Mächtig Druck im Kessel

Auch wenn es zunächst weiterhin eine Vision bleibt, rückt das seit Jahren, gar Jahrzehnten angekündigte papierlose Büro mit der Zeit doch ein Stück näher. Immer mehr Betriebe und Organisationen versuchen, ihre Belegschaften dazu zu bewegen, beim Ausdrucken von Dokumenten etwas mehr Zurückhaltung an den Tag zu legen. Und obwohl das Druckvolumen ziemlich hoch bleibt, wird jedoch in vielen Unternehmen weniger gedruckt als früher, wie die Umfragen von Marktbeobachtern regelmäßig bestätigen.

Hinzu kommt, dass aufgrund der massiven Änderungen in der Arbeitswelt – vor allem der zunehmenden Mobilität und des Verbreitens flexibler und kollaborativer Arbeitsweisen – vielerorts der Wunsch nach einfach zu steuernden Prozessen wächst. Insbesondere Abläufe rund um das Dokument gilt es, effizienter zu gestalten. Schnell und reibungslos sollen sie vonstattengehen und somit auch Produktivitätssteigerungen auslösen.

Auch wenn es vor allem mit Blick auf die sinkenden Druckvolumina zunächst paradox erscheint, bietet sich dadurch Herstellern und Anbietern im Druckermarkt ein immenses Potenzial – vorausgesetzt, sie verstehen es, ihre Kunden dabei zu unterstützen, Dokumentenprozesse zunehmend elektronisch abzuwickeln und somit die digitale Transformation voranzutreiben.

Viele haben die Zeichen der Zeit erkannt und rund um IT-Themen wie Mobile Computing, Cloud oder Near-Field-Communication (NFC) bereits neue Dienstleistungen geschaffen sowie neue Konzepte erarbeitet, bis hin zur Übernahme ganzer Geschäftsfelder in den Unternehmen, die sie betreuen. Die nötige Kompetenz und das notwendige Know-how haben sie sich durch die Schließung strategischer Partnerschaften mit Softwareanbietern verschafft. Eine besondere Herausforderung auf dem Weg zum modernen Outputmanagement-Anbieter ist meist die Unterstützung der Fachhandelspartner, für die sich der Einstieg ins Lösungsgeschäft aus vielfältigen Gründen nicht immer einfach gestaltet.

Ein Thema, dem im Rahmen der Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse immer mehr Bedeutung zukommt, ist das Dokumentenmanagement. „Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft“, brachte es bereits 2016 eine Studie des Anbieters von Marktinformationen, Beratungsleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation International Data Corporation (IDC) zu Print und Document Management in Deutschland auf den Punkt. Mittels Print- und Dokumentenmanagement könne man die Digitalisierung vorantreiben.

So lasse sich mit Printmanagement in einem ersten Schritt die adäquate Infrastruktur zum Drucken und Scannen betreiben. Anhand von Dokumentenmanagement erfolgten dann die Digitalisierung papierbasierter Prozesse und die Verbesserung von Teilbereichen, bevor Inhalte in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen weitgehend verarbeitet werden. Dadurch sei es letztendlich möglich, Geschäftsprozesse zu optimieren.

Mit Blick auf diese Verbesserung unstrukturierter Geschäftsabläufe spielen ganzheitliche Konzepte rund um die Druckerflotte wie etwa Managed-Print-Services(MPS)- oder Managed-Document-Services(MDS)-Modelle eine wesentliche Rolle – auch wenn es in dem Bereich noch viel Luft nach oben gibt. Denn trotz aller Bekenntnisse zur Modernität sieht es in vielen Unternehmen immer noch so aus wie vor etlichen Jahren, wenn es um das Drucken geht. Insbesondere der Mittelstand kämpft vielerorts weiter mit zeit- und geldfressenden anachronistischen Druckumgebungen.

Diese ganzheitlichen Konzepte stellen übrigens für die Hersteller die einzige Möglichkeit dar, im Markt erfolgreich zu bestehen, da sie mit dem Verkauf der Systeme allein den Kampf um die Marktanteile nicht gewinnen können. In der Tat werden laut Experten immer weniger Geräte verkauft, Tendenz steigend. Dafür werden immer mehr Multifunktionssysteme im Rahmen von Full-Service-Modellen an den Mann gebracht. Als Schnittstelle zwischen der analogen und der digitalisierten Welt ermöglichen diese mittlerweile hochintelligenten Maschinen die Integration smarter, immer häufiger auch individueller Lösungen.

