Diktiertechnik: Am Anfang ist das Wort

Die Pandemie und der daraus resultierende wirtschaftliche Notstand haben Unternehmen vor nie da gewesene Herausforderungen gestellt und sie dazu gebracht, ihre Projekte rund um die digitale Transformation in höchster Geschwindigkeit zu realisieren. Weil sie ihre Mitarbeiter über Nacht ins Homeoffice schicken und die Arbeit außerhalb der Firmenbüros reibungslos gestalten mussten, sahen sie sich gezwungen, ihre Abläufe zu überdenken. Vor allem galt es, den daheim Arbeitenden die nötigen Werkzeuge an die Hand zu geben, damit sie in virtueller Umgebung genauso effektiv mit ihren Kollegen zusammenarbeiten können, wie sie es sonst im Firmenbüro tun.

Effektiv heißt vor allem, den Aufwand für zeit- und arbeitsintensive Aufgaben weitgehend zu reduzieren, sodass für das Wesentliche – wie etwa den Kontakt mit Kunden oder das Erarbeiten innovativer Konzepte und Produkte – genügend Zeit übrigbleibt. Einfacher gesagt als getan. Denn vieles beim „New Work“ dauert nun mal ein bisschen länger, so zum Beispiel die Kommunikation mit den Kollegen, die im Rahmen unzähliger Videomeetings stattfindet. Ebenso gestaltet es sich bei Telefonaten mit Kunden, die man gerade in diesen turbulenten Tagen bei bester Laune und Zufriedenheit halten möchte und deshalb etwas öfter anruft. All dies will protokolliert werden, damit auch nichts untergeht. Solche administrativen Tätigkeiten und die Dokumentation rund um die geführten Gespräche nimmt wertvolle Zeit in Anspruch.

„Mit modernen Sprachtechnologie-Lösungen wie zum Beispiel Smartphone Apps, digitalen Diktierlösungen, Spracherkennung oder webbasierten Workflowtools können Unternehmen den Dokumentenerstellungsprozess deutlich beschleunigen und die Kollaboration im Team verbessern“, weiß Florian Schwiecker, Vice President & Leader Global Sales Philips Speech. „Dadurch bleiben automatisch mehr Ressourcen frei für die Kerntätigkeiten.“
Insbesondere in administrativen Prozessen verbirgt sich ein beträchtliches Optimierungspotenzial. So erlaubt es die Erstellung von Protokollen, Korrespondenzen, Memos oder E-Mails mittels Sprache statt mit der Tastatur, immens viel Zeit zu sparen. Erfolgt Dokumentation etwa via Smartphone, lassen sich Aufgaben erledigen, wann und wo sie anfallen. Abhängig von der Komplexität der jeweiligen Unternehmen gibt es Sprachtechnologie-Lösungen, die sich reibungslos in die bestehenden Unternehmensprozesse integrieren und von der IT zentral aufsetzen und verwalten lassen. Selbst in großen, internationalen Unternehmen wird der Dokumentenerstellungs-Workflow damit gestrafft und die Produktivität steigt. Ein weiterer Faktor für verbesserte Zeiteffizienz ist die Automatisierung dieser Workflows.

Und weil die heutige Arbeitswelt zunehmend mobil wird, ist es von zentraler Bedeutung, dass Teams nahtlos und flexibel miteinander zusammenarbeiten können, egal wo sich die Teammitglieder gerade befinden.

Somit gehören Sprachtechnologie-Lösungen zu den Anwendungen, die mobiles Arbeiten von A bis Z unterstützen – von der Aufnahme des gesprochenen Wortes etwa mit einer App, über webbasierte Lösungen zur automatischen Umwandlung von Sprache in Text bis zur virtuellen Zusammenarbeit im Team bei der weiteren Bearbeitung dieser Dokumente.

Graziella Mimic

Florian Schwiecker: Immer mehr Unternehmen erkennen den Mehrwert von Sprache-zu-Text-Technologien. Zum Beispiel braucht ein guter Kundenservice eine umfangreiche Dokumentation. Dank einer solchen Lösung sind Mitarbeiter in der Lage, Dokumente aller Art mit Sprache zu erstellen und kostbare Zeit zu sparen, die sie für wertschaffende Aufgaben nutzen können. Nicht zuletzt, auch weil der Dokumentationsaufwand in allen Branchen zunimmt, etwa aufgrund von rechtlichen Rahmenbedingungen, ist Sprache-zu-Text für immer mehr Unternehmen eine Schlüsseltechnologie. Dieser Trend wird sich auch im kommenden Jahr fortsetzen. Wir können auch 2021 neue Entwicklungen erwarten, zum Beispiel cloudbasierte Lösungen wie Philips SpeechLive, die im Jahr 2020 exponentiell wachsen konnten.

Schwiecker: 2020 hat bereits gezeigt, dass Unternehmen ihr IT-Setup grundlegend überdenken. Investitionen in ein klassisches, lokales Setup nehmen ab. Unternehmen setzten stattdessen auf Cloud und Software as a Service (SaaS) – Tendenz steigend. Denn SaaS-Lösungen sind immer auf dem neuesten Stand. Gerade in Zeiten zunehmender Cyberkriminalität ist dies ein absolutes Muss. SaaS ist cloudbasiert und damit von überall einsetzbar. Und schließlich sind SaaS-Lösungen langfristig betrachtet günstiger, da man Software als Dienstleistung einfach so lange nutzt, wie man sie braucht. Auch im Bereich der Hardware werden Servicemodelle 2021 Auftrieb erfahren.

Schwiecker: Das Thema Homeoffice war speziell während dem Lockdown im Frühjahr in vielen Ländern omnipräsent. Und eine Umfrage unter Kunden von Philips Speech im DACH-Raum ergab, dass sich drei Viertel der Befragten vorstellen können, auch nach der Corona-krise vermehrt im Homeoffice zu arbeiten. Die grundlegende Frage ist jedoch, wie sich unser Berufsleben langfristig verändert und wie wir in Zukunft zusammenarbeiten werden.

Statt nur im Homeoffice, das heißt zumindest zeitweise stationär an einem Heimarbeitsplatz zu arbeiten, geht die Entwicklung hin zu mehr Mobilität und Flexibilität. Work from Anywhere also. Unternehmen werden verstärkt auf mobile Lösungen setzen. Philips SpeechLive ist eine cloudbasierte Sprache-zu-Text-Lösung, die nicht nur zu hundert Prozent Homeoffice-tauglich ist, sondern sich aufgrund einer App auch wirklich von überall aus verwenden lässt.

In der Praxis werden sich jedoch sogenannte hybride Modelle durchsetzen, das heißt ein Nebeneinander von Homeoffice, Büro und mobilem Arbeiten.