Aktuelles

Aktuelle Ausgabe

PRAXIS Poststellen Innovationen 12/2015

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Ein attraktives Gesamtpaket

Wie halten Poststellen Schritt mit den sich ständig ändernden Anforderungen an die Kommunikation? Wie lässt sich die gedruckte Kommunikation unter Berücksichtigung bestehender Prozesse zukunftssicher gestalten? Wie lassen sich Integrität und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften sicherstellen? Antworten auf diese Fragen soll eine neue Form der Postbearbeitung bieten, die digitale und mechanische Wege sowie Software und Hardware miteinander vereint.


In vielen mittelständischen und großen Unternehmen spielt der Versand von Papierdokumenten auch im digitalen Zeitalter noch immer eine äußerst wichtige Rolle. Doch längst schon sind aus den damaligen Poststellen mit antiquierten Postmaschinen moderne Dienstleistungszentralen geworden, in denen hochwertige, digitale Postbearbeitungssysteme in Verbindung mit ausgeklügelter Software ihre Dienste leisten.

„Unsere Kunden aus dem Mittelstand brauchen eine einfach zu bedienende Plattform, die Hardware, Software und Services vereint, um effizient und effektiv die sich dynamisch ändernden Anforderungen zu erfüllen“, erklärt André Dykier, Senior Product & Postal Manager SMB CE bei Pitney Bowes. Und genau eine solche Plattform hat das Unternehmen entwickelt: Mit der sogenannten RelayTM-Suite will Pitney Bowes einen Weg gefunden haben, um die digitale und mechanische Postbearbeitung sinnvoll miteinander zu verknüpfen und dadurch einen Mehrwert in Sachen Sicherheit, Präzision und Flexibilität vor allem für mittelständische Unternehmen zu schaffen.

Bestandteile des Relay-Gesamtpakets sind die beiden Softwarelösungen SendSuite Live für eine einfache und effiziente Verwaltung von Paketsendungen sowie SendSuite Tracking Online – eine cloudbasierte Trackingsoftware, deren Anschaffung sich auch für kleine Unternehmen lohnt.

Beide Lösungen ermöglichen es, die Vorzüge moderner elektronischer Tracking-Prozesse zu nutzen, die die interne Steuerung des Posteingangs in die jeweils zuständigen Fachbereiche zuverlässig sicherstellen und bei einer kosteneffizienten Routenplanung behilflich sind. Mithilfe der Software lässt sich der aktuelle Status eingehender Pakete und Briefsendungen jederzeit ermitteln.


Software ist das Herzstück

Das eigentliche Herzstück der neuen RelayTM-Suite ist ein cloudbasierter sogenannter Software-Hub. Bei diesem Tool handelt es sich um eine Plattform, die Dokumentenoptimierung, Multichannel-Output und dynamische Funktionen wie Druck-Routing bietet. Egal, welche Dokumente erstellt werden: Unternehmen sind dazu angehalten, stets die heute geltenden Sicherheitsregeln zu befolgen und ein hohes Niveau an Datenschutz in Bezug auf vertrauliche Kundendaten zu gewährleisten.

Das gilt etwa für den Versand von Kontoauszügen, Versicherungsschreiben oder Schecks, die akkurat und sicher zusammengestellt und versendet werden müssen. Diese Gewissheit bietet das neue Relay-Kuvertiersystem, das Teil der RelayTM-Suite ist, durch die Datenschutzstufen 2D-Direct-Scan, 2DExit-Scanning und 2D-File-Base-Processing. Dabei hat der Anwender die Option, seine Poststücke selbst zu produzieren und mit Steuerzeichen wie etwa 2D-Barcodes oder OMEMarkierungen zu versehen, die Genauigkeit und Präzision im Postversand sicherstellen.

Sonst nur in der Premiumklasse der Kuvertierung zu finden sind die Features der Relay-7000- und Relay-8000-Kuvertiersysteme. Ihr Einsatz bietet höchste Integrität durch die sogenannte dateibasierte Verarbeitung. Bei dieser wird für jede Seite des Poststücks der Barcode mit einer Datei in der Software abgeglichen. Die Datei enthält alle erforderlichen Anweisungen, sodass die Systeme genau wissen, was mit jeder Seite geschehen muss. Jede Seite im gesamten Prozess wird verfolgt, sodass am Ende ein vollständiges Prüfprotokoll für die Postsendung vorliegt. Im Notfall veranlassen diese Systeme zudem einen Reprint.

Ist seitens des Empfängers die Zustellung auf digitalem Weg gewünscht, kann die Sendung optional auch elektronisch verschickt werden.

Als dritte Option steht die Möglichkeit bereit – beispielsweise bei einem besonders hohen Ausgangsvolumen, etwa bei einem Kundenmailing – einen externen Dienstleister mit dem Versand der Poststücke zu beauftragen und ihm über den Relay-Communications-Hub alle dazu benötigten Daten zur Verfügung zu stellen.

 

Ohne Wartezeiten

Da im Produktionsprozess einer modernen Poststelle der Faktor Zeit zunehmend wichtig ist, profitieren Anwender vom Einsatz leistungsstarker und schneller Drucker. So ermöglichen es die Inkjet-Drucker der ComColor-X1-Serie von RISO mithilfe ihres Kaltdruckverfahrens, dass Dokumente ohne Wartezeit weiterverarbeitet werden können, da das Papier nicht erhitzt wird und somit in Planlage bleibt. Mit rund fünf Sekunden Aufwärmzeit und 150 Seiten A4 pro Minute eignet sich der Drucker vor allem für schnell zu realisierende Druckaufträge. Seine langen Wartungsintervalle und die hohe Standsicherheit sowie ein breites Spektrum an End- und Weiterverarbeitungsoptionen machen den RISO ComColor 9150 zu einer geeigneten Lösung für Unternehmen, die von ihrem Drucksystem hohe Zuverlässigkeit erwarten, um Drucktermine zuverlässig einhalten zu können.

Den kompletten Prozess der Postbe- und -verarbeitung von der Erstellung des Dokuments bis hin zum Versand rundet Pitney Bowes mit den Connect+-Frankiersystemen ab. Diese ermöglichen es, gezielte Marketingund Werbebotschaften, Logos oder Grafiken auf die Umschläge zu drucken, die die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken, noch bevor er das Kuvert öffnet. Weiterer Vorteil: Der Einsatz von Connect+-Frankiersystemen spart das Lagern großer Mengen bedruckter Umschläge und reduziert die laufenden Kosten für den Druck.

 

Schlanke Versandprozesse

Und auch im Versand profitieren Poststellen vom Einsatz moderner Software wie etwa von SendSuite Live, einer skalierbaren Versandsoftware, die bei der Verwaltung der Frachtkosten und bei der Definition von Versandrichtlinien im gesamten Unternehmen einsetzbar ist. Das trägt zu einer Verschlankung von Versandprozessen bei und sorgt für Transparenz der Frachtkosten im gesamten Unternehmen im Rahmen eines effektiven Kostenmanagements. Ausgestattet mit solchen Hilfsmitteln, macht sich die Poststelle als modernes und leistungsstarkes Servicecenter in einem Unternehmen schnell unentbehrlich.

 

Artikel als PDF
 
Foto: iStockphoto

Aktuelles/Dialog

IN KONTAKT TRETEN

FACTS Verlag GmbH

Theodor-Althoff-Straße 45 • 45133 Essen

(+49) (0) 201 87 126 800

(+49) (0) 201 87 126 811