Dokumentenmanagement: der Kyocera Workflow Manager

Der digitale Wandel, der insbesondere auch durch die Coronapandemie und die Notwendigkeit für viele, im Homeoffice zu arbeiten, gewaltig vorangetrieben wurde, stellte Unternehmen weltweit vor neue Herausforderungen und machte neue Konzepte erforderlich.

Auch wenn in vielen Betrieben die Neugestaltung der Strukturen und Prozesse längst noch nicht abgeschlossen ist, haben sich die bereits vor Jahren entstandenen Arbeitsformen, wie die Durchführung von Projekten in virtuellen Teams und das Arbeiten von zu Hause aus oder an jedem beliebigen Ort zu jeder beliebigen Zeit in vielen Unternehmen definitiv etabliert.

So nimmt die Art, wie Büroangestellte heute ihre Aufgaben erledigen, stets an Flexibilität zu und Heimarbeit ist inzwischen für immer mehr Menschen, die sie vorher nicht oder nur sporadisch praktizieren durften, zum Alltag geworden.

„Dass man ,zur Arbeit geht‘, wird für künftige Generationen nicht mehr unbedingt verständlich sein. Die reine Präsenzarbeit im Corporate Office wird ersetzt durch flexible Möglichkeiten des multilokalen Arbeitens“, weiß Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS/ECM bei Kyocera Document Solutions Deutschland.  „Ebenso ist die analoge Büroarbeit mit Aktenordnern und Papierausdrucken ein Auslaufmodell, das in unserer künftigen Arbeitswelt keinen Fortbestand mehr haben wird. Digitale Dokumentenmanagementlösungen sind für das ,New Work‘ im 21. Jahrhundert unabdingbar.“

In der Tat verursachen analog organisierte Prozesse mit Blick auf Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten einen erheblichen Zeitaufwand. Die digitale Bearbeitung und Verwaltung Letzterer hingegen erweist sich als deutlich einfacher und schneller, vorausgesetzt es treten keine Medienbrüche auf. Sämtliche Informationen, die digital vorliegen, lassen sich von überall aus teilen und bearbeiten. Sobald sie digital archiviert sind, lassen sie sich in Sekundenschnelle wiederfinden, was jeden Arbeitsschritt nachvollziehbar macht. Dadurch bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Sie sind erheblich produktiver, was schließlich dem Unternehmen zugutekommt, und ihre Zufriedenheit nimmt zu – ein nicht zu unterschätzender Aspekt in Zeiten des Fachkräftemangels.

Doch was sollten Unternehmen bei der Suche nach einem passenden DMS berücksichtigen? Vor allem sollten sie von komplexen Anwendungen, die für sie nicht beherrschbar sind und sich nicht rentieren, die Finger lassen. Insbesondere mittelständische Firmen brauchen Lösungen, die für jedermann leicht anwendbar sind – dies sorgt für die nötige Akzeptanz bei den Mitarbeitenden – und einen messbaren Return on Investment (ROI) bringen. Auch sollte das System mit den Bedürfnissen des jeweiligen Betriebs wachsen können. Dies ist sinnvoll, wenn etwa die Menge der gespeicherten Informationen zunimmt oder wenn die Anzahl der Benutzer deutlich steigt.

„Gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich die Investition in ein DMS. Mit dem Kyocera Workflow Manager bieten wir eine DMS-Lösung, die speziell für KMU entwickelt wurde“, erklärt Rotmann. „Dank des modularen Aufbaus lässt sich die Software schnell implementieren. Aufwendige Workshops und Customizing-Prozesse entfallen. So lassen sich Geschäftsabläufe schnell digitalisieren.“

In der Tat steht mit dem Kyocera Workflow Manager eine DMS-Lösung zur Verfügung, die für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. So erlaubt die Software, die FACTS im Rahmen eines Langzeittests auf Herz und Nieren prüfte (siehe Infokasten), eine schnelle Umstellung auf digitale Prozesse.  Aufgrund der umfangreichen Vorkonfiguration gelingt eine schnelle Implementierung – diese wird im Schnitt in acht bis zehn Wochen realisiert. Durch die strukturierte Installationsroutine ist die Einbindung selbst im laufenden Betrieb möglich. Die hohe Skalierbarkeit ermöglicht den späteren Roll-out in weiteren Unternehmensbereichen. Die Integration in die weitverbreiteten Microsoft-Office-Anwendungen sichert den Bestand bewährter Abläufe und transformiert sie auf eine komplett digitale Ebene.

Vor dem Hintergrund einer Kooperation mit sproof, einem jungen europäischen Anbieter im Bereich digitaler Signaturen, und der Einbindung der Lösung in den Workflow Manager steht Kyocera-Kunden in Deutschland zudem seit Kurzem eine rechtsgültige Unterschriftfunktion für jegliche Art von digitalen Dokumenten zur Verfügung. Die Tatsache, dass sämtliche über sproof bearbeiteten Dokumente ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, garantiert einen hohen Grad an Sicherheit.

Und in welchen Bereichen sollte der DMS-Einstieg stattfinden? „Wer flexible Arbeitsweisen fördern möchte, muss dafür sorgen, dass Informationen schnell zur Verfügung stehen“, antwortet Rotmann. „Daher lohnt es sich besonders, mit der Digitalisierung aufwendiger und papierintensiver Prozesse zu starten.“ So werden beispielsweise die Buchhaltung oder das Controlling deutlich mehr von digitalen Dokumentenprozessen profitieren als das Marketing und dort wird der ROI schneller erreicht. Denn in diesen Abteilungen haben die Mitarbeitenden häufiger mit der Ablage von und der Suche nach Dokumenten oder Informationen zu tun.

Sind die ersten Schritte getan, ergeben sich sehr schnell deutlich spür- und messbare Fortschritte. Durchlaufzeiten werden kürzer, Kundenanfragen lassen sich schneller beantworten, hybride Arbeitskonzepte einfacher realisieren, Datenschutzrichtlinien und andere gesetzliche Vorgaben problemlos einhalten.

„Dokumentenmanagementsysteme wie der Kyocera Workflow Manager vermögen noch mehr als nur die Dokumentensuche zu beschleunigen“, bringt es Rotmann auf den Punkt. „Neben der Schaffung eines digitalen Archivs unterstützen DMS-Lösungen Mitarbeitende dabei, Geschäftsworkflows zu optimieren.“

Graziella Mimic