Kinnarps: Neue Wege ins Büro der Zukunft

Das klassische Bürogebäude aus den 1990er-Jahren hatte ausgedient, neue Räume mussten her: Die Deutsche Flugsicherung in München fand diese im Innovationszentrum LapCampus des Münchner Flughafens. Mit dem Einzug setzte die DFS den Startpunkt für eine groß angelegte Standortentwicklung in München, hin zur vollständigen Modernisierung der Arbeitswelt. Rund 120 Mitarbeitende aus der Verwaltung und IT erproben im LapCampus die neue Art zu arbeiten. Oliver Vostri, Leiter Personalmanagement Süd bei der DFS, schildert die Hintergründe des Vorhabens: „Wir wollen neue Wege gehen, ausschöpfen, was möglich ist, mit dem Ziel, den Mitarbeitenden die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zu bieten.“

Wie lässt sich das Büro der Zukunft planen? Eine durchdachte Bedarfsanalyse ist der erste Schritt hin zu einer Office-Umgebung, die sämtliche Tätigkeiten abbildet und hybrides Arbeiten zulässt. Eine sechsköpfige interne Arbeitsgruppe der DFS evaluierte dafür die entscheidenden Fragen: Welche Art der Arbeit findet in den Teams statt, in welcher Beziehung stehen diese jeweils zueinander und wie unterstützt die Arbeitsumgebung die Workflows?

Zusammenarbeit neu denken

„Wir stellten konkrete Fragen unter anderem zu interdisziplinärer Kommunikation“, erläutert Sandra Schum, Bauingenieurin bei der DFS und Vertreterin des Standortmanagements. Sie ergänzt: „Natürlich sind wir sehr gespannt darauf, wie die Büroumgebung ankommt und angenommen wird“. Dass die Ergebnisse durchaus veränderbar sind, betont Michael Kolter vom Beratungs- und Planungsbüro S+G Concepts: „Eine Fehlerkultur ist möglich, das heißt, dass Fehler gemacht werden dürfen, damit am Ende genau die richtige Arbeitswelt entsteht.“ S+G Concepts übernahm bei dem Projekt die Innenarchitektur und die Konzeptentwicklung für Arbeitsplätze und Büroräume.

Personalleiter Oliver Vostri ergänzt: „Die Antworten, die die DFS hier fand, können auf das gesamte Unternehmen ausstrahlen und helfen, die Zusammenarbeit der Zukunft neu zu definieren und diese dementsprechend gemeinsam zu gestalten.“

Für die geplanten Szenarien sind Einrichtungslösungen mit hoher Flexibilität gefordert: modular, vielfältig einsetz- und wiederverwendbar. Das gewährleistet einerseits eine effiziente Nutzung, andererseits lassen sich die Möbel in zukünftige Büroflächen mitnehmen. Die Ausschreibung für die gesamte Büroeinrichtung entschied Kinnarps für sich. Der Hersteller bietet mit sechs Marken ein breites Produktportfolio und fokussiert sich stark auf die Ausstattung neuer Arbeitswelten. Sechs Bereiche entstanden im Münchner Innovationszentrum und alle ließen sich mit Lösungen des skandinavischen Unternehmens ausstatten.

Es entstand schließlich eine Büroumgebung, die den Anforderungen der Deutschen Flugsicherung optimal entspricht: mit Arbeitsflächen, die den Homeoffice-Arbeitsplatz bereichern, und an denen jeder flexibel seinen Arbeitsort wählen kann. Anstelle von Einzelbüros finden die Mitarbeitenden in sechs „Areas“ verschiedene Arbeitsorte vor und entscheiden flexibel, wo und mit wem sie wechselnd zusammenarbeiten wollen – wenn der Office-Tag überhaupt vor Ort stattfindet.

