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Leistungstest Aktenvernichter

Leistungstest Aktenvernichter

Auf Nimmerwiedersehen

Papier ist geduldig, häufig sogar zu geduldig und soll entsorgt werden. Weil viele Dokumente sensible Daten enthalten, empfiehlt sich die Anschaffung eines Aktenvernichters, der die Informationen auf Nimmerwiedersehen zerkleinert. Solche Geräte gibt es in unterschiedlichen Größen und Sicherheitsstufen. Fünf Shredder, die für Abteilungen geeignet sind, hat FACTS einem Vergleichstest unterzogen.

Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat Unternehmen dazu gebracht, ihre Daten sorgfältiger zu handhaben. Es wurden Zugriffsrechte vergeben, Kundendaten auf rechtmäßige Speicherung überprüft und viele weitere Maßnahmen eingeleitet, die insbesondere den digitalen Bestand betreffen. Für Papierakten ist es wichtig, dass sie sorgfältig hinter verschlossenen Schranktüren aufbewahrt werden, damit Unbefugte keinen Zugriff haben. Ebenso spielt es eine Rolle, dass beim Entsorgen von Dokumenten personenbezogene Daten nicht einfach im Papierkorb landen – und hier kommen Aktenvernichter ins Spiel. Diese stellen sicher, dass sich niemand diese „abgelaufenen“ Informationen aneignen kann.
Die 5 Testkandidaten
Die Geräte im Test (v. l. n. r.): Powershred 73Ci (Fellowes), Kobra 260 TS C4 (Hefter), HSM SECURIO B24 (HSM),
IDEAL 2445 CC (Krug & Priester), Dahle ShredMATIC 35120 (Novus Dahle)

Fünf Aktenvernichter im Vergleichstest

Im FACTS-Leistungstest stellten sich fünf Aktenvernichter dem Vergleich. Angefragt waren Geräte, die gemäß Sicherheitsstufe P-4 arbeiten – das heißt, dass sensible Unternehmensdaten DSGVO-konform zerkleinert werden –, sie sollten mindestens zehn Blatt gleichzeitig vernichten können und einen Auffangkorb von mindestens 20 Litern Größe bereitstellen, damit er nicht ständig geleert werden muss. Gewünscht war außerdem, dass sie Kreditkarten und DVDs zerkleinern können. Damit sind sie für das Büroumfeld geeignet – entweder eine Abteilung oder einen Arbeitsplatz, an dem ständig schützenswerte Dokumente vernichtet werden, etwa in der Personalabteilung.
Das Spektrum des Möglichen ist groß: Die eintreffenden Probanden erfüllen mit kleinen Ausnahmen die Kriterien und fallen doch unterschiedlich aus – optisch und funktional. Die verschiedenen Größen hängen vor allem mit dem Auffangbehälter zusammen. Die Testkandidaten überschritten die „mindestens 20 Liter“ aus der Anfrage teilweise deutlich: Zwischen 23 und 60 Liter fassen sie, das reicht für eine ganze Menge Papier. Sobald der maximale Füllstand erreicht wird, leuchtet bei allen eine Anzeige auf und sie verweigern die Weiterarbeit. Das Fellowes-Gerät verfügt zudem über ein Sichtfenster, in dem sich der aktuelle Füllstand zeigt.
Außer dem von Fellowes befinden sich die Geräte dauerhaft im Stand-by-Modus: Nach dem Einschalten starten sie, sobald Papier angelegt wird, die Schneidwellen laufen automatisch an. Der Fellowes-Shredder wird vor Gebrauch über das große Power-Touchfeld eingeschaltet, bleibt daraufhin ebenfalls ein paar Minuten in Betriebsbereitschaft, bevor er sich komplett ausschaltet. Alle fünf stoppen von selbst, wenn die Arbeit getan ist, doch auch, wenn der Behälter voll ist, die Tür geöffnet wird oder es zu einer Überlastung aufgrund von Überhitzung oder Stau kommt.
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Komfortabel: Der Shredder von Novus Dahle verfügt über einen automatischen Papiereinzug für 120 Blatt.
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INFO

