Der Verband DIE PAPIERINDUSTRIE e.V. ist der industrielle Spitzenverband der deutschen Zellstoff- und Papierindustrie mit Hauptsitz in Berlin und Geschäftsstellen an mehreren Standorten. In dem Verband haben sich 105 Unternehmen zusammengeschlossen. Er repräsentiert nach Umsatz über 95 Prozent der Branche.

Eine Markt-Evaluierung ergab, dass Canon mit Therefore Online die überzeugendste Lösung bietet. „Ein flexibles und nutzerfreundliches Informations- und Dokumentenmanagement als Komplettlösung einzuführen war unser wichtigstes Anliegen. Hier hat uns Therefore Online voll überzeugt“, unterstreicht Charlotte Steiner, Leiterin Marketing und IT bei DIE PAPIERINDUSTRIE e. V., und führt weiter aus: „Aufgrund der Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg erwies sich eine zentral gemanagte Cloud-Lösung als überaus sinnvoll. Der administrative Aufwand ist viel niedriger. Dass die Lösung jetzt um einen zertifizierten DATEV-Konnektor erweitert wurde, macht sie für uns als Anwender perfekt.“

Innerhalb des automatischen, frei gestaltbaren Therefore-Genehmigungsworkflows gewährleisten rechtssichere und zeitsparende Prozesse korrekte Daten. Diese werden durch die von DATEV abgenommenen Schnittstellen an das Rechnungswesenprogramm von DATEV übermittelt.

Das Vorhaben gelang: Der Verband vereinbarte eine Zusammenarbeit mit Canon und den Einsatz der angebotenen Cloud-Software-Lösung Therefore Online. Mit ihr konnte der Verband im Rahmen seiner Neuaufstellung die formulierten Digitalisierungsschritte in der Büroorganisation umsetzen. Ganz wichtig war es den Verantwortlichen dabei, dass nicht – nach dem Motto: „Weiter so!“ - bisherige Prozesse einfach übernommen werden, sondern dass man alles einmal überdenkt und optimiert.

„Die neue Lösung beschert uns wesentlich mehr Überblick und Transparenz. Wir wissen jederzeit, welche Dokumente wann und vonwem bearbeitet wurden. Alles ist außerdem viel schneller im Zahllauf“, erklärt Charlotte Steiner. „Dadurch können wir erheblich effizienter arbeiten. Und von den Kollegen höre ich, dass es ihnen mit der neuen Lösung richtig Spaß macht, Rechnungen freizugeben. Abläufe sind verständlich hinterlegt und es gibt kein ‚Insel-Wissen‘ von einzelnen Mitarbeitenden mehr. Auch die Zusammenarbeit vom Homeoffice aus oder über mehrere Standorte hinweg ist jetzt wesentlich unkomplizierter.“ Als besonders vorteilhaft erweist sich heute der zertifizierte DATEV Konnektor, der als Schnittstelle in das Informationsmanagement-System Therefore Online integriert ist.

Die Umstrukturierung während der Pandemie war dennoch ein Kraftakt. „Dabei wurden wir von Canon professionell und kompetent unterstützt, erhielten alle Informationen zu Projektfortschritten und Neuerungen sehr zeitnah“, erinnert sich Charlotte Steiner. „Welche Vorteile finanzieller Art uns diese Investition bringen wird, lässt sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht genau beziffern. Schon jetzt steht aber fest, dass wir von erheblich verbesserter Transparenz und optimierten Workflows profitieren“, resümiert sie. Nicht zuletzt profitiert das Verbandsteam auch von einem übersichtlichen Reporting und einer Info per E-Mail und Push-Mitteilung. Vereinfachte Workflows und eine verbesserte Zusammenarbeit überzeugen auf ganzer Linie.

Folker Lück