Gewusst wie – Scannen, aber richtig!

Der erste wichtige Aspekt bei der Auswahl eines Scanners ist dessen einfache Bedienung. Einerseits werden so Prozesse beschleunigt und die Effizienz gesteigert, auf der anderen Seite ist eine leichte Handhabung wichtig für die Nutzerakzeptanz. Ein Touchscreen mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ist dabei sehr hilfreich. Kodak Alaris geht noch einen Schritt weiter und liefert seine Scanner mit der kostenlosen Smart Touch Software, die die FACTS- Redaktion bei den Tests immer wieder positiv überrascht hat. Damit lassen sich unter anderem bis zu 20 Scanvorgänge vorkonfigurieren und mit nur einem Klick auslösen. Das automatisiert wiederkehrende Scanjobs auf spielend leichte Weise und steigert so die Produktivität erheblich.

Das bedeutet in erster Linie, dass die Scanner Dokumente unabhängig von ihrer Form und Stärke problemlos im Stapel verarbeiten können. Dabei ist es entscheidend, dass Papierstaus und Fehleinzüge sowie die Beschädigung von Dokumenten verhindert werden. Moderne Scanner, wie zum Beispiel die der Kodak S3000 Serie, verfügen hierfür über einen automatischen 500 Blatt Dokumenteneinzug, der heterogenes Beleggut spielend verarbeitet. Der intelligente Dokumentenschutz (IDP) und Mehrfacheinzugssensoren erkennen Probleme bei der Papierzufuhr und stellen sicher, dass alle Dokumente unbeschädigt gescannt und keine Seiten übersprungen werden. IDP „hört“ Probleme und stoppt den Einzug, bevor Papierstaus oder Fehleinzüge auftreten. Das dies perfekt funktioniert, bestätigen nicht nur die FACTS-Tests sondern auch das Buyers Lab Institute (BLI) in seinem unabhängigen Test, der den Geräten 95 Prozent weniger Papierstaus im Vergleich zu Mitbewerbs-Scannern attestiert. Zudem verfügen die Scanner über eine kontrollierte Ausgabestapelung, die manuelle Vorgänge zur Nachbearbeitung auf ein Minimum reduziert.

Spricht man von Digitalisierungsprojekten, so darf die Cybersecurity nicht außer Acht gelassen werden. Daher sollte auch bei der Anschaffung eines Scanners Wert darauf gelegt werden, denn alle Geräte im Netzwerk stellen ein potenzielles Einfallstor für Hacker dar. Hersteller wie Kodak Alaris haben dies bei der Entwicklung ihrer Scanner berücksichtigt. So verfügt die Kodak S3000 Serie über eine Firmware mit Secure Boot Funktion. Diese erkennt mithilfe von RSA-Signaturen vertrauenswürdige Firmware vor ihrer Ausführung, was das Einschleusen von Schadsoftware verhindert. Das ist gerade für den Schutz von personenbezogenen Daten und Betriebsinterna essenziell. Sollte die Firmware doch einmal korrumpiert werden, wird dies sofort beim nächsten Einschalten erkannt und umgehend gelöscht. Im Anschluss wird sie durch eine saubere sowie signierte Kopie aus einem speziell gesicherten Speicher des Scanners ersetzt. Doch auch wenn Daten und Dokumente nach dem Scannen über das Netzwerk an den Zielort gesendet werden, können sie „abgehört“ oder abgefangen werden. Um dieses Sicherheitsbedenken zu eliminieren, bieten die Scanner HTTPS- und TLS-Verschlüsselung. Dabei sorgt HTTPS für die sichere Übertragung zwischen Host und Scanner mit Restful WEB API, während die TLS-Verschlüsselung die Datenintegrität garantiert.

Gerade bei der Bildverarbeitungssoftware gibt es große Unterschiede im Funktionsumfang und in der Präzision. Perfect Page von Kodak Alaris ist eine Bildverarbeitungstechnologie, die in allen Scannern des Unternehmens integriert ist. Diese Software ist von den FACTS-Redakteuren schon über viele Jahre mit verschiedenen Scanner-Modellen von Kodak Alaris unter die Lupe genommen worden. Sie macht leistungsstarke PCs überflüssig und liefert stets, wie die Ergebnisse der FACTS-Tests zeigten, beste Bildqualität. Mit über 30 modernsten, automatisierten Möglichkeiten zur Bildoptimierung, werden selbst schwierige Originale in perfekt lesbare Dateien verwandelt, und das in Nenngeschwindigkeit. Die Software korrigiert dabei beispielsweise die Bildhelligkeit, Schräglagen und Ausrichtung automatisch. Darüber hinaus bietet sie mit der „iThreshholding“-Technologie eine Funktion, die alle Bilder in Schwarz-Weiß konvertiert, was die OCR-Rate erheblich verbessert.

OCR steht für Optical Character Recognition, sprich das maschinelle Auslesen von Dokumenteninhalten. Je präziser die OCR-Rate ist, umso besser sind digitalisierte Dokumente auffindbar und automatisierte Folgeprozesse können dadurch effektiver aufgesetzt werden. Es ist eben entscheidend, ob auf dem Dokument ein „b“ oder eine „6“ präzise erkannt wird, wenn dies für die automatische Rechnungsstellung verwendet werden soll. Kodak Perfect Page erbringt laut den Tests von BLI eine um bis zu 20 Prozent höhere OCR-Genauigkeit im Vergleich zu anderen Lösungen auf dem Markt. Darüber hinaus liefert diese Bildverarbeitungstechnologie laut BLI komprimierte Dateigrößen, die bis zu 50 Prozent kleiner sind als die von anderen Scannern. Das reduziert nicht nur die benötigten Speicherkapazitäten, sondern beschleunigt auch die Upload-Geschwindigkeit um bis zu 71 Prozent.

Scanner mit diesen Eigenschaften, so auch das Fazit der durchgeführten FACTS-Tests, bieten die perfekte Grundlage, eine ergänzende Erfassungslösung zündet den Turbo für die Digitalisierung. Je nach Anforderung kann diese On-Premises oder eine web- oder browserbasierte Lösung sein. Mithilfe einer derartigen Software lassen sich Dokumente und Daten intelligent klassifizieren, extrahieren sowie indizieren. Darüber hinaus können sie automatisiert in weiterführende DMS- und ERP-Systeme oder in Cloudanwendungen überführt werden. So entstehen intelligente Workflows ohne Medienbrüche, die die Produktivität von Unternehmen erheblich steigern und gleichzeitig Fehlerquellen minimieren.

Klaus Leifeld