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FACTS AKTUELL Controlling 9/2018

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Controlling außer Kontrolle

Die Kunden erwarten es, stets strenger werdende Bestimmungen zwingen dazu: Nachhaltigkeit gehört heute auf die Agenda der meisten Unternehmen. Und doch tut hier das eine mehr, das andere weniger. Einen echten Beitrag dazu leisten diejenigen, die ökologisches Engagement und das Tragen sozialer Verantwortung von Anfang an in ihrer Firmenphilosophie verankert haben.

ie Bedeutung, die dem Controlling in der Unternehmensführung zukommt, hat in den vergangenen Jahren stets zugenommen. „Auch innerhalb der Betriebswirtschaftslehre ist Controlling nicht mehr wegzudenken und gehört mittlerweile zu den Kerndisziplinen des Fachs“, schrieb bereits vor einigen Jahren Prof. Dr. Jörn Littkemann in dem von ihm herausgegebenen und im nwb Verlag erschienenen Buch „Unternehmenscontrolling – Konzepte, Instrumente, praktische Anwendungen mit durchgängiger Fallstudie“. „Verkürzt gesagt geht es beim Controlling um die Planung, Koordination und Kontrolle der in einem Unternehmen vollzogenen Betriebs- und Geschäftsprozesse. Der Zweck besteht darin, die unterschiedlichen Teilziele der einzelnen Unternehmensbereiche zusammenzufügen und auf die Ziele der Gesamtunternehmung auszurichten.“ Somit stehe Controlling im Dienst der Unternehmenssteuerung und solle überdies für die Wirtschaftlichkeit des Ressourceneinsatzes sorgen und helfen, Verteilungskonflikte zwischen den unterschiedlichen Abteilungen und Funktionsbereichen innerhalb des Unternehmens zu lösen.

Insbesondere die Unternehmenssteuerung mittelständischer Betriebe lässt sich durch den Einsatz von Controlling erheblich verbessern – schon im Hinblick auf die Vergabe notwendiger Kredite. Denn eine funktionierende Kostenkontrolle stellt den Banken die erforderlichen Informationen über die betriebswirtschaftliche Lage und Entwicklung des Unternehmens zur Verfügung und spielt somit eine wesentliche Rolle bei der Vergabe von besseren Kreditkonditionen.

Dennoch tun sich viele kleine und mittelgroße Betriebe immer noch schwer mit dem Thema. Während Controlling in Großunternehmen Pflicht ist und seit eh und je zum Steuerungsinstrumentarium gehört, erweist es sich in KMUs häufig als zu teuer und zu aufwendig, eigene Controllingkapazitäten aufzubauen. Viele nehmen sogar an, es gehe auch ohne. „Unsere Geschäfte laufen doch gut, wir haben alles im Griff“, ist oft zu hören.

KRISENGEFAHR FRÜHZEITIG ERKENNEN

Und auch wenn die Geschäfte doch nicht so gut laufen, gibt es dringendere Probleme, die zunächst die ganze Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen, wie etwa Illiquidität oder drohende Insolvenz. Dass es mittels Controlling möglich gewesen wäre, die Anzeichen der Krise vorher zu erkennen und ein Debakel zu vermeiden, daran wird kein Gedanke verschwendet.

„Wir haben auch so unsere Kosten unter Kontrolle“: Was die meisten damit meinen, ist einfach eine funktionierende Buchhaltung. Ein richtiges Instrument, das auf einer Kalkulation basiert und dem Unternehmen dabei hilft, definierte Ziele durch methodische Planung und durchgängige Überwachung zu erreichen, ist selten vorhanden. Somit gibt es in mittelständischen Unternehmen einen hohen Nachholbedarf, was Controlling angeht. Dass die digitale Transformation mit all den neuen, mitunter komplexen Anforderungen, die sie mit sich bringt, die Sache nicht einfacher macht, sollte jedem einleuchten.