Folgende Kriterien sollten die angefragten Testkandidaten erfüllen:
•  Sicherheitsstufe P-4
•  mind. 10 Blatt Schneidleistung
•  mind. 20 Liter Auffangvolumen
•  CDs und Plastikkarten als zusätzliches Schnittgut

Partikelschnitt

Die wichtigste Aufgabe ist, die Daten auf dem Träger sicher unlesbar zu machen. Streifenschnitt geht erheblich schneller vonstatten als Partikelschnitt, bei dem die feinen Streifen zusätzlich quer in kleine Schnipsel zerschnitten werden. Doch das Ergebnis ist deutlich: Partikel zusammenzusetzen und vollständige Dokumente zu rekonstruieren ist für Menschen praktisch unmöglich. Adressdaten oder andere Informationen, die nicht für fremde Augen bestimmt sind, bleiben damit auch im Papierkorb sicher. Für Büroumgebungen empfehlen Hersteller daher die Sicherheitsstufe P-4, mit der DSGVO-konform gearbeitet werden kann.

Geräte mit Schneidwerk für Partikel sind allerdings empfindlicher: Viel schneller verstopft das Schneidwerk, wenn das Papier unsachgemäß zugeführt wird. Daher ist ein leistungsfähiger Motor empfehlenswert.

Zuverlässigkeit beim Einzug

Wenn in einem Unternehmen selten über einen langen Zeitraum Akten vernichtet werden, spielt die Geschwindigkeit eine untergeordnete Rolle, sondern eher die Menge an Blättern, die gleichzeitig zugeführt werden können, sowie allem voran die Zuverlässigkeit.

Denkbar ist zum Beispiel Folgendes: Ein Azubi bekommt den Auftrag, 500 Blatt aus einem Ordner zu shreddern. Er beginnt mit Einzelblättern, nimmt aus Langeweile bald mehr und noch mehr – bis er das Gerät überlastet und es zu Papierstau und Stillstand kommt.

Hinzu kommt, dass sehr viel Sorgfalt erforderlich ist, wenn die Blätter gerade eingezogen werden sollen, denn sobald der Einzug auch nur eine Ecke des Papiers „spürt“, startet der Schneidevorgang. Schnell wird also ein Papierstapel diagonal eingezogen und wellt sich, weil der Einzug dafür zu schmal ist. Auch so entsteht Papierstau.

Es ist nicht davon auszugehen, dass der Beispiel-Azubi fachgerecht an die Arbeit geht – doch damit sollte ein Aktenvernichter klarkommen. Deshalb hat FACTS im Test alle Geräte mit viel und mit schief angelegtem Papier an seine Grenzen gebracht, um die Zuverlässigkeit auf die Probe zu stellen.
Hier zeigte sich gleich eine kleine, aber sehr sinnvolle Sache: Bei Fellowes, HSM und Novus Dahle ist beim Einzug ein Hinweis auf die Blattanzahl angebracht, die dem Gerät maximal zugeführt werden soll. Denn wo liest sich schon jeder Nutzer die Bedienungsanleitung aufmerksam durch und merkt sich diese Information auf Dauer? Möglicherweise beachtet der Azubi diesen Hinweis direkt beim Papiereinzug und kann seine Aufgabe ohne Ärgernis erledigen.

Bei der Staubehebung wurden die Unterschiede deutlich. Es ist sehr lästig, Papier zu entfernen, das sich zwischen die schlecht zugänglichen „Zähne“ des Aktenvernichters gesetzt hat. Diese Mühsal mussten die Testredakteure vor allem beim Securio von HSM mehrmals vornehmen, weil er sich schwertut, sobald das Papier nicht absolut gerade eingelegt wird. Zwar mühte sich der Rückwärtsgang beim Betätigen der Taste redlich ab, doch kam der Rücklauf schneller als bei den Kontrahenten an seine Grenzen. Dies passierte – nicht ganz so schnell – auch beim Ideal-Gerät von Krug & Priester. Der Kobra vom Lieferanten Hefter hingegen war sehr zuverlässig beim Einzug und zerkleinerte auch einige Blatt mehr als vom Hersteller angegeben.