Trendthema Hybrid-Arbeit

Rund 81 Prozent der Mitarbeitenden bevorzugen eine hybride Arbeitseinteilung, mit abwechselnden Anwesenheits- und Homeoffice-Zeiten. Das fand 2022 eine Studie der Harvard Business School heraus. Grund genug, diesen Umstand in die Planung mit einzubeziehen. „Wir wussten bei Beginn der Arbeiten nicht, ob und wie die Mitarbeitenden wieder ins Büro zurückkehren würden und wie hoch der Bedarf an hybriden Angeboten sein würde“, berichtet Sandra Schum. So entstand letztendlich eine konservative Planung: Für 120 Personen stehen 100 Schreibtische zur Verfügung. Dazu bieten viele Orte, vor allem die Bibliotheken, Raum für konzentriertes Arbeiten und Rückzug. Die innovativen Arbeitswelten sollen nicht nur für die bestehende Belegschaft viele Möglichkeiten bieten. In einer von Fachkräftemangel betroffenen Branche sind sie auch ein Mittel, junge Talente zu finden. „Ein modernes Arbeitsumfeld gehört dazu und wir werden den Bewerberinnen und Bewerbern die Büros auch zeigen“, betont Vostri.

Ergonomisch ist das Einrichtungskonzept ebenfalls auf dem neuesten Stand: Lösungen wie höhenverstellbare Tische bieten Bewegungsanreize, dazu kommt eine ausgeklügelte technische Infrastruktur, die exakt auf die Bedürfnisse und die Einrichtung abgestimmt ist. Damit bilden die Planer nicht zuletzt die hybriden Arbeitsformen ab. Sie sollen im Office und zu Hause gleichermaßen reibungslos funktionieren: „Wenn sich die Mitarbeitenden entscheiden, ins Büro zu kommen, soll damit auch ein Mehrwert einhergehen“, betont Schum. „Hier gibt es Platz für interdisziplinären Austausch, gemütliche und wohnliche Kommunikationsbereiche, Think Tanks und Raum für spontane Meetings.“

Die interdisziplinäre Kommunikation fördert die DFS nicht zuletzt mit dem Konzept „free Seating“: Die Mitarbeitenden wählen ihren Arbeitsplatz frei aus und entscheiden, mit welchen Kolleginnen und Kollegen sie zusammenarbeiten möchten. Die Idee dahinter: Es sollen sich auch diejenigen treffen, die ansonsten keine Berührungspunkte haben. „Es ist auch auf fachlicher Ebene spannend, wenn zum Beispiel ein Austausch zwischen dem Facility-Manager und dem HR-Spezialisten stattfindet“ erläutert Oliver Vostri. „Ob diese Ideen den gewünschten Effekt haben, wird die Evaluation zeigen. Wir sind der erste Standort, der die moderne Arbeitswelt auf diese Weise umsetzt und wir teilen die Erfahrungen mit der Unternehmenszentrale in Langen und den vielen weiteren Standorten.“

Farben für flexiblen Einsatz

Die freie Platzwahl erfordert eine Clean Desk Policy – und damit eine Umstellung für die Belegschaft. Bis dato sei es Sandra Schum zufolge für ein abschließendes Urteil noch zu früh, das erste Feedback fiel jedoch vielversprechend aus – auch, was die Einrichtung und die Farbgestaltung angeht.

S+G Concepts setzt dabei an den Standardarbeitsplätzen auf weiße Oberflächen und blaue Stühle. Das stellt sicher, dass die Möbel auf jeder neuen Fläche farblich kompatibel und somit wieder einsetzbar sind. Die agilen Arbeitsbereiche erhielten farbliche Akzente, die zu dem vorgegebenen Konzept der DFS passen. Durch die breite Farbpalette des Kinnarps Colour Studios (KCS) eröffneten sich zahllose Gestaltungsmöglichkeiten. Die vielen verschiedenen Grün- und Blautöne, Schattierungen und Kombinationsvarianten boten Sandra Schum und der Innenarchitektin Jana Friedrich von S+G Concepts ein breites Anwendungsfeld – auch im Rahmen der Vorgaben von Wiedereinsetzbarkeit, CI und Wirkung.

Projekt erfolgreich abgeschlossen

Für das Projekt gab es einen straffen Zeitplan: Sechs Monate blieben zur Umsetzung. Durch die effektive Zusammenarbeit aller Beteiligten ließ sich der Termin inklusive Möblierung einhalten. Dafür finden die Auftraggeber lobende Worte: „Es war ein sehr enger Austausch, wir haben als Team sehr gut zusammengearbeitet und Kinnarps hat die Erwartungen, einer zeitnahen Lieferung der Möbel erfüllt“, lautet das Fazit zum Abschluss des ehrgeizigen Zukunftsprojekts bei der DFS. (nh)

Alle Fotos: Constantin Meyer