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MYSTERY SHOPPING Frankiermaschinen 5_6/2020

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MYSTERY SHOPPING Frankiermaschinen 5_6/2020

Frankieren geht über studieren

In Deutschland teilen sich nur fünf Hersteller von Frankiermaschinen den Markt. Für kleine oder mittelständische Unternehmen haben sie gleich mehrere Geräte im Portfolio, die sich teilweise in Sachen Funktionalität und Preis stark voneinander unterscheiden. Genau für dieses Segment hat FACTS ein Mystery Shopping durchgeführt, um die Angebote der Hersteller vergleichen zu können.

 

Nach wie vor siegt in Deutschland das Vertrauen in die Briefpost über die Einfachheit des elektronischen Versands. Ein mit einem Frankierstempel versehener Brief macht auf den Empfänger einen professionellen Eindruck. Deshalb werden schützenswerte und hochwertige Unterlagen weiterhin per Post verschickt und die Menge der Frankiermaschinen nimmt nur ganz allmählich ab.

Weil die Zahl der infrage kommenden Hersteller gering ist, hat man die Möglichkeit, vor der Anschaffung einer Frankiermaschine den gesamten Markt zum Vergleich heranzuziehen. Das geht ganz einfach, wenn man das Formular der Deutschen Post nutzt: Hier trägt man seine Kriterien ein, woraufhin es ganz nach Wunsch an ausgewählte oder an alle Hersteller weitergeleitet wird. Für das Mystery Shopping hat ein befreundetes Unternehmen von FACTS auf diesem Weg eine Anfrage eingereicht.

ANGEBOTE PROMPT EINGEREICHT

Am späten Nachmittag ging das Formular an die Deutsche Post, die die Weiterleitung an die fünf Anbieter bestätigte. Am folgenden Vormittag trafen prompt per E-Mail vier Angebote direkt von den Herstellern in der Reihenfolge Quadient – besser bekannt unter dem ehemaligen Namen Neopost –, Francotyp-Postalia, Frama und Pitney Bowes ein. Das fünfte Angebot von TeleFrank folgte über einen Fachhändler zwei Tage später per Post. Diese zügige Beantwortung der Anfrage erweckte durchgängig einen Eindruck von professioneller Routine.

Bei der Auswertung der Angebote ging es FACTS weniger darum, zu entscheiden, wer die beste Maschine zum besten Preis liefert, sondern vielmehr, ob sich der erste Eindruck von Professionalität auch bei der Begutachtung des Inhalts hält. Denn es geht nicht nur um einen Anschaffungspreis, sondern es müssen Verträge abgeschlossen und monatliche Gebühren entrichtet werden. Sind die Informationen und Kosten in den Angeboten transparent dargestellt und ist die Maschine dem Bedarf angemessen?

Inhaltlich unterscheiden sich die Angebote tatsächlich voneinander, wie es die Tabelle "Angebote und Bewertungen" (siehe weiter unten) zeigt: Es gibt transparente und komplizierte, welche mit ergänzenden Informationen zu Maschine und Service und welche ganz ohne. Außerdem kommen Kauf, Miete und alternative Finanzierung vor. Von Eigenlob und der Erwähnung von Alleinstellungsmerkmalen sieht indessen keiner ab. Da solche Aussagen kaum zu überprüfen sind, hat FACTS sie unberücksichtigt gelassen.

ANGEMESSENE MASCHINEN

In jedem Fall ist eine dem Bedarf angemessene Maschinenklasse dabei. Details finden sich in der Tabelle Frankiermaschinen. Leider geht aus keinem Angebot hervor, was es mit dem Einzug auf sich hat. Bei manueller Bearbeitung steckt man den Briefumschlag unter den Druckkopf und hält ihn dort, bis er seine Arbeit getan hat. Halbautomatisch ist viel komfortabler: Es gibt Förderrollen, die den Brief nach dem Anlegen unter dem Druckkopf vorbei transportieren. Ein vollautomatischer Einzug zieht Briefe vom Stapel ein – so etwas lohnt sich bei größeren Briefmengen.

 

Tabelle Frankiermaschinen hier:

Tabelle als PDF

 

Ein Punkt, der nur für Frankiermaschinen typisch ist und gern verschleiert wird, soll hier gesondert erläutert werden: Bei der Nutzung eines solchen Geräts ist eine kleine monatliche Gebühr an den Hersteller zu entrichten, die bei jedem eine andere schillernde Bezeichnung trägt und deren Sinn für den Nutzer schwer nachvollziehbar ist. Für die Erläuterungen in den Angeboten gilt mitunter ebenfalls beides. Fast schon brillant fällt die knappe Erklärung von Quadient für sein „Credifon“ aus: „Die 10,00 € sind dazu da um die Frankiermaschine mit Porto zu laden.“ – Aha.

