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„So geht Geschäft heute“
Je schneller Unternehmen digitaler werden, desto besser sind ihre Chancen am Markt. Wie digitale Unterschriftenlösungen zum Wettbewerbsvorteil für alle Branchen werden, erklärt Stephan Vanberg, Geschäftsführer der FP Mentana-Claimsoft GmbH, einer Tochter von Francotyp-Postalia (FP).
FACTS: Unterstützung bei der geschäftlichen Kommunikation ist seit mehr als 90 Jahren der Schwerpunkt von FP. Welche Veränderungen konnten Sie in letzter Zeit bei den Anforderungen Ihrer Kunden feststellen?
Stephan Vanberg: Viele Unternehmen haben bereits wichtige Schritte in der digitalen Welt unternommen und hängen ihre Wettbewerber, die diese Schritte nicht gehen, ab. Wir stellen fest: Wenn sich größere Teile einer Branche digitalen Prozessen zuwenden, erhöht das den Druck auf den Rest der Branche massiv. Wir haben jede Woche neue Anfragen aus verschiedenen Wirtschaftsbereichen, die auf digitales Signieren umstellen wollen – mit Schwerpunkt auf Logistik, Financial Services, Zeitarbeit, Healthcare, Handel und Immobilien. Es ist wie ein Schneeballeffekt: Einer hat begonnen – und die anderen ziehen nach. Diese Entwicklung ist in den vergangenen Jahren ins Rollen gekommen, weil immer mehr Kunden Verträge nicht mehr auf Papier, sondern digital abwickeln wollen, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
FACTS: Gibt es Branchen, in denen dieser Schneeballeffekt besonders rasant stattfindet?
Vanberg: In der Zeitarbeitsbranche ist diese Entwicklung erkennbar weit fortgeschritten. Und in der Immobilienbranche beginnt sie genau jetzt. In diesem Bereich nimmt die Nachfrage stark zu. Vielen Unternehmern wird klar, welche Prozesse man digitalisieren kann – und mit welchem Aufwand. Sie erkennen den Vorteil am digitalen Signieren: Es ist nicht nötig, IT-Systeme im großen Stil auszutauschen. Es reicht, wenn man sich einzelne Prozesse vornimmt und diese digitalisiert, zum Beispiel das Angebotswesen. So kann man von heute auf morgen den digitalen Prozess in seinem Unternehmen starten.
FACTS: Verwaltung, Aufbewahrung und Austausch von Informationen waren schon immer wesentliche Aufgaben im Büro und werden es auch bleiben. Welchen Beitrag leistet FP für zeitgemäße digitale Geschäftsprozesse?
Vanberg: Tatsache ist: Die Digitalisierung und die Weiterentwicklung der künstlichen Intelligenz werden unsere Arbeits- und Lebenswelt vollständig verändern. Wie, weiß zurzeit niemand wirklich. Als international agierender Technologieführer für sichere digitale Kommunikation hilft FP Unternehmen dabei, die digitale Transformation erfolgreich zu meistern. Auch in Zukunft wollen wir neue Produkte auf den Markt bringen, die die Sicherheit für Daten und die Effizienz von Prozessen erhöhen. Dabei legt FP seinen Fokus auf geschäftskritische Prozesse. FP Sign ermöglicht es beispielsweise, digitale Dokumente mit unterschiedlichen Signaturstufen digital zu unterschreiben – von der fortgeschrittenen Signatur bis zur höchsten verfügbaren Signaturstufe gemäß der europäischen Signaturverordnung eIDAS. Ein weiteres Produkt ist De-Mail, mit dessen Hilfe Nutzer rechtssicher vertrauliche Dokumente austauschen können. Anwälten und Gerichten bieten wir außerdem über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) einen eigenen, sicheren Kommunikationskanal. Behörden stellen wir das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) zur Verfügung.
FACTS: FP Sign zählt neben dem Kerngeschäft mit Frankiermaschinen und Industrieanwendungen wie den FP IoT Gateways zu den Schlüsselprodukten des Unternehmens. Welche Rolle spielt die digitale Signatur im FP-Produktportfolio?
