Bürotechnik

Aktuelle Beiträge

Anwendertest: Canon imageRUNNER und uniFLOW

Anwendertest: Canon imageRUNNER und uniFLOW

Es gibt ganz schön viel zu tun in der Stadtverwaltung Kitzingen, und gedruckt wird auch – so wenig wie möglich, doch so viel wie nötig. Die Antwort auf die Frage, inwiefern der Einsatz einer einheitlichen Lösung – bestehend aus imageRUNNER-Multifunktionssystemen von Canon im Zusammenspiel mit der integrierten Printmanagementsoftware uniFLOW – es möglich macht, den Output an den verschiedenen Standorten zentral zu steuern und gleichzeitig die Kosten erheblich zu senken, lieferte ein Anwendertest.

Die im Westen der Metropolregion Nürnberg situierte Stadt Kitzingen weist eine überaus dynamische Entwicklung auf. Angezogen von einer gut funktionierenden Infrastruktur, sinnvollen Bauprojekten und vielfältigen kulturellen sowie sportlichen Angeboten kommen zu den 23.000 Einwohnern regelmäßig neue Bewohner hinzu. Als Große Kreisstadt verfügt Kitzingen über eine Verwaltung, die mit circa 250 Mitarbeitern zu den großen Arbeitgebern der Stadt gehört und sich um sämtliche öffentliche Belange kümmert – von der Administration über soziale und Bildungsthemen bis hin zu technischen Angelegenheiten.

Outputmanagement modernisieren

Eine solche technische Herausforderung hatte die Stadtverwaltung zu meistern. Im Laufe der Jahre hatte sie an den verschiedenen Standorten wie der örtlichen Feuerwehr, kulturellen Einrichtungen oder der zentralen Verwaltung Kopierer und Drucker unterschiedlicher Hersteller aufstellen lassen. „Das galt sogar in den Schulen auch für die Klassenzimmer, die wir technisch möglichst gut ausstatten wollten“, erinnert sich Herbert Müller, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung bei der Stadt Kitzingen.

An vielen Arbeitsplätzen verrichteten Drucker und Kopiergeräte parallel ihre Dienste. Schließlich werden heute Funktionen wie Kopieren und Faxen, auch wenn sie zunehmend dem Scannen und dem Dokumentenversand per E-Mail das Feld überlassen, immer noch regelmäßig genutzt.
This image for Image Layouts addon
MY-PRINT-ANYWHERE: Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung Kitzingen identifizieren sich jetzt an den entsprechend angepassten Kartenlesern drahtlos mit ihren Transponder-Hausausweisen.
Und was den Ausdruck auf Papier angeht, bleibt er für viele die erste Wahl. So war es auch bei der Kitzinger Stadtverwaltung. „Nach einer internen Prüfungsfeststellung haben wir geplant, das Outputmanagement auf eine einheitliche Basis zu stellen, sowohl was den Systemanbieter betrifft als auch hinsichtlich der Endgeräte“, schildert Müller. Denn die über die Jahre zustande gekommene heterogene Drucker- und Kopiererlandschaft mit 180 Endgeräten zog die üblichen Folgen nach sich: Die Ad-hoc-Beschaffung von Toner und die unterschiedlichen Zuständigkeiten in Bezug auf Wartung und Betrieb kosteten Zeit und Geld – diese Aufgabe lag in der Verantwortlichkeit der IT-Abteilung der Stadtverwaltung, einschließlich der Beschaffung der Geräte.

