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Das papierlose Büro: Eine Utopie?

Das papierlose Büro: Eine Utopie?

Arbeit ohne haufenweise Zettel und Berge von Dokumenten – den Traum vom papierlosen Büro gibt es schon seit vielen Jahren. Ob er sich endlich realisieren lässt?

Digitales Drucken und Scannen gehört in vielen Büros zum Alltag. Arbeitsabläufe gewinnen an Effizienz, Kommunikation erfolgt schneller, Wissen lässt sich leichter abrufen und es ergibt sich eine signifikante Kostenersparnis – beispielsweise durch geringere Druck- und Scankosten. „Neben den ökologischen Gründen stechen hier besonders eine gesteigerte Effizienz und ein vereinfachter Arbeitsalltag heraus“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH. Mit seinem Unternehmen stellt er komplexe Software für Multifunktionsgeräte bereit, die vollständige Digitalisierungsprozesse leistet. „Nichtsdestotrotz werden Unternehmen auch in naher Zukunft nicht ohne Papier im Büro auskommen. Mit diesem Wissen muss deswegen das Ziel lauten, den statischen Informationen einen Weg in digitale Systeme zu weisen.“

Schließlich erfordern gewisse Abläufe nach wie vor Papierdokumente und stellen Unternehmen bei der Digitalisierung damit vor große Schwierigkeiten. „Hier müssen Verantwortliche ansetzen. Mit Scansoftware steht ihnen eine Brücke zwischen analog und digital zur Verfügung“, sagt Rudolph. „Deswegen sollte niemand danach eifern, das Papier von der Bildfläche verschwinden zu lassen, sondern einen digitalen Einsatz zu ermöglichen.“ Denn für Unternehmen zählt das permanente und flexible Abrufen von Daten zu den wichtigsten Schritten auf dem Weg zu effektiven Prozessen.

„Wir leben in einer fast komplett digitalisierten Welt. Papier bietet in dieser durch seine Greifbarkeit und seine haptische Wahrnehmung eine Konstante, die für Vertrauen sorgt.“ Teilweise schrecken Unternehmen aber nicht nur aus nostalgischen Gründen vor einer gänzlichen Digitalisierung zurück, sondern auch aus Angst vor Neuem. „Bei der Umstellung von altbewährten Prozessen braucht es Aufgeschlossenheit“, bestätigt Rudolph. Scansoftware fungiert als Ergänzung und macht somit zumindest einen Schritt in Richtung des Traums vom papierlosen Büro. „Analoge und digitale Prozesse profitieren voneinander. Ähnlich wie Treppen und Fahrstühle koexistieren sie – mit dem Ziel der digitalen Nutzbarkeit, nicht des Austauschs des Mediums.“