Vanberg: Die Dienstleistungen der sicheren digitalen Kommunikation des FP-Konzerns umfassen vor allem Produkte zur Langzeitspeicherung und zur Absicherung elektronischer Dokumente durch Verschlüsselungs- und Signatursoftware. Dabei ist FP Sign zukunftsweisend als cloudbasierte Lösung für den vertraulichen und rechtsverbindlichen digitalen Abschluss und Austausch von Verträgen und Dokumenten. Mit FP Sign erobern wir das Terrain der rechtssicheren digitalen Signatur, den Wachstumsmarkt für elektronische Signaturen, der bis 2023 auf neun Milliarden Dollar Volumen wächst.
FACTS: Im Geschäftsleben kommt dem Datenschutz eine große Bedeutung zu. FP gilt als Experte für sichere digitale Kommunikation. Zu Recht?
Vanberg: FP ist Sicherheit – und zwar seit 97 Jahren. Das Herz der Frankiermaschine ist heute das FP-Hardware-Sicherheitsmodul, und mit unseren Secure IoT Gateways sind wir Technologieführer. Das wollen wir auch bleiben. Und wir sind bestens gerüstet für die Bedürfnisse der Märkte unserer digitalen Zukunft, in der die Anforderungen an Sicherheitsstandards rapide wachsen. Mit ihnen wächst auch der Markt für Sicherheitstechnologie für das Internet of Things. Bei uns sind alle Daten in zwei Rechenzentren in Deutschland gespeichert, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind. Wir haben große Kunden bei FP Sign, für die das eines der wichtigsten Argumente war, um mit uns zusammenzuarbeiten. FP kooperiert zudem mit den Anbietern für Fernsignaturen wie Swisscom und der Bundesdruckerei. Diese Fernsignaturen ermöglichen das digitale Signieren ohne Hardware und praktisch mobil von jedem Ort der Welt. So geht Geschäft heute.
FACTS: Was ist die Voraussetzung für eine qualifizierte elektronische Unterschrift?
Vanberg: Um eine digitale Unterschrift qualifiziert leisten zu können, muss die Identität des Unterzeichnenden festgestellt und überprüft werden. Das kann über einen neuen Personalausweis mit Onlineausweisfunktion und PIN erfolgen sowie über Onlinesessions mit Mitarbeitern von Videoident-Anbietern. Oder per Giroident: Ein Kleinstbetrag von 0,01 Euro wird auf das Konto des Unterzeichnenden überwiesen, der ja bereits von der Bank identifiziert wurde. Der ganze Bereich der digitalen Identitäten ist allerdings sehr stark im Umbruch. Schon in naher Zukunft wird es weitere neue Anbieter geben.
FACTS: Aus praktischen Gründen läuft die meiste schriftliche Kommunikation per E-Mail. Doch die Datensicherheit spielt bei der Übertragung eine besondere Rolle. Welche Vorteile bietet hier digitales Signieren?
Vanberg: Ein Vertrag wird vom Empfänger ausgedruckt, liegt dann möglicherweise herum, wird unterschrieben, eingescannt und zurückgeschickt. Da ist es klar, dass dieses Dokument wesentlich gefährdeter ist, in falsche Hände zu gelangen, als wenn ein Vertrag über FP Sign abgewickelt wird: Bei FP Sign wird nicht das Dokument hin- und hergeschickt, sondern nur der Link zum Dokument. Das hat noch einen anderen großen Vorteil: Unternehmen behalten den Überblick über ihre Signaturprozesse. Sie wissen genau, wo oder bei wem die Anfrage liegen bleibt und können besser steuernd eingreifen, damit Geschäftsprozesse schneller über die Bühne gehen.
FACTS: Dienen elektronische Signaturprozesse nur reibungslosen Abläufen oder können Ihre Kunden damit auch Kosten sparen?