VERÄNDERTES ROLLENVERSTÄNDNIS

„Neue Technologien verändern die Unternehmenswelt grundlegend. Die digitale Transformation hat auch den Controllingbereich erfasst – wenn auch in zum Teil sehr geringer Ausprägung“, schreiben die Verfasser der von der Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) durchgeführten Studie „Digital Controlling – Digitale Transformation im Controlling“, die anhand einer Analyse der Arbeitsweise von Controllingabteilungen Nachholbedarf identifiziert und Zukunftspotenzial ermittelt hat. „Im Rahmen des Managementreportings sind die Verantwortlichen gefordert, in immer kürzeren Zeiträumen immer mehr und komplexer strukturierte Dateien zu erfassen und zu analysieren.“ Auf dieser Basis werde vom Controlling eine kompetente Beratung im Hinblick auf Planung und Strategie erwartet. Das Rollenverständnis des Controllers verändere sich.

 

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NACHHOLBEDARF: Ein richtiges Instrument, das auf einer Kalkulation basiert und dem Unternehmen dabei hilft, definierte Ziele durch methodische Planung und durchgängige Überwachung zu erreichen, ist im Mittelstand selten vorhanden.

 

 

 

Während der Controller sich nicht mehr darauf beschränken kann, die vielen Daten gewissenhaft zu sammeln, sondern diese zudem mithilfe ausgeklügelter Software auch verwerten muss, stehen Unternehmen ebenfalls vor neuen Tatsachen. Für sie gilt es, sich auf einen höheren Investitionsbedarf in Informationstechnologie gefasst zu machen. „Im Einsatz integrierter Standardsoftware für die Berichterstattung liegen enorme Verbesserungsmöglichkeiten für Zeiten und Datenqualität“, stellten die PwC-Analysten fest. „Best-Practice-Unternehmen gelingt es beispielsweise, die Datensammlung für die Erstellung von Monats- und Quartalsberichten nach nur einem Tag abgeschlossen zu haben. Die versandfertigen Berichte liegen nach nur zwei Tagen vor.“

Doch so weit sind viele Unternehmen nicht. Dort sind noch mit hohem Aufwand manuell gepflegte Excel-Listen sowie selbst programmierte Access-Datenbanken das höchste der Gefühle. Manche sollen sogar auf eine systematische IT-Unterstützung komplett verzichten. Die Folgen: Es geht enorm viel Zeit verloren und die Qualität der Daten lässt zu wünschen übrig. Im Rahmen der PwC-Studie gab ein Drittel der befragten Unternehmen an, Ist-Daten mithilfe von Excel-Tabellen zu erfassen und zu analysieren. Bei 27,6 Prozent werden Berichterstattungsvorlagen (Reporting Packages) für die Erfassung von Ist-Daten manuell ausgefüllt, was nicht nur Zeit kostet, sondern auch ein erhebliches Fehlerpotenzial birgt.

PERMANENTER RESSOURCENMANGEL

Insgesamt ist das Controlling im Mittelstand dadurch gekennzeichnet, dass ein permanenter Ressourcenmangel bei der alltäglichen Arbeit vorherrscht. In der Regel wird die Buchhaltung dort von einem angestellten Buchhalter vor Ort erledigt oder vom Steuerberater. Überhaupt fungiert dieser im Mittelstand nicht selten als Unternehmensberater in allen betriebswirtschaftlichen Fragen von der Existenzgründung bis zur Lohnbuchhaltung. Auch betreut er Mandanten bei der Beantragung von Krediten 
und öffentlichen Fördermitteln oder im Fall der Zahlungsunfähigkeit.

EXTERNE UNTERSTÜTZUNG

Doch viele Steuerberater stoßen an ihre Grenzen, wenn sie Finanzdaten umfassend und zukunftsgerichtet aufbereiten müssen. Denn eine stringent geführte Buchhaltung hilft zwar, die Vermögenssituation der Firma zu einem bestimmten Stichtag zu zeigen – Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss. Doch es ist schließlich das Controlling, das anhand dieser Angaben eine Kostenrechnung und eine Analyse der betriebswirtschaftlichen Entwicklung sowie eine Ergebnis-, Finanz- und Liquiditätsplanung liefert, infolgedessen das Management unterstützt und als Indikator für dessen Qualität fungiert.
Aus diesem Grund tun kleine und mittlere Betriebe gut daran, einen externen Dienstleister anzuheuern, der den Bauplan erarbeitet. Die Buchhaltung kann dann das Controlling mitpflegen, vorausgesetzt, der Buchführer hat die richtige Denkweise. Der externe Controller bekommt die Daten und Zahlen, kommt einmal im Monat in die Firma und erstellt mit den Verantwortlichen den Controllingbericht.