Der Shredmatic von Novus Dahle erwies sich bei unsachgemäßer Behandlung als wenig stauanfällig, darüber hinaus hat er eine Komfortfunktion, durch die das gar keine Rolle mehr spielt: einen automatischen Einzug. Hier kann der Beispiel-Azubi gleich einen Packen mit 120 Blatt einlegen und sich einer Chatgruppe auf dem Smartphone zuwenden, bis der Shredder das Papier gleichmäßig und zügig Blatt für Blatt vernichtet hat.

Regelrecht beeindruckend hob sich allerdings der Powershred von Fellowes von seinen Widersachern ab: Er ist mit einer intelligenten Staubehebung ausgestattet, die diese Bezeichnung verdient. „Spürt“ der Einzug nur eine Papierspitze, startet er erst gar nicht, ebenso verweigert er die Arbeit, wenn ihm der zugeführte Stapel zu dick ist. Dennoch futtert er auch mehr Papier als vom Hersteller angegeben, sogar wenn es schief eingelegt wird. Kommt es trotzdem zu einem Stau, regelt er ihn durch automatisches Vor- und Zurückfahren, bis er ihn bewältigt hat, wobei er zwischendurch kleine Abkühlpausen einlegt.

Beim Test des Einzugs fiel auch auf, dass die Einzugsbreite der Geräte von Fellowes und Novus Dahle schmal ist und nur Dokumente bis A4 hineinpassen, während in denen der anderen auch C4-Umschläge noch bequem Platz finden. Dieser Spielraum ist auch beim weniger präzisen Anlegen relevant.

Geräuschentwicklung

Nicht unerheblich ist beim Shreddern die Geräuschentwicklung. Ähnlich wie beim Staubsaugen kann zu viel Lärm ganz schön auf die Nerven gehen. Lautlos geht es aber nicht. Als relativ leise erwiesen sich die Geräte von Hefter und Novus Dahle. Letzteres gibt ärgerlicherweise als Einziges beim Einschalten und Schließen der Klappe Motorgeräusche von sich, wohingegen es – ebenfalls als Einziges – CDs nahezu lautlos zerteilt: eine Wohltat zu dem Lärm der krachenden Silberscheiben in den Testkollegen. Die „Terminatoren“ von Fellowes und Krug & Priester fielen auch bei Papier durch mehr Lärm auf.
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Schnittguttrennung: Papierschnipsel landen im Auffangkorb. Bei Fellowes kommen die CD-Splitter direkt dazu und können nicht getrennt entsorgt werden. Bei HSM landet ein Teil davon im CD-Beutel, sofern man ihn nicht vorher entfernt.

Sicherheit

Shreddern ist aufgrund der kraftvollen Schneidwellen nicht ganz ungefährlich, weshalb der Nutzer mit ihnen nicht in Berührung kommen darf. Bei allen dieser bereits höherwertigen Testkandidaten stoppt der Vorgang automatisch, sobald die Klappe zum Behälter geöffnet wird, über dem sich die Walzen offen befinden. Nicht umsonst warnen die Hersteller darüber hinaus auf ihren Geräten mit diversen Symbolen, damit keine langen Haare oder Krawatten in den Einzug geraten. Hier sind die Geräte von HSM und Krug & Priester vorbildlich konstruiert, da die Papierzufuhr nicht – wie bei den anderen dreien – von oben, sondern mithilfe einer Schutzklappe von vorn erfolgt, was es einem Schal schwerer macht, sich zu dem Papier in den Schlitz zu drängen, bei Letzterem von beiden sogar nahezu unmöglich.

