeitswelt – vor allem der zunehmenden Mobilität und des Verbreitens flexibler und kollaborativer Arbeitsweisen – wächst in vielen Unternehmen der Wunsch nach einfach zu steuernden Prozessen. Insbesondere Abläufe rund um das Dokument gilt es, effizienter zu gestalten. Schnell und reibungslos sollen sie vonstatten gehen und somit auch Produktivitätssteigerungen auslösen.

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung befinden sich diese Abläufe bereits im Wandel. Denn auch wenn es zunächst weiterhin eine Vision bleibt, rückt das seit Jahren, gar Jahrzehnten angekündigte papierlose Büro mit der Zeit doch ein Stück näher. Immer mehr Betriebe und Organisationen versuchen, ihre Belegschaft dazu zu bewegen, mit dem Ausdrucken von Dokumenten etwas sparsamer umzugehen. Und obwohl das Druckvolumen ziemlich hoch bleibt, wird immerhin in jedem dritten Unternehmen weniger gedruckt als im Jahr zuvor, wie der Branchenverband Bitkom im Rahmen einer Umfrage zu dem Digital Office Index 2018 herausfand.

Auch wenn es paradox erscheint, bietet sich dadurch Herstellern und Anbietern im Druckermarkt ein immenses Potenzial – vorausgesetzt, sie können umdenken und verstehen es, ihre Kunden dabei zu unterstützen, Dokumentenprozesse zunehmend elektronisch abzuwickeln und somit die digitale Transformation voranzutreiben.

Manche haben es sofort verstanden und sind schon eifrig dabei, sich zu verändern. Rund um IT-Themen wie Mobile Computing, Cloud oder Near-Field-Communication (NFC) schaffen sie neue Dienstleistungen und erarbeiten neue Konzepte, bis hin zur Übernahme ganzer Geschäftsfelder in den Unternehmen, die sie betreuen. Die nötige Kompetenz und das notwendige Know-how verschaffen sie sich durch die Schließung strategischer Partnerschaften mit Softwareanbietern. Eine besondere Herausforderung auf dem Weg zum modernen Outputmanagement-Anbieter ist meist die Unterstützung der Fachhandelspartner, für die sich der Einstieg ins Lösungsgeschäft aus vielfältigen Gründen nicht immer einfach gestaltet.

 

Veraltete Officeumgebung Kopierer FrauMann streiten

WIE ANNO DAZUMAL: Insbesondere der Mittelstand kämpft 
weiter mit zeit- und
 geldfressenden anachronistischen Druckumgebungen.

 

Im Rahmen der Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse kommt dem Thema Dokumentenmanagement eine zentrale Bedeutung zu. „Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft“, brachte es die Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ des Anbieters von Marktinformationen, Beratungsleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation International Data Corporation (IDC) auf den Punkt. Mittels Print- und Dokumentenmanagement könne die Digitalisierung vorangetrieben werden.

VIEL LUFT NACH OBEN

Mit Printmanagement lasse sich in einem ersten Schritt die adäquate Infrastruktur zum Drucken und Scannen betreiben. Anhand von Dokumentenmanagement erfolgen dann die Digitalisierung papierbasierter Prozesse und die Verbesserung von Teilbereichen, bevor Inhalte in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen weitgehend verarbeitet werden. Dadurch sei es letztendlich möglich, Geschäftsprozesse ganzheitlich zu optimieren.

In Hinsicht auf diese Verbesserung unstrukturierter Geschäftsabläufe spielen Managed-Print-Services(MPS)-Modelle eine wesentliche Rolle. Es geht hier um einen Bereich, in dem es noch viel Luft nach oben gibt und der sich für Outputmanagement-Anbieter deshalb immer noch als vielversprechend erweist. Trotz aller Bekenntnisse zur Modernität sieht es in vielen Unternehmen immer noch so aus wie vor etlichen Jahren, wenn es um das Drucken geht. Managed Print Services (MPS), Managed Document Services (MDS) oder ähnliche ganzheitliche Konzepte nimmt laut Experten circa ein Fünftel von ihnen in Anspruch. Insbesondere der Mittelstand kämpft weiter mit zeit- und geldfressenden anachronistischen Druckumgebungen – von den Anbietern soll er nicht einmal richtig angesprochen worden sein.

GANZHEITLICHE MODELLE

Überhaupt stellen solche ganzheitlichen Konzepte für die Hersteller den einzigen Weg zum Erfolg dar. Denn eins ist auf jeden Fall klar: Mit dem Verkauf der Systeme allein werden sie den Kampf um die Marktanteile keinesfalls gewinnen können. In der Tat werden immer weniger Geräte verkauft – Tendenz steigend. Laut IDC sollen es im Jahr 2018 eine Million weniger als im Vorjahr gewesen sein. Dafür werden immer mehr Multifunktionssysteme im Rahmen von Full-Service-Modellen an den Mann gebracht. Diese mittlerweile hochintelligenten Maschinen ermöglichen die Integration smarter, bestenfalls auch individueller Lösungen.