Damit haben Mittelständler aber nicht viel am Hut. Das fand die von der PFH Private Hochschule Göttingen durchgeführte Studie „Outsourcing des Controllings, Status quo und Potenzialanalyse – eine Studie im deutschen Mittelstand“ heraus. Die Autoren Bernt R. A. Sierke, Joachim Algermissen und Stefan Brinkhoff befragten 5.608 Geschäftsführer und CEOs deutscher mittelständischer Unternehmen. Die Ergebnisse wurden anschließend mithilfe einer Kurzumfrage bei 70 Dienstleistern aus dem Controllingbereich zusätzlich reflektiert.

FEHLENDE DIENSTLEISTUNGSKULTUR

Als zentrale Erkenntnis der Umfrage sehen die Autoren die Tatsache, dass sich im deutschen Mittelstand noch keine Dienstleistungskultur hinsichtlich des Outsourcings von Controlling etabliert habe. Nur acht Prozent der Unternehmen geben an, dauerhaft externe Dienstleister mit Controllingaufgaben betraut zu haben. Weitere zwei 
Prozent haben ein Pilotprojekt dazu durchgeführt. Ganze 59 Prozent verfügen über keinerlei Erfahrung mit dem Auslagern von Controlling, für weitere 30 Prozent komme es nicht infrage, nachdem sie sich damit auseinandergesetzt haben.

 

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VERÄNDERTES KOMPETENZPROFIL: Der Controller muss künftig stets größer werdende Datenmengen in immer kürzeren Zeitspannen erfassen und analysieren.

 

 

 

 

„Hier liegen enorme Potenziale, mit denen der Mittelstand seine Unternehmen noch erfolgreicher führen könnte“, ist sich Sierke sicher. „In der Praxis werden Instrumente nicht angewendet, die in der Wissenschaft seit Jahren eine hohe Bedeutung haben.“

Ebenso sicher ist allerdings: Auch ein externer Berater kommt an der Digitalisierung und an den neuen Anforderungen, die sie an Controlling stellt, nicht vorbei. Zu Letzteren zählt – wie anfangs erwähnt – der Einsatz adäquater Technologien. „Der Weg zu einer maximalen Effizienz führt im Controlling zwangsläufig über die systemtechnischen Voraussetzungen“, ermahnen die PwC-Experten. Dazu gehören sowohl Integration und Harmonisierung der relevanten Systeme zur Datenerfassung als auch vollautomatisches Generieren von Berichten. Zwar könne diese systemseitige Unterstützung nicht die alleinige Lösung sein, doch sie schaffe die Voraussetzungen, um auf anstehende Aufgaben vorbereitet zu sein und auf ausreichende, zuverlässige Kapazitäten zugreifen zu können.

Neben einer geeigneten IT-Umgebung brauchen die Controllingverantwortlichen noch eines. Viele unter ihnen gaben an, nicht über ausreichend Zeit für nicht repetitive sowie anspruchsvolle Analyse- und Steuerungstätigkeiten zu verfügen. Dabei seien Zeitmanagement und optimierte IT-Workflows zentrale Aspekte für sie, um künftig verstärkt eine Beraterrolle beim Management auszuüben. Erst wenn integrierte IT-Standardlösungen die Arbeit erleichtern und zuverlässige Ergebnisse liefern, könne die frei gewordene Zeit in anspruchsvolle und hochwertige Service- und Beratungsleistungen investiert werden.

So oder so stehen die Controllingbereiche vor gewaltigen Herausforderungen. Es gilt, enorme Datenmengen (Big Data) zu verwalten sowie zeitnah zu analysieren und zu bewerten, vor allem dafür zu sorgen, dass dieses Datenmaterial einwandfrei ist. Hinzu kommen neue, vielschichtigere Geschäftsmodelle und nicht zuletzt der sich häufig ändernde gesetzliche Rahmen. Das Kompetenzprofil des Controllers verändert sich. Er kommt nicht darum herum, IT-affiner zu werden. Als vollwertiger Berater der Chefetage und Mitgestalter der Unternehmenszukunft sollte er alles daransetzen, mit Blick auf einen nachhaltigen Erfolg im Wettbewerb sowohl das Geschäft als auch die Digitalisierung voranzutreiben.

Graziella Mimic

 

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