Sicherheitsvorkehrungen betreffen nicht nur den Schutz der Nutzer, sondern auch den Schutz des Geräts: Hier müssen die Walzen und der Motor geschont werden. Bei Kobra gibt es optional einen Metalldetektor, der Heft- und Büroklammern erkennt und stoppt. So werden die Klingen für lange Zeit geschont, doch ist das nicht jedermanns Sache: Unter Umständen ist es wichtiger, einfach zu arbeiten, ohne sämtliche Klammern zu entfernen. Eigentlich sollten die Geräte auch das aushalten können – wie lange, kann in einem mehrwöchigen Test nicht ermittelt werden, das stellt sich erst nach mehreren Jahren heraus.

Vor einer Überhitzung des Motors warnte jedes Testgerät: Es stoppte und eine Anzeige leuchtete auf. Besonders vorsichtig war der Fellowes, der sich lästigerweise nach zehn Minuten Betriebszeit eine längere Pause zum Abkühlen gönnte – auch wenn der Betrieb gar nicht anstrengend war; wer das nicht weiß, ist einigermaßen irritiert. Generell stoppen die Geräte, wenn ein Papierstau entsteht. Hier zeigte sich das HSM-Gerät sehr tolerant und stoppte mitunter erst, wenn es schon zu spät war, während das von Fellowes einen Stau – wie oben beschrieben – sehr selbstständig behob.
Darüber hinaus stoppen die Geräte, wenn der Auffangbehälter voll ist. Auch so wird Stau vermieden. Im Test haben alle fünf Kandidaten zuverlässig gestoppt, sobald das neue Schnittgut im Behälter zu wenig Platz vorfand.

Nachhaltigkeit

Wer sagt, dass die Geräte auch nach vielen Jahren noch ihren Dienst tun? So etwas herauszufinden kann ein Produkttest nicht leisten, denn nach zehn oder gar 20 Jahren sind die Produkte, die einen Test über die lange Zeit bestanden haben, möglicherweise gar nicht mehr erhältlich. Dabei spielt es unter anderem eine Rolle, ob die Schneidwellen aus gehärtetem Stahl, das Getriebe gekapselt, die Zahnräder präzise und die Elektronik staubgeschützt sind. Trifft dies nicht zu, kann es sein, dass ein zunächst gut arbeitender Aktenvernichter mit der Zeit schlechter schneidet und nach wenigen Jahren seinen Geist aufgibt. Ein Tipp: Vor dem Kauf sollte man sich erkundigen, ob und wo Ersatzteile erhältlich sind (vor Ort oder aus Übersee?), wie lange deren Verfügbarkeit garantiert ist und ob die Möglichkeit zur Reparatur besteht.

Sichtbar bei den Testgeräten ist, dass die Gehäuse bei Fellowes und Novus Dahle aus billigem, dünnem Kunststoff und die Rollen instabil sind, während der Korpus des HSM-Shredders höherwertig verarbeitet ist und Hefter und Krug & Priester Holzschränke nutzen. Die Rollen des Hefter/Kobra-Shredders sind solche wie von einem Bürodrehstuhl und erwecken so schon Vertrauen aus Erfahrung. Bei FACTS leistet eines der ersten Testgeräte überhaupt – es muss älter als 20 Jahre sein und stammt von Krug & Priester – bis heute seinen Dienst.

Qualität und ein erwartbar langes Produktleben sind zudem Merkmale für Nachhaltigkeit. In diesem Punkt hat FACTS auch die Schnittguttrennung berücksichtigt. Dabei liegt Novus Dahle vorn, denn hier wird sortenrein getrennt. Hefter ist dabei nicht schlechter, doch muss man für das Papier mangels Behälter unbedingt einen Plastiksack in den Bügel einhängen, während alle anderen die Wahl lassen, direkt in den Behälter zu shreddern. HSM ermöglicht es, ergänzend einen CD-Sack einzuhängen, der aber wieder entfernt werden sollte, weil dort sonst auch Papier hineinfällt. Bei Krug & Priester ist das Shreddern von CDs nicht vorgesehen; Karten werden über denselben Einzug wie Papier verarbeitet und vermischen sich damit. Ebenso plumpsen bei Fellowes CD-Splitter und Papierschnipsel durcheinander.

