Konferenzraumplanung: Kreative Räume für kreative Köpfe

Die Meetingkultur in Unternehmen wird immer stärker ausgebaut. „Schuld“ ist die neue Arbeitsweise: Statt Einzelkämpfern stehen Teams im Fokus, die in unterschiedlichen Konstellationen Projekte betreuen. Es ist selbstverständlich, dass der Austausch unter den beteiligten Kollegen unausweichlich ist, will man stets auf dem Laufenden sein und neue Ideen miteinander teilen und ausarbeiten.

Immer mehr Firmen bieten ihren Mitarbeitern unterschiedliche Möglichkeiten an, sich zusammenzufinden. Neben all den aktuell modernen Lösungen wie beispielsweise Mittelzonen stehen „klassische“ Konferenzräume weiterhin hoch im Kurs: Sie bieten in einem separaten Raum allen Teilnehmern genügend Platz und in der Regel notwendiges Equipment für Präsentationen. Auch Schulungen lassen sich dort ungestört abhalten. Klassisch bedeutet dabei aber keineswegs spießig und altbacken – im Gegenteil, mit modernen Elementen lassen sich zeitgemäße Räume gestalten, die sogar Lust aufs Verweilen machen.

Wie ein solcher Raum genau auszusehen hat, entscheidet immer noch jedes Unternehmen individuell. Hersteller sowie spezialisierte Objekteinrichter und Planer sind die ersten Ansprechpartner der Unternehmen, wenn es um die Realisierung eines solchen Raumkonzepts geht. Gemeinsam werden Wünsche und Bedürfnisse besprochen und der Experte erstellt eine Planung mit allen wichtigen Faktoren.

Auf den nächsten Seiten zeigt sich, wie unterschiedlich solche Planungen aussehen können: FACTS hat ausgewählten Herstellern und Objekteinrichtern exakt die gleiche Aufgabenstellung gegeben: Ein rechteckiger Raum mit 35 Quadratmetern Grundfläche soll als Konferenzraum ausgestattet werden (siehe Raumskizze). Insgesamt sollen bis zu zehn Personen an einem Konferenztisch Platz haben. Die 
Einrichtung soll modern, ergonomisch und in harmonischer Farbgebung gestaltet sein. Die Vorgaben bezüglich der Möblierung: zehn Konferenzstühle, ein Konferenztisch mit Möglichkeiten zur Elektrifizierung sowie Stauraum; 
alles sollte aufeinander abgestimmt sein. Bezüglich der eingesetzten Materialien sowie Farben gab es keinerlei Vorgaben. Außerdem wurde der Einsatz von Medientechnik in Form von einem Display und/oder einem digitalen Whiteboard gefordert, gerne mit der Möglichkeit, dieses bei Nichtgebrauch zu verstauen. Das Budget für die komplette Ausstattung war auf maximal 30.000 Euro exkl. MwSt. festgelegt.

Die an diesem Planungsspecial teilnehmenden Hersteller hatten die Option, ihre Planungen auch an Fachhandelspartner beziehungsweise Objekteinrichter weiterzugeben, von denen einige diese Möglichkeit in Anspruch genommen haben. Grund: Stehen beim Unternehmen gerade parallel viele Projekte an, sind zeitige Planungen im eigenen Hause nicht immer schnell realisierbar und werden in vielen Fällen gerne an Partner weitergereicht.

Tipp an Einkäufer: Planungen können je nach Auftragslage des Objekteinrichters unter Umständen etwas länger dauern. Wichtig ist es daher, ihnen genügend Vorlaufzeit einzuräumen – so wird sichergestellt, dass sich das Projekt zum gewünschten Zeitpunkt umsetzen lässt.

Alle vorliegenden Planungen wurden jedoch fristgerecht abgegeben. Keiner der Planer hat sich gescheut, bei Fragen noch einmal anzu-
rufen – so kamen Rückfragen bezüglich des Corporate Designs auf und inwiefern dieses einbezogen werden sollte, sowie Fragen zum Bodenbelag oder zur Beleuchtung – alles Angaben, die FACTS für die Planung bewusst offengelassen hat, um den Planern Freiheit diesbezüglich einzuräumen. Und das kam bei FACTS sehr gut an. Schließlich waren alle bestrebt, die Wünsche und Bedürfnisse sehr zielgerichtet zu erfüllen – und vielleicht doch noch ein paar Informationen zu erhalten, die den Kundenwünschen ganz genau entsprechen.

Dass trotz gleicher „Basis“-Vorgaben (siehe Kasten) kein Raum dem anderen gleicht, verwundert nicht. Bei diesen sieben kreativ eingerichteten Konferenzräumen trifft doch sicher mindestens einer auch Ihren Geschmack, oder?

Anna Köster