Weichenstellung für die Zukunft

In vielen Steuerkanzleien ist der Pendelordner mit Belegen für die Finanzbuchhaltung noch immer fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Mit großem manuellem Aufwand werden Rechnungen und Kassenbelege verbucht, um die Ordner im Anschluss wieder den Mandanten zu übergeben. Einzuhaltende Steuertermine schmälern dabei das Bearbeitungs- Zeitfenster.

Eine Digitalisierung dieser Prozesse verspricht mehr Effizienz. Ein solcher Schritt ist sinnvoll, zumal viele Steuerkanzleien aktuell mit weiteren Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel konfrontiert sind. Ein attraktiver Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice wird immer wichtiger, um die raren Experten zu halten oder neu zu gewinnen.

Zudem droht eine veränderte Wettbewerbssituation: So läuft gegen die Vorbehaltsaufgaben der deutschen Steuerberater bereits seit 2018 ein Vertragsverletzungsverfahren, was aller Voraussicht nach vom Europäischen Gerichtshof geklärt werden muss. Die Chance, dass hier alles beim Alten bleibt, ist schwindend gering. Auch online wächst die Konkurrenz: Digitale Angebote für die Erstellung der Einkommensteuererklärung nehmen zu. Nur wer Mehrwert durch Beratung bietet, wird private Mandanten halten.

Betrachtet man diese Entwicklung, wird klar, dass die Faktoren Zeit, Wirtschaftlichkeit und Zukunftssicherheit im Fokus stehen. Das Ziel sollte es sein, eine Komplettlösung zu implementieren, die Prozesse automatisiert und flexible Arbeitsweisen erlaubt, ohne dabei die Rechtssicherheit aufs Spiel zu setzen. Ein durchgängig digitaler Workflow schafft freie Kapazitäten und trägt zur Qualitätswahrnehmung sowie Positionierung der Steuerkanzlei bei.

Die Bandbreite der verfügbaren Lösungen lässt kaum Wünsche offen. Daher sollte für jeden Einzelfall geprüft werden, welcher Ansatz am besten passt. Grundsätzlich sollte eine digitale Erfassungslösung einfach zu bedienen sein, damit keine aufwendigen Schulungen notwendig sind und eine hohe Nutzerakzeptanz erzielt wird. Damit sich Dokumente zeitsparend im Stapel scannen lassen, ist eine Trennung nach Mandanten und Belegkategorien nötig. Mit künstlicher Intelligenz lässt sich hier ein bemerkenswerter Automatisierungsgrad erreichen. Dokumente werden automatisch ausgelesen und nach Mandanten sowie Belegarten getrennt beziehungsweise geheftet. Diese Lösungen arbeiten sehr präzise.

Eine Lösung mit künstlicher Intelligenz automatisiert außerdem Folgeprozesse. Sie überprüft auf Dubletten oder die formelle Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kann Buchungsvorschläge auf Positionsebene erstellen und speichert die Daten rechtskonform am gewünschten Zielort. Die meisten Lösungen bieten Schnittstellen zu den verschiedenen DATEV-Anwendungen (wie DATEV DMS/Dok-Ablage, DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern). Bei anderen Buchführungssystemen ist im Vorfeld zu klären, ob eine direkte Anbindung möglich ist.

Bei der Wahl der Digitalisierungslösung zählen auch die Ansprüche der Mandanten. Nicht jeder ist gewillt einen Mehraufwand auf sich zu nehmen. Größere Unternehmen scannen mittlerweile häufig selbst ihre Buchhaltungsbelege, um tagesaktuelle Auswertungen zu erhalten. Für diese Mandanten bieten sich Lösungen mit einem hohen Automatisierungsgrad und den direkten Datenversand zum Speicherort an. Dieser kann ein Eingangsordner in der Kanzlei sein oder direkt der Mandantenordner bei DATEV Unternehmen online.

Eine automatisierte Erfassungslösung kann nur dann zuverlässig arbeiten, wenn die Daten in höchster Genauigkeit verfügbar sind. „Scanner von Kodak Alaris, die mit der Bildverarbeitungstechnologie ‚Perfect Page‘ ausgestattet sind, liefern eine überzeugende Bildqualität selbst bei schwierigen Originaldokumenten. Dafür sorgen über 30 automatisierte Funktionen zur Bildoptimierung“, erklärt hierzu ein Sprecher von Kodak Alaris.

Wichtig bei der Scanner-Wahl ist ein zuverlässiges Papierhandling. Heterogenes Beleggut –also Dokumente verschiedener Größen und Stärken –, sollte sich im Stapel ohne Papierstaus oder Fehleinzüge verarbeiten lassen. Das unabhängige Testlabor Keypoint Intelligence attestierte den Scannern der Kodak S3000 Serie hier 95 Prozent weniger Papierstaus im Vergleich zu Mitbewerbern. Zum anderen ist auf intelligente Schutzfunktionen zu achten, die sensible Dokumente vor Beschädigungen bewahren. Eine kontrollierte Ausgabestapelung ist von Vorteil, da die nachträgliche manuelle Sortierung entfällt.

Steuerkanzleien verarbeiten sensible Daten. Da jedes Gerät im Netzwerk ein potenzielles Ziel für Cyberattacken darstellt, sind integrierte Sicherheitsfunktionen im Scanner heute ein Muss. Kodak Alaris hat bei der Entwicklung der Kodak S3000 Serie auch diesen Aspekt berücksichtigt. Die Scanner prüfen bei jedem Bootvorgang, ob ihre Firmware mit Schadsoftware infiziert ist. Dies geschieht mithilfe von RSA-Signaturen, die vertrauenswürdige Firmware validiert. Sollte das Gerät doch korrumpiert worden sein, wird die schadhafte Software automatisch mit einer „sauberen“ sowie signierten Kopie ersetzt, die sich auf einem speziell gesicherten Speicher im Scanner befindet. Zusätzlich werden die Daten verschlüsselt übertragen. Zudem werden alle Bilddaten auf dem Gerät spätestens beim Ausschalten zuverlässig gelöscht.

Kodak Alaris arbeitet mit zahlreichen, unabhängigen Lösungspartnern für Steuerkanzleien zusammen, die unterschiedliche Ansätze bieten. So lässt sich schnell die richtige Anwendung finden, die am besten zur Arbeitsweise der Kanzlei passt, Mandanten zufriedenstellt und das Budget trifft.

Folker Lück