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PRAXIS Schreibservice 12/2015

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

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Die Auslagerung von Diktaten an einen Schreibservice versetzt die Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen in die Lage, personelle Engpässe zu überwinden.

Mit je fünf Rechtsanwälten und Schreibkräften ist Ingendahl Thyssen & Kollegen aus Xanten eine typische deutsche Kanzlei. Bereits seit 2013 arbeiten die Fachanwälte mit digitaler Diktiertechnik von Philips, ergänzt durch den Philips- Schreibservice, der in das neue Diktiersystem „SpeechLive“ integriert ist. Die Vorteile: Diktate werden schneller bearbeitet, es entstehen keine Bearbeitungsrückstände mehr und Mandaten erhalten ihre anwaltliche Korrespondenz umgehend.

1.000 MANDATE PRO JAHR

Im Rahmen einer Ausgründung hatten die Rechtsanwälte Daniel Ingendahl und Adrian Thyssen aus ihrer früheren Kanzlei zunächst die bisherigen Arbeitsabläufe übernommen und weiter mit analoger Diktiertechnik gearbeitet. 2013 schaffte die Kanzlei dann ihr erstes digitales Diktiergerät, ein Philips Pocket Memo, an. „Dass Kanzleien unserer Größenordnung vom digitalen Diktieren stark profitieren können, wird in der öffentlichen Wahrnehmung immer präsenter“, erklärt Daniel Ingendahl, Fachanwalt für Erb-, Familien- und Steuerrecht. „Nach einer Marktsichtung und den eigenen positiven Erfahrungen kamen wir auf Philips und blieben fortan bei dem Hersteller. Die Geräte wirkten am hochwertigsten, sowohl technisch als auch optisch. Hinzu kam, dass sich die von Philips zur Verfügung gestellte Software problemlos in die Arbeitsabläufe der Kanzlei integrieren und leicht bedienen ließ. Umstellungsschwierigkeiten ergaben sich keine.“
Inzwischen diktieren alle fünf Anwälte der Kanzlei mit Diktiergeräten vom Typ Philips Pocket Memo 8000, ihre Arbeitsplätze sowie die der Schreibkräfte sind mit der SpeechExec-Pro-Workflow-Software ausgestattet. Bis zu 1.000 Mandate bearbeitet die Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen pro Jahr; die Mehrzahl davon sind Privatkunden, weswegen Aktendurchsatz und Diktatanzahl sehr hoch sind: Jeder Anwalt diktiert pro Tag oft über zwanzig Schriftstücke, wobei für jedes Diktat eine neue Datei erstellt wird.
Mit der den Diktiergeräten beigefügten Dockingstation überspielt der Anwalt die Datei nach ihrer Fertigstellung automatisch in die Workflow-Software der Kanzlei und kann dabei für jedes einzelne Diktat Prioritäten vergeben. Die Schreibkräfte erhalten somit eine lange Liste von Diktaten und arbeiten diese der Reihe und den Prioritäten nach ab. Auch kurzfristige Änderungen oder Dringlichkeiten können so von jeder Schreibkraft optimal abgearbeitet werden. „Die Mandanten bekommen ihre Schriftsätze dadurch heute wesentlich schneller“, erläutert Rechtsanwalt Ingendahl. „Da unsere Schreibkräfte heute gemeinsam an der Bewältigung eines großen Diktatberges arbeiten, können sie sich ihre Arbeiten so viel besser untereinander aufteilen. Das spart viel Zeit.“