Pitney Bowes verzichtet leider ganz auf eine Aufklärung seiner „Portophongebühr“. Es geht aber auch verständlich: TeleFrank erläutert den Zweck seiner „Servicepauschale“ für LAN-Portoladung und Entgelt-Updates der Deutschen Post. Frama bezeichnet das „FramaCom Basic“ als obligatorischen Dienstleistungsvertrag für Portoladungen und automatische Tarif-Updates. Diese Pauschale entfällt bei Abschluss eines Servicevertrags, der dadurch ausgesprochen günstig wird. Francotyp-Postalia spricht von einem Dienstleistungsvertrag „FP Basic“, der eine unbegrenzte Anzahl an Portoladungen, die Nutzung der Service-Hotline, den Zugang zum Portal „DiscoverFP“ sowie das automatische Laden von Software-Updates beinhaltet. In diesen Fällen weiß man Bescheid. Eine solche Gebühr beträgt in dieser Maschinenklasse bei jedem Hersteller rund 10 Euro im Monat –beim Kauf. In den Mietverträgen von Frama und Pitney Bowes hingegen sind diese Kosten inbegriffen, wodurch sich die eigentliche Miete um fast ein Drittel reduziert. Auch der Support kann sich sehen lassen: Die Servicekosten sind bei allen Anbietern überschaubar und außer bei TeleFrank die Leistungen wie Wartung, telefonische oder Vor-Ort-Unterstützung im Störungsfall sowie Ersatzteile ordentlich beschrieben.

ALTERNATIVE FINANZIERUNG

Wahlweise mieten oder kaufen: Das hat FACTS an den Angeboten von Frama und Pitney Bowes gut gefallen. Für Startups, die ihr Postaufkommen noch gar nicht einschätzen können, oder Unternehmen, die nur sporadisch frankieren und trotzdem professionell auftreten möchten, ist dies sicher eine gute Alternative zur größeren Investition. Der Mietpreis für die Maschine mit vielen Extras ist mit gut 30 Euro im Monat durchaus überschaubar.

Auch die Alternative Leasing von TeleFrank beziehungsweise Leasing oder „All-in-Finanzierung“ von Francotyp-Postalia sieht FACTS als flexibel an, denn schließlich stand in der Anfrage nichts über einen bestimmten Finanzierungswunsch. Die monatlichen Raten sind noch geringer als bei einer Miete, doch die monatliche Gebühr wird hier noch fällig.

Der angefragte Streifengeber taucht lediglich bei TeleFrank und bei einer von drei Maschinen von Pitney Bowes auf sowie als Option bei Francotyp-Postalia.

Bei Pitney Bowes ist als weitere Besonderheit das Angebot von generalüberholten Maschinen interessant, die zwar gebraucht sind, jedoch neuwertig sein sollen und nur etwa halb so viel wie die neuen kosten. Allerdings hätte von drei unterschiedlich großen Modellen die kleine Maschine vollkommen gereicht – die beiden größeren verarbeiten das angegebene Wochenaufkommen binnen einer Stunde, und das entspricht wohl kaum dem Workflow eines Unternehmens.

Die Rückmeldung von Quadient macht aufgrund einer fehlenden Anrede und eines Durcheinanders an Informationen einen semiprofessionellen Eindruck. Die Anlage trägt einen selbstreferenziellen Dateinamen, den der Empfänger für seine Unterlagen ändern muss. Prospektmaterial ist gar nicht enthalten, die technischen Daten lassen zu wünschen übrig, die kryptische Auftragsbeschreibung dient eher internen Zwecken und ist daher kaum verständlich, der Hinweis auf die monatliche Fälligkeit der „Credifon“- und Servicegebühren steht nur im Kleingedruckten. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist durchaus konkurrenzfähig, doch hier empfiehlt FACTS: Lieber keinen Schnellschuss verschicken, sondern sich in die Kundenperspektive eindenken und mehr Information und Transparenz liefern.

Dieses Angebot wäre wahrscheinlich von den meisten Interessenten direkt aussortiert worden, während sich die anderen Offerten auf einer vergleichbaren Wellenlänge bewegen. Hier wären sicher die Ausstattung der Maschine, der Preis oder die Finanzierungsmöglichkeiten ausschlaggebend für eine Kaufentscheidung. Jeder Hersteller hat eine dem Bedarf angemessene Maschine angeboten. Die kleinen von TeleFrank oder Pitney Bowes genügen auf jeden Fall allen geforderten Ansprüchen, die von Frama bietet etwas mehr Komfort, und mit sehr viel mehr Ausstattung und Benutzerfreundlichkeit zu einem entsprechenden Preis wartet die von Francotyp-Postalia auf. Da in dieser Preisklasse die Höhe der Summe nicht so entscheidend und der höhere Preis der Maschine von Francotyp-Postalia durch die überdurchschnittliche Ausstattung gerechtfertigt ist, hat FACTS hier kein Bewertungskriterium angesetzt.

Anja Knies

 

Tabelle Angebote und Bewertung hier:

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alle Infos hier:

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Fotos: shutterstock

 
 
 
 

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