Moderne Arbeitswelten
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Alles gut vernetzt
Die Coronapandemie hat die Arbeitswelt verändert. Viele Angestellten können mittlerweile flexibel vom Arbeitsplatz im Büro oder aus dem Homeoffice ihre Aufgaben erfüllen. Wichtig für dieses „New Work“ ist eine funktionierende Infrastruktur, die Zugriffe auf wichtige Ressourcen für die MitarbeiterInnen von überall erlaubt.
Mit der deutlichen Zunahme flexiblerer Arbeitsweisen steigt auch der Bedarf an Druckinfrastrukturen, die MitarbeiterInnen bei der ortsunabhängigen Bearbeitung von Dokumenten unterstützen. Hier bietet Kyocera Cloud Print and Scan für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, um Büroprozesse durch cloudbasiertes Drucken und Scannen effizienter zu gestalten. So sind Drucken und Scannen von mehreren Standorten aus möglich. Durch Nutzerauthentifizierung, Zugriffskontrolle und Datenverschlüsselung wird eine hohe Sicherheit gewährleistet. Die zentrale Verwaltung der Druckkosten durch Tracking und Limitierung des Druckvolumens sorgt dafür, dass Firmen den Überblick behalten. Das native Cloud-Print-Management-Tool wird auf Servern in Deutschland gehostet.
DOKUMENTENMANAGEMENT: Digitalisierung für höhere Verfügbarkeit von Informationen
im Unternehmen.
Eine aktuelle Umfrage des Digitalverbandes Bitkom zeigt, dass 94 Prozent der befragten Unternehmen die Digitalisierung als eine Kernaufgabe betrachten. Rund 75 Prozent der an der Studie teilnehmenden Unternehmen setzen schon digitale Werkzeuge ein, aber dennoch sehen noch rund 65 Prozent einen Nachholbedarf, um einen Digitalisierungsgrad zu erreichen, der heterogene Workflows auf digitaler Ebene ermöglicht. Das gilt besonders für den Sektor der KMUs.
Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung ist es, übergreifende Plattformen zu schaffen, die ein heterogenes Informationsmanagement ermöglichen. Für effizientes hybrides Arbeiten ist es erforderlich, dass für alle MitarbeiterInnen die jeweils relevanten Informationen und Ressourcen ortsunabhängig verfügbar sind. Das setzt voraus, dass die digitalen Prozesse vernetzt sind und keine analogen „Insellösungen“ die Arbeitsabläufe unterbrechen. Es ist ein nicht zu unterschätzender Kraftakt, eine komplette Struktur auf die digitale Ebene zu heben. Durchaus einleuchtend, dass dies nicht in einem Zug geschehen kann, weil eine Gewährleistung der Geschäftstätigkeit natürlich oberste Priorität genießt. Doch auch kleine Lösungen, welche schrittweise implementiert werden, können den Grad der Digitalisierung und damit auch die Möglichkeiten des hybriden Arbeitens im laufenden Betrieb steigern.
Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung ist es, übergreifende Plattformen zu schaffen, die ein heterogenes Informationsmanagement ermöglichen. Für effizientes hybrides Arbeiten ist es erforderlich, dass für alle MitarbeiterInnen die jeweils relevanten Informationen und Ressourcen ortsunabhängig verfügbar sind. Das setzt voraus, dass die digitalen Prozesse vernetzt sind und keine analogen „Insellösungen“ die Arbeitsabläufe unterbrechen. Es ist ein nicht zu unterschätzender Kraftakt, eine komplette Struktur auf die digitale Ebene zu heben. Durchaus einleuchtend, dass dies nicht in einem Zug geschehen kann, weil eine Gewährleistung der Geschäftstätigkeit natürlich oberste Priorität genießt. Doch auch kleine Lösungen, welche schrittweise implementiert werden, können den Grad der Digitalisierung und damit auch die Möglichkeiten des hybriden Arbeitens im laufenden Betrieb steigern.
KYOCERA CLOUD PRINT AND SCAN: Der Druckserver wird in die Cloud verlagert, wodurch sich Kosten für On-Premises-Server reduzieren. Für erhöhte Dokumentensicherheit werden dort nur Metadaten gespeichert, die Druckaufträge verbleiben im Unternehmensnetzwerk.
Wissen als Ressource
Die Grundlage dafür bildet häufig ein digitales Dokumentenmanagement, wie der Kyocera Workflow Manager (FACTS testete die Lösung im Rahmen eines Langzeittests). Damit wird der Austausch von Informationen auf Papier weitgehend vermieden und die Verfügbarkeit von Informationen deutlich gesteigert. Durch seine umfangreiche Vorkonfiguration gelingt eine schnelle Implementierung. Hohe Skalierbarkeit ermöglicht den späteren Roll-out in weiteren Unternehmensbereichen. Die Integration in die weitverbreiteten Microsoft-Office-Anwendungen sichert den Bestand bewährter Prozesse und transformiert sie auf eine komplett digitale Ebene.
Die Grundlage dafür bildet häufig ein digitales Dokumentenmanagement, wie der Kyocera Workflow Manager (FACTS testete die Lösung im Rahmen eines Langzeittests). Damit wird der Austausch von Informationen auf Papier weitgehend vermieden und die Verfügbarkeit von Informationen deutlich gesteigert. Durch seine umfangreiche Vorkonfiguration gelingt eine schnelle Implementierung. Hohe Skalierbarkeit ermöglicht den späteren Roll-out in weiteren Unternehmensbereichen. Die Integration in die weitverbreiteten Microsoft-Office-Anwendungen sichert den Bestand bewährter Prozesse und transformiert sie auf eine komplett digitale Ebene.
In der digitalen Welt zählt Wissen zu einer der wichtigsten Unternehmensressourcen: Der schnelle Zugriff, das einfache Teilen und die Verfügbarkeit von Informationen entscheidet zunehmend über den Unternehmenserfolg. Nur wenn das Wissen der Mitarbeitenden optimal vernetzt ist, kann ein Unternehmen oder eine Organisation schnell darauf zugreifen und so angemessen auf veränderte Marktsituationen reagieren.
Elke von Rekowski
Elke von Rekowski
Kyocera Insights
In der kommenden Ausgabe des preisgekrönten Kyocera Insights Livestream-Formats geht es unter anderem darum, wie man eine Wissenskultur im Unternehmen schaffen kann und wie man MitarbeiterInnen dazu motivieren kann, ihr Wissen mit Kollegen zu teilen und so als eine wichtige Ressource für den Unternehmenserfolg verfügbar zu machen.
Die nächste Folge von Kyocera Insights findet am 23. März 2022 von 15 bis 17 Uhr statt. Interessierte können sich vorab kostenlos für den Livestream anmelden oder die aktuelle Ausgabe anschließend als Video-on-Demand in der Mediathek abrufen.
Hier gehts zur AnmeldungDie nächste Folge von Kyocera Insights findet am 23. März 2022 von 15 bis 17 Uhr statt. Interessierte können sich vorab kostenlos für den Livestream anmelden oder die aktuelle Ausgabe anschließend als Video-on-Demand in der Mediathek abrufen.