HOHE DATENSICHERHEIT

Seit Mai 2015 nutzt die Kanzlei auch den Schreibservice von Philips. Auslöser war ein personeller Notstand: Eine tragende Schreibkraft der Kanzlei hatte gekündigt und sofort tat sich ein Bearbeitungsrückstand von mehr als vier Stunden Diktatzeit auf. Schnelle Abhilfe war gefragt. Innerhalb kurzer Zeit adäquaten, qualifizierten Ersatz zu bekommen, stellte sich jedoch schwieriger heraus als gedacht.
„Der kurzfristig buchbare Philips-Schreibservice im System SpeechLive war für uns in dieser Bredouille eine ideale Alternative“, erinnert sich Rechtsanwalt Daniel Ingendahl. Über einen Flyer, der einem neu angeschafften Fußschalter für eine Diktierstation beilag, wurde der Rechtsanwalt auf den Service aufmerksam. „Dabei stellen sich natürlich zunächst einmal berufsrechtliche Fragen hinsichtlich der Datensicherheit und der anwaltlichen Verschwiegenheit. Philips garantiert die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften bei Transport und Bearbeitung der übermittelten Daten und übersandte mir auch eine Verschwiegenheitserklärung, der sich alle Mitarbeiter beim Philips-Schreibservice verpflichtet haben.“
Mit einem SpeechLive-Testzugang inklusive zehn kostenloser Diktatminuten probierte die Kanzlei den neuen Service dann zunächst unverbindlich aus und wählte hierfür bewusst kleine Diktate, um einen möglichst breiten Querschnitt der Rückläufer zu erhalten. Innerhalb kürzester Zeit kamen die Schriftstücke fehlerfrei zurück. So wurden weitere Lizenzen und Minutenkontingente bestellt. In den ersten Wochen haben die Rechtsanwälte von Ingendahl Thyssen & Kollegen bereits mehr als 120 Diktate erstellen lassen und dafür 350 Schreibminuten benötigt – Tendenz steigend. „Besonders gut finde ich, dass beim Schreibservice von Philips immer die gleichen Schreibkräfte für uns tätig sind, die mit unserer Terminologie schon vertraut sind“, sagt Daniel Ingendahl. „Innerhalb maximal eines Arbeitstages erhalte ich jedes Diktat als Schriftstück zurück. So konnten wir unseren Bearbeitungsrückstand rasch wieder schließen und benötigen nun auch keine Extra-Schreibkraft mehr.“
Die Kanzlei nutzt den Schreibservice von Philips heute vor allem für lange Schriftstücke, die intern viel Arbeitszeit in Anspruch nehmen würden, die für andere Aufgaben benötigt wird: Rechnungen schreiben, Forderungen anmelden, Zwangsvollstreckung betreiben – dies können nur Fachangestellte und kein externer Dienst. So werden die Arbeiten der Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen heute optimal aufgeteilt. An den Schreibservice geben die Anwälte ebenfalls Vorgänge, die neue Mandanten betreffen. Daniel Ingendahl schätzt die Tatsache sehr, dass diese zeitnah nach dem Erstgespräch eine Rückmeldung erhalten: „Das macht Eindruck bei den Mandanten.“ (mim)

 

Daniel Ingendahl

 

„Besonders gut finde ich, dass beim Schreibservice von Philips immer die gleichen Schreibkräfte für uns tätig sind, die mit unserer Terminologie schon vertraut sind.“

Daniel Ingendahl, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Ingendahl Thyssen & Kollegen

 

 

 

INFO:Jetzt reinschauen: der Philips-YouTube-Channel

Expertentipps und Insiderwissen kurz, prägnant und unterhaltsam verpackt: Der Philips-YouTube-Channel richtet sich mit seinen Clips an alle Profis und Anwender von Diktiertechnologie, Spracherkennung und allgemein technologischen Lösungen, die die professionelle Dokumentenerstellung vereinfachen.
Die von Philips produzierten Clips zeigen, wie einfach sich die neuen Systeme von Philips in den Arbeitsalltag integrieren lassen. So erfolgt das sichere Diktieren und Versenden von kurzen Sprachaufzeichnungen wie etwa Arbeitsanweisungen und Verfügungen über das neue Diktiersystem SpeechLive – inklusive des integrierten Philips-Schreibservice, der mit einem Klick fachlich akkurate Dokumente erstellt und so den Anwendern mehr Zeit für das Kerngeschäft lässt.

Clips ansehen unter:
www.youtube.com/philipsdictation

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Foto: iStockphoto LP

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