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Interview: Homeoffice unter Druck

Interview: Homeoffice unter Druck

Nicht nur im Unternehmen, sondern überwiegend von zu Hause aus erledigen viele Wissensarbeiter derzeit ihre Aufgaben – das Ausdrucken von Dokumenten lässt sich dabei kaum vermeiden. Wie sich das Drucken im Homeoffice gestalten lässt und was es unbedingt zu beachten gilt, erläutert Dr. Robert Dekena, Inhaber von Dokulog Dokumentenlogistik & Management Beratung, im Gespräch mit FACTS.

FACTS: In den meisten Büros ist man heute noch weit entfernt vom papierlosen Arbeiten. Wie sieht es am heimischen Arbeitsplatz aus?

Dr. Robert Dekena: Auch an Arbeitsplätzen außerhalb der gewohnten Büroumgebung wird in vielen Fällen zu internen oder Versandzwecken Papier verwendet. So werden Dokumente auf Papier zum Korrekturlesen, als vorübergehende Notiz oder Ähnliches kurzfristig benötigt. Für solche Aufgaben helfen nur Drucker im Homeoffice.

FACTS: Benutzen Heimarbeiter denn eigene Drucker?

Dr. Dekena: Während Tele-Arbeitsplätze offiziell und langfristig vom Arbeitgeber mit allem erforderlichen Equipment eingerichtet werden, sind viele Homeoffice-Arbeitsplätze während der Coronakrise kurzfristig aus dem Boden geschossen. Oft werden eigene Laptops oder Rechner verwendet. Doch die Ausstattung des Homeoffice mit Druckern sollte vom Arbeitgeber organisiert werden. Gebraucht werden zwar andere Geräte als im Büro, eher im A4-Format anstelle von A3, eher klein und multifunktional als groß mit Endverarbeitung wie Heften und Falzen. Trotzdem müssen die Geräte betrieben werden. Sie müssen geliefert, angeschlossen, bedient, administriert, mit Material versorgt und im Schadensfall repariert werden.

FACTS: Auf den Datenschutz muss der Mitarbeiter selbst achten, oder?

Dr. Dekena: In der Tat. Beispielsweise dürfen datenschutzrelevante Dokumente nicht über den Hausmüll entsorgt werden, sondern die Ausdrucke müssen dann bei nächstmöglicher Gelegenheit zur Vernichtung mit in den Betrieb gebracht werden, wenn – wie zu erwarten – im Homeoffice keine datenschutzkonformen Aktenvernichtungsgeräte vorhanden sind.

FACTS: Macht es Sinn und ist es möglich, die Homeoffice-Drucker in Managed-Print-Konzepte zu integrieren?

Dr. Dekena: Das ist absolut sinnvoll. Das geht jedoch nur in Absprache mit dem Lieferanten. Bestehende Verträge weisen aber nur selten die erforderliche Flexibilität für einen solchen Ausbau der Infrastruktur auf.
Die Software für die Administration und Materialversorgung muss auch für die Homeoffice-Geräte eingerichtet werden. Beispielsweise ist es wichtig, Lieferadressen für Tonerbestellungen zu ändern. Dabei gilt es, Sicherheitsaspekte wie etwa Zugriffsregelungen ebenfalls zu berücksichtigen. Über ein zentrales Helpdesk sollte entsprechende Unterstützung der Mitarbeiter im Homeoffice sichergestellt werden.
Der Druck von Dokumenten aus zentralen Anwendungen (beispielsweise aus der SAP-Buchhaltung) im Homeoffice muss eingerichtet, administriert und autorisiert werden. Das gilt auch für Dokumente, die in Kollaborations-Tools gemeinsam mit Kollegen über digitale Anwendungen erzeugt und bearbeitet werden.

FACTS: Manchmal müssen auch bereits ausgedruckte Dokumente weiterverarbeitet werden …

Dr. Dekena: Wenn ausgedruckte Dokumente an anderer Stelle weiterverarbeitet oder abgelegt, von Kollegen unterzeichnet, freigegeben oder versandt werden sollen, dann werden allerdings weniger Drucker als vielmehr entsprechende Prozesse benötigt. Wer will schon gerne jedes Dokument im Homeoffice ausdrucken, dann per Hand kuvertieren, vielleicht noch eine private Briefmarke draufkleben, zum Briefkasten gehen und den Brief einwerfen?

FACTS: Also gilt es auch hier, die Ausstattung der Zentrale zu nutzen?

Dr. Dekena: Unbedingt. Weiterzuverarbeitende und zu versendende Dokumente lassen sich auch aus dem Homeoffice in die Druckprozesse der Zentrale einbinden. Spezielle Softwarelösungen bieten Freigabeprozesse für Versanddokumente und schicken die Dokumente direkt an die Druckerei in der Zentrale oder bei einem Dienstleister. Dort werden die Dokumente – eventuell ergänzt (zum Beispiel mit digitalen Unterschriften) – in hoher Qualität gedruckt, möglicherweise Beilagen angefügt, kuvertiert, frankiert und versandt. Eine intelligente Zusammenführung vieler solcher Versanddokumente kann durch eine integrierte Portooptimierung die Versandkosten deutlich reduzieren. Gleichzeitig können Nachfolgeverfahren den Nachweis des Drucks und Versands der Dokumente sicherstellen. Beim Drucken im Homeoffice können weder solche Nachweise geführt noch die Kostenvorteile des Massenversands genutzt werden.

FACTS: Es scheint, als machten zentrale Lösungen zur Prozessunterstützung das Drucken im Homeoffice zum großen Teil überflüssig …

Dr. Dekena: Auf jeden Fall. Sie reduzieren zudem Aufwand sowie Kosten und erübrigen viele der Probleme des Drucks am heimischen Arbeitsplatz. Im Homeoffice können Mitarbeiter (meistens) nicht nachhaltig sicherstellen, dass gedruckte Dokumente nicht in falsche Hände gelangen können oder Druckerfestplatten immer angemessen gelöscht werden, wie der Bitkom, der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V., in seinem Leitfaden von 2017 „Managed Print Services 2.0“ erläuterte. Insofern scheidet bei vertraulichen Dokumenten ein Drucker vor Ort im Homeoffice allein schon aus Sicherheitsgründen aus.

FACTS: Können wir daraus schließen, dass der Druck aus dem Homeoffice eine bedeutsamere Anwendung ist als das Drucken im Homeoffice?

Dr. Dekena: Das Drucken aus dem Homeoffice lässt sich zentral einrichten und viel besser überwachen als der Druck im Homeoffice. Drucken aus dem Homeoffice kann Portokosten deutlich reduzieren. Datenschutz und Sicherheit lassen sich wesentlich leichter organisieren.

Graziella Mimic