Vanberg: Jeder Unternehmer kennt das: Verzögern sich Arbeitsabläufe, kostet das bares Geld. Dies ist oft bei Signaturprozessen der Fall, die per Post oder E-Mail abgewickelt werden. Die Marktforschung zeigt: Mehr als einem Drittel der deutschen Unternehmen gehen durch verzögerte oder nicht geleistete Unterschriften regelmäßig Einnahmen verloren. Dazu kommen noch die Materialkosten und die Personalressourcen, wenn auf herkömmlichem Weg Unterschriften eingeholt werden müssen. Das alles entfällt beim digitalen Signieren und spart jede Menge Kosten. Außerdem fördern Lösungen wie FP Sign die Kundenbindung – weil sich Vereinbarungen ohne großen Aufwand formal korrekt schließen lassen.
FACTS: Welche Risiken können mit digitalem Signieren verbunden sein?
Vanberg: Digital unterschriebene Dokumente sind sicherer als die Papierform. Denn beim digitalen Signieren wird jede Änderung an einer Urkunde durch eine lückenlose Kette von Zertifikaten dokumentiert, die jedem Beteiligten eine eigene Identität zuweisen. Wenn eines der Zertifikate fehlerhaft ist oder veraltet, wird das vom System erkannt. Ganz vermeiden lassen sich gewisse Risiken allerdings nicht – etwa, wenn man veraltete PDF-Reader nutzt. Denn ein PDF lässt sich so manipulieren, dass andere Inhalte auf das Dokument gelegt werden können, die für den Unterzeichner nicht sichtbar sind. Wer die aktuellste Version des jeweiligen PDF-Readers nutzt, steuert einer Manipulation aber entgegen.
FACTS: Welche Rolle wird digitales Signieren in Zukunft spielen?
Vanberg: Digitales Signieren treibt die Digitalisierung Geschäftsprozess für Geschäftsprozess weiter voran – und zwar ohne lange Projektpläne oder massive Investitionen. Daher wird es für immer mehr Unternehmen zum Thema werden. Die Unternehmen, die moderner auftreten und ohnehin schon immer erfolgreich am Markt agiert haben, sind die ersten, die sich auch diesen neuen Themen zuwenden. Sie ergreifen die Chance, den nächsten Schritt vor den Wettbewerbern ihrer Branche zu machen. Und die großen Firmen nehmen die kleinen und mittelständischen Betriebe mit: Dutzende Unternehmen kommen so pro Monat mit FP Sign in Berührung, die von selbst gar nicht auf die Idee gekommen wären. Aber jetzt sind sie angehalten, Verträge digital zu unterschreiben. Dazu kommt, dass der Return on Investment je nach Geschäftsprozess schnell erreicht wird. Damit wird ein Unternehmen zukunftssicher.
FACTS: Inwiefern?
Vanberg: Um den Anschluss nicht zu verpassen, sollte sich jedes Unternehmen mit dem Thema digitales Signieren auseinandersetzen. Wer da nicht mitmacht, der wird in einigen Branchen schon in wenigen Quartalen kein Geschäft mehr machen. Gerade in Bereichen wie dem Finanzsektor, wo es um Verträge und viele Abschlüsse geht, wird irgendwann keiner mehr diese Prozesse auf Papier abwickeln, weil das nicht wirtschaftlich genug ist und Kunden das nicht mehr wollen. Bietet zum Beispiel ein Zeitarbeitsunternehmen künftig nicht die Möglichkeit, Geschäftsprozesse digital abzuwickeln, wird es irgendwann nicht mehr angefragt, weil seine Kunden es nicht mehr akzeptieren, dass Papier hin- und hergeschickt wird. Denn die Papierform hat in etlichen Geschäftsprozessen in naher Zukunft ausgedient. Wer das versteht und rechtzeitig auf digitale Lösungen umstellt, kann dieser Entwicklung gelassen entgegensehen.
Anja Knies
Anja Knies
Stephan Vanberg
Geschäftsführer der FP Mentana-Claimsoft GmbH
Digital zu unterschreiben ist heute allerorts auch auf Distanz möglich. Ebenso behalten Unternehmen ihre Prozesse von überall aus im Griff.
Bei FP Sign wird nicht das Dokument hin- und hergeschickt, sondern nur der Link zum Dokument. Unternehmen behalten den Überblick über ihre Signaturprozesse. Sie wissen genau, wo oder bei wem die Anfrage liegen bleibt, und können steuernd eingreifen, damit Geschäftsprozesse zügig abgeschlossen werden.