Eine weitere Herausforderung für die Branche war schon immer die Sicherheit, und seit der DSGVO gestaltet sich die Sache bestimmt nicht einfacher. Immerhin sind Outputsysteme heute stets in die IT-Netzwerke eingebunden. Mit ihnen wird kopiert, gedruckt und manchmal – wenn auch immer weniger – sogar gefaxt. Unternehmenskritische Informationen werden gesendet, an interne sowie auch an externe Adressaten. Dass dies höchst bedenklich ist, darüber sind sich viele Firmen nicht im Klaren.

Dabei lauern im Bereich der Ausgabesysteme zahlreiche Gefahren. Laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) reichen diese von menschlichen – etwa, wenn Ausdrucke liegen bleiben – und organisatorischen Fehlern, wie uneingeschränkte Zugriffsrechte oder unzureichende Kompetenz der IT-Administratoren, über technisches Versagen – wenn die Sicherheitsfeatures der Hardware nicht genutzt werden – bis hin zu vorsätzlichen Handlungen wie beispielsweise dem Abfangen von Druckdaten im Netzwerk oder dem Auslesen von Festplatten.

Und weil die Geräte inzwischen über eigene Betriebssysteme verfügen und ähnliche Komponenten wie Server besitzen, erfordert ihre Überwachung spezifische und umfassende Kenntnisse und sollte ausschließlich von Fachleuten übernommen werden. Es gilt vor allem, jegliche Art von Manipulation am System zu verhindern und sowohl digitale Daten als auch die gedruckten Dokumente zu schützen.

Und schließlich gibt es die stets wichtiger werdende Umweltfrage, an der kein Hersteller oder Anbieter heute vorbeikommt. Laut des vor einiger Zeit vom Bitkom herausgegebenen Leitfadens „Managed Print Services“ ist sie ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Einführung von MPS in einem Unternehmen, dies auch, wenn Kostensenkungen und eine flexible Druckinfrastruktur vorrangig sind. „Bei Ausschreibungen von Behörden sind sie mittlerweile sogar zwingend notwendig“, erinnert der Ratgeber.

So sollen gut verstandene MPS, MDS oder ähnliche Konzepte auf jeden Fall Kosteneffizienz mit Nachhaltigkeit kombinieren und daher bereits in der Analysephase auch einen reduzierten Energieverbrauch berücksichtigen. Dieser lässt sich insbesondere durch die Konsolidierung der Outputinfrastruktur und den Einsatz von umweltzertifizierten Geräten erreichen.

Die Verringerung des Papierverbrauchs ist laut der Experten ein ebenso erstrebenswertes Ziel – sie spart im Übrigen nicht nur Kosten, sondern auch Lagerplatz. Momentan sei die Papierproduktion einer der größten Posten in der Umweltbilanz. Um sie signifikant zu reduzieren, eignen sich neben evidenten Maßnahmen wie dem automatischen Duplexdruck oder dem Drucken von Formularen und anderen Materialien nur auf Nachfrage vor allem das Digitalisieren von Arbeitsabläufen und das Drucken mit definierten Zugriffsrechten.

Dies alles zeigt deutlich: Für Hersteller und Anbieter im Druckermarkt gibt es noch großes Potenzial. Dessen Erschließung allerdings ist nicht nur eine Frage des Könnens, sondern auch der richtigen Einstellung. So ist neben den unabdingbaren Fachkompetenzen vor allem die Verinnerlichung des Servicegedankens für einen dauerhaften Erfolg von absoluter Notwendigkeit.

Denn von ihrem Anbieter erwarten Kunden heute, dass er sie umfassend berät und nicht nur für ihre Druck-, sondern für ihre gesamte Dokumentenumgebung und darüber hinaus für die Verbesserung und die Verwaltung kompletter Arbeitsprozesse die Verantwortung trägt. Dass sie bei der Auswahl ihres Dienstleisters höchste Aufmerksamkeit walten lassen sollten, versteht sich dann von selbst.

Graziella Mimic