Canon: Rechnungsfreigabe

Beschichtete und laminierte Gewebe für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen wie etwa Architektur, Biogas, großformatigem Digitaldruck, innen- und außenliegendem Sonnenschutz, Industrie und Logistik oder Automotive: Das sind die Geschäftsfelder der 1920 gegründeten Verseidag-Indutex GmbH mit Hauptsitz in Krefeld, die weltweit Niederlassungen besitzt und 250 Mitarbeiter beschäftigt.

Dementsprechend aufwendig gestaltete sich noch vor gar nicht so langer Zeit die Eingangsrechnungsbearbeitung. Auf Papier oder per E-Mail erreichten die eingehenden Rechnungen die Fachabteilungen in Krefeld. „Über viele Jahre hinweg war hier das klassische Verfahren im Einsatz, mit einem Eingangsstempel für papiergebundene Rechnungen und ausgedruckte E-Mails“, berichtet Bastian Zöller, IT-Projektmanager bei der Verseidag-Indutex GmbH. „Viele Bearbeitungsschritte waren auch im weiteren Prozess nötig, denn die Rechnungsdaten wurden manuell in die interne Buchhaltungssoftware eingegeben.“

Diese wenig erfreulichen Zustände dauerten bis 2017 an, dem Jahr, in dem das Unternehmen beschloss, im Rahmen der Digitalisierung vieler seiner Prozesse auch im Bereich der Eingangsrechnungsbearbeitung für Beschleunigung der Abläufe zu sorgen – davon sollte vor allem die Buchhaltung profitieren. Es ging darum, die bisher über mehrere Tage umlaufenden Rechnungen über ein zentrales Workflowtool innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten, freizugeben und zu archivieren. Recherchen zu einzelnen Vorgängen sollten nun über die Fachabteilungen hinweg zentral und zügig erfolgen. Die bereits vorhandenen Multifunktionssysteme von Canon bildeten eine homogene und dafür bestgeeignete Plattform. 

Auf der Suche nach einer adäquaten Lösung und im Anschluss zu Marktrecherchen und Beratungen zu verschiedenen DMS-Systemen entschied sich Verseidag-Indutex für Therefore von Canon.

„Zuvor war hier im Unternehmen Microsoft Sharepoint im Einsatz, doch diese Lösung reichte für unsere Zwecke nicht mehr aus“, erinnert sich Zöller. „Ausschlaggebend war letztlich, dass die Canon-Entwickler Therefore optimal an unsere Arbeitsabläufe anpassen konnten, einschließlich der Schnittstelle zu unserer Buchhaltungslösung.“

„Mit der optimalen Unterstützung der Prozesse durch Therefore konnte Canon auch in diesem Projekt seine Stärke im Bereich Informationsmanagement unter Beweis stellen und hat das gesamte Projekt als Generalunternehmer umgesetzt“, betont Martin Falk, Product Manager Document Solutions bei Canon Deutschland. Konkret sieht das so aus: Sämtliche eingehenden Rechnungen, rund 10.000 jährlich, werden mit einem Dokumentenscanner und diversen Multifunktionssystemen der Serie imageRUNNER von Canon erfasst und archiviert. Die integrierte OCR-Lösung IRISXtract, ebenfalls von Canon, sorgt für die weitgehende automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten nach Therefore.

So werden E-Mails nicht mehr ausgedruckt und erfasst, sondern direkt an IRISXtract geleitet. Danach stehen die Rechnungen und E-Mails zur Kontierung für die Fachabteilungen in Therefore bereit. Schließlich erfolgt der Export der Daten in die Buchhaltungssoftware via Batch-Transfer.

„Der Eingangsrechnungsworkflow in Therefore mit der automatisierten Übergabe aller freigegebenen Rechnungen hat die Mitarbeiter bei Verseidag-Indutex überzeugt“, beschreibt Zöller. „Binnen 24 Stunden wird jede Rechnung heute freigegeben.“ Neben einer erhöhten Flexibilität der Abläufe verschafft die zügige Bearbeitung die Möglichkeit, angebotene Skonti wahrzunehmen.

Die Portallösung lässt es zu, dass Vorgesetzte jederzeit auch mobil auf anstehende Freigaben zugreifen und diese bearbeiten. Die finale Übergabe an die Buchhaltungssoftware erhöht noch einmal die Wirtschaftlichkeit der Prozesse. „Diese Übergabe wollen wir künftig auch bidirektional gestalten, sodass nach abgeschlossener Zahlung eine Rückmeldung in Therefore erfolgt. Die entsprechenden Schnittstellenprogrammierungen werden wir gemeinsam mit Canon bewerkstelligen“, erklärt Zöller. Sämtliche Abrechnungen lassen sich nach diversen Kriterien wie etwa der Rechnungsnummer oder dem Rechnungsmonat recherchieren. „Wir nutzen für die Recherche heute eine sehr umfangreiche Kontierungsmaske in Therefore mit über 30 Feldern. Dementsprechend komfortabel ist die Handhabung“, sagt der IT-Manager abschließend. „Darüber hinaus wird Therefore für uns auch die neue technologische Basis sein, mit der unsere Mitarbeiter ihre E-Mails außerhalb von Microsoft Outlook archivieren können.“

(mim)