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Rechnungsmanagement: Potenzial längst nicht ausgeschöpft

Rechnungsmanagement: Potenzial längst nicht ausgeschöpft

Zwar nutzen kleine und mittelständische Unternehmen mehrheitlich Tools zur Vereinfachung der Rechnungsbearbeitung, schöpfen aber insbesondere deren Potenzial zur Automatisierung von Arbeitsschritten noch nicht aus.

Weit mehr als die Hälfte der kleinen und mittelständischen Unternehmen verwenden eine Software, die Rechnungsdokumente automatisch zusammenträgt und weiterleitet. Drei Viertel sind in der Lage, von überall aus auf ihre Buchhaltung zugreifen zu können. Zu diesem Ergebnis kam eine Befragung von 323 Unternehmen durch den Softwareanbieter GetMyInvoices in Kooperation mit FastBill, Entwickler der gleichnamigen Buchhaltungssoftware. Das Gros zahlt seine Rechnungen per Onlinebanking (66 Prozent) oder Software (17 Prozent). Die Digitalisierung ist also weit fortgeschritten.

Dennoch drucken immer noch 15 Prozent der Befragten digitale Rechnungen aus und heften sie ab. Hier sehen die Studienverfasser großes Verbesserungspotenzial, denn manuelle Tätigkeiten bedeuten Zeitverlust und Fehleranfälligkeit. Die Erhebung bestätigt diese Fehleranfälligkeit. Beispielsweise ist bei 38 Prozent der Studienteilnehmenden ein Kassenbeleg gelegentlich nicht mehr auffindbar oder lesbar, wenn er gebraucht wird. Bei 20 Prozent geschieht dies häufig und bei fünf Prozent sogar sehr oft. Dabei rangieren unter den fehlenden Belegen, die Steuerberater nachfordern, Quittungen mit 25 Prozent auf dem letzten Platz. Meist fehlen Belege aus Onlineportalen (47 Prozent), gefolgt von analogen Dokumenten (28 Prozent). Insgesamt steht für die Hälfte der Teilnehmenden das Nachreichen von Belegen auf der Agenda. So kommt es auch zu Pannen bei der Bezahlung von Rechnungen. Während 39 Prozent der befragten Unternehmen ihre Rechnungen innerhalb von vier Tagen bezahlen und 37 Prozent hierfür fünf bis zehn Tage benötigen, verpassen 21 Prozent regelmäßig Fristen, zum Beispiel für Skonto oder das Zahlungsziel, weil die Prozesse zu lange dauern.

Zwei wesentliche Gründe, warum die Automatisierung solcher Arbeitsschritte bisher noch nicht erfolgt ist, liegen darin, dass kleine und mittlere Unternehmen oft keine Kenntnisse über entsprechende Lösungen haben (32 Prozent) oder nicht über die Zeit verfügen, um sich damit zu beschäftigen (26 Prozent).