Authentifizieren am MFP

So identifizieren sich die Mitarbeiter nun an den entsprechend angepassten Kartenlesern drahtlos mit ihren Transponder-Hausausweisen – was einer zentralen Anforderung der Stadtverwaltung entspricht. Der Einsatz von uniFLOW gewährleistet, dass sämtliche für den Output genutzten Endgeräte miteinander vernetzt sind – vom Canon Laserdrucker bis zum imageRUNNER-MFP. Dadurch wurde sowohl eine transparente Kostenstellenzuordnung als auch die automatisierte Lieferung von Verbrauchsmaterialien durch J.A. Hofmann zustande gebracht. „Canon war einer von zwei Anbietern, deren Systeme wir in einer 14-tägigen Testphase in allen denkbaren Szenarien genutzt haben, und hat in allen Leistungsklassen sowie in allen Testbereichen überzeugt“, beschreibt Müller. „Zudem waren unsere Mitarbeiter von der intuitiven Bedienerführung überzeugt.“ Die Techniker von J.A. Hofmann machten sich die flexiblen Programmiermöglichkeiten der imageRUNNER-Systeme dienlich und passten die Bedienpanels für diverse Bereiche unterschiedlich an.

Ein Drittel Kosten und viel Aufwand sparen

Rund 43 unterschiedliche Multifunktionssysteme der Serie imageRUNNER Advance DX mit integrierten Kartenlesern bilden inzwischen die Grundlage der Output-Systemlandschaft bei der Stadtverwaltung Kitzingen, vervollständigt durch unterschiedliche Laserdrucksysteme an Einzelarbeitsplätzen. Es lässt sich aufgrund der effektiven Reduktion der Anzahl der Endgeräte und der intelligenten Steuerung mit uniFLOW von Canon für die Stadt Kitzingen in diesem Bereich gut ein Drittel der bisherigen Kosten einsparen.

Die Entlastung der internen IT-Abteilung und das automatisierte Tonermanagement, das nach Bedarf für Nachschub sorgt, sind weitere Vorteile. „Ein oftmals unterschätzter Kostenposten, denn unbekannt ist bisher, wie viele Tonerkartuschen in Unternehmen weltweit lagern, die einst beschafft, nun nicht mehr benötigt werden, wenn etwa der entsprechende Drucker defekt ist oder abgeschafft wurde“, erläutert Jürgen Schmitt von J.A. Hofmann, der das Projekt betreut hat. „Das ist ganz klar totes Kapital, das wir vermeiden.“

Vor dem Hintergrund eines Volumens von 183.000 monochromen und rund 83.000 farbigen Druckseiten bei der Kitzinger Stadtverwaltung wird verständlich, welche Einsparpotenziale sich erschließen lassen. „Daneben sind vor allem die vielen sinnvollen Funktionen wie My-Print-Anywhere und Scan-to-Mail eine Hilfe für uns“, zieht Herbert Müller ein zufriedenes Fazit. „Insbesondere My-Print-Anywhere unterstützt uns nicht nur vor Ort, indem es unsere Arbeit sicherer und einfacher gestaltet. Es erleichtert die Arbeit im Homeoffice ebenso, da wir dort Drucker einsparen.“

Graziella Mimic

Herbert Müller, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung bei der Stadt Kitzingen

„Wir haben die Zahl der Endgeräte auf 100 reduziert. Arbeitsplatzsysteme werden nur dort eingesetzt, wo dies für den dienstlichen Ablauf notwendig ist. Ansonsten nutzen die Mitarbeiter die neuen imageRUNNER-Multifunktionssysteme und damit jetzt auch die My-Print-Anywhere-Funktion.“

Beurteilung des Anwenders

Wie bewerten Sie die Bedienung der Canon ImageRUNNER-MFPs?
Wie bewerten Sie die Steuerung der Systeme durch UniFLOW?
Wie bewerten Sie die My-Print-Anyware-Funktion?
Wie bewerten Sie das Tonermanagement?
Wie bewerten Sie die Kosteneinsparung?

Anwenderurteil
imageRUNNER und uniFLOW

Anwenderurteil

Note 1,6
9 / 2021
BEWERTUNGSSCHLÜSSEL
1,0 - 1,9
sehr gut
2,0 - 2,9
gut
3,0  - 3,9
befriedigend
4,0 - 4,9
ausreichend
ab 5,0
mangelhaft