Eine weitere Herausforderung für die Branche ist die Sicherheit und durch die DSGVO gestaltet sich die Sache bestimmt nicht einfacher. Immerhin sind Outputsysteme heute stets in den Netzwerken eingebunden. Mit ihnen wird kopiert, gedruckt und gefaxt. Unternehmenskritische Informationen werden gesendet, an interne sowie auch an externe Adressaten. Dass dies höchst bedenklich ist, darüber sind sich viele Firmen nicht im Klaren.

Dabei lauern im Bereich der Ausgabesysteme viele Gefahren. Diese reichen von menschlichen – etwa wenn Ausdrucke liegen bleiben – und organisatorischen Fehlern, wie uneingeschränkte Zugriffsrechte oder unzureichende Kompetenz der IT-Administratoren, über technisches Versagen bis hin zu vorsätzlichen Handlungen wie beispielsweise das Abhören von Druckdaten im Netzwerk oder das Auslesen von Festplatten.

Mann Ritter Schwert Schild Server Schutz

GESTIEGENE ANFORDERUNGEN: Durch die DSGVO gestaltet sich die Berücksichtigung der Sicherheitsaspekte bestimmt nicht einfacher. 

 

Und weil die Geräte inzwischen über eigene Betriebssysteme verfügen und ähnliche Komponenten wie Server besitzen, erfordert ihre Überwachung spezifische und umfassende Kenntnisse und sollte ausschließlich von Fachleuten übernommen werden. Es gilt vor allem, jegliche Art von Manipulation am System zu verhindern und sowohl digitale Daten als auch die gedruckten Dokumente zu schützen.
Ein weiterer Aspekt, dem heute eine zentrale Bedeutung zukommt, ist die Umweltfrage. Laut des vor einiger Zeit vom Bitkom herausgegebenen Leitfadens „Managed Print Services“ ist sie ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Einführung von MPS in einem Unternehmen, dies auch, wenn Kostensenkungen und eine flexible Druckinfrastruktur vorrangig sind. „Bei Ausschreibungen von Behörden sind sie mittlerweile sogar zwingend notwendig“, erinnert der Ratgeber. Der Grund dafür liege nicht nur in dem erklärten Ziel der Europäischen Union, die CO2-Emissionen bis 2020 um circa 20 Prozent zu reduzieren, sondern ebenfalls in dem zunehmenden Umweltbewusstsein von Firmen und öffentlichen Stellen.

KONSOLIDIERTE OUTPUTINFRASTRUKTUR

So sollen gut verstandene MPS auf jeden Fall Kosteneffizienz mit Nachhaltigkeit kombinieren und daher bereits in der Analysephase auch auf einen reduzierten Energieverbrauch achten. Dieser lässt sich insbesondere durch die Konsolidierung der Outputinfrastruktur und den Einsatz von umweltzertifizierten Geräten erreichen.

Auch die Verringerung des Papierverbrauchs ist laut der Experten ein erstrebenswertes Ziel – sie spart im Übrigen nicht nur Kosten, sondern auch Lagerplatz. Momentan sei die Papierproduktion einer der größten Posten in der Umweltbilanz. Um sie signifikant zu reduzieren, eignen sich neben evidenten Maßnahmen wie der automatische Duplexdruck oder das Drucken von Formularen und anderen Materialien auf Nachfrage vor allem das Digitalisieren von Arbeitsabläufen und das Drucken mit definierten Zugriffsrechten

 

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WENIGER DRUCKEN BITTE: Auch die Verringerung des Papierverbrauchs erweist sich als ein erstrebenswertes Ziel und spart nicht nur Kosten, sondern auch Lagerplatz.

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Wie bereits erläutert, liegt für Hersteller und Anbieter im Druckermarkt ein riesiges Potenzial brach, das es zu erschließen gilt. Dies ist allerdings nicht nur eine Frage des Könnens, sondern auch der richtigen Einstellung, und neben den erforderlichen Fachkompetenzen ist vor allem die Verinnerlichung des Servicegedankens für einen nachhaltigen Erfolg von unabdingbarer Notwendigkeit.

Von ihrem Anbieter erwarten die Kunden heute, dass er sie umfassend berät und nicht nur für ihre Druck-, sondern für ihre gesamte Dokumentenumgebung und darüber hinaus für die Verbesserung und die Verwaltung kompletter Arbeitsprozesse die Verantwortung trägt, weshalb übrigens höchste Aufmerksamkeit bei der Auswahl des Dienstleisters geboten ist.

Graziella Mimic

 

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Bilder: shutterstock

 
 
 
 

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