Fazit

Fellowes Powershred 73Ci: Auf den ersten Blick billig und vergleichsweise wenig vertrauenerweckend, zeigte er im Test doch besondere Stärken und Zuverlässigkeit: Wird zu viel Papier zugeführt, läuft er erst gar nicht an; bei schief eingelegtem Papier reguliert er den drohenden Stau durch Rück- und Vorfahren selbst. FACTS konnte den Shredder zu keinem Stillstand bewegen.
Punktabzug gibt es aufgrund der fehlenden Trennung von Schnittgut, der hohen Lautstärke sowie des scheinbar grundlosen Abschaltens nach zehn Minuten Arbeit für 20 Minuten. Wer mit dieser automatisch eingeleiteten Abkühlungsphase nicht vertraut ist, hält das Gerät für defekt.

Hefter Kobra 260 TS C4: An dem größten und teuersten Aktenvernichter im Test gab es nichts auszusetzen. Seine Verarbeitung ist sehr hochwertig und lässt auf eine lange Lebensdauer schließen. Er erledigte sämtliche Aufgaben einwandfrei und konnte nur durch gänzlich unsachgemäße Bedienung zu einem Papierstau „überredet“ werden, der schnell behoben war. Lediglich durch den fehlenden Auffangbehälter fiel er negativ auf: Während bei allen Kontrahenten freigestellt ist, ob Säcke genutzt werden oder direkt in den Behälter geshreddert werden soll, muss hier obligatorisch ein großer Plastiksack in den Bügel eingehängt werden. Für CDs gibt es ein separates aushängbares Fach.

HSM SECURIO B24: Auf keinen Fall sollte man hier auch nur ein Blatt mehr als die empfohlene Maximalmenge zuführen, denn die Staubeseitigung ist dann nur noch manuell zu bewältigen: Schneidwerk vornehmen, Schraubendreher anlegen und stochern, bis die Schneidwellen wieder frei sind. Dennoch macht das Gerät einen hochwertigen und langlebigen Eindruck.
Die CD-Schnipsel waren hier erheblich viel kleiner als bei den anderen Geräten, obwohl keine höhere Sicherheitsstufe angegeben war. Ärgerlich ist allerdings, dass der CD-Sack auch Papier auffängt und man ihn für eine sortenreine Trennung extra einhängen und wieder entfernen muss.

Krug & Priester IDEAL 2445 CC: Er wurde im FACTS-Einzeltest vor einiger Zeit mit „sehr gut“ bewertet, ist auch tatsächlich hochwertig und solide verarbeitet und in Sachen Sicherheit der Beste. Dennoch muss er im direkten Vergleich mit den anderen Testgeräten Punktabzug hinnehmen, denn ihnen gegenüber erwies er sich als relativ unzuverlässig und laut. Er kann keine CDs vernichten und zerschneidet Karten nicht getrennt von Papier. Positiv ist der geringste Stromverbrauch zu nennen.

Novus Dahle ShredMATIC 35120: Wie das Gerät von Fellowes macht auch dieses keinen besonders soliden Eindruck, der jedoch ebenfalls täuscht. Ein großes Plus ist der automatische Einzug für 120 Blatt, der die geringe Menge an manueller Zuführkapazität mehr als wettmacht. Herausragend ist auch der Papierschnitt, der die angegebene Sicherheitsstufe übertrifft. Auch bei der Geräuschentwicklung fiel er positiv auf. Das Zerschneiden von DVDs erledigte er als Einziger sogar gänzlich geräuschlos. Allerdings verhält er sich – ebenfalls als Einziger – beim Einschalten und Neustarten, beispielsweise nach dem Schließen des Auffangkorbs, geräuschvoll.

Anja Knies
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Total verstopft: Unsachgemäße Nutzung, etwa das Papier schief einlegen, bringt die meisten Aktenvernichter schnell an ihre Grenzen.
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Optische Datenträger: Bei derselben Sicherheitsstufe O-3 zerschneiden drei Geräte CDs in grobe Bruchstücke (unten). Der Shredder von HSM (oben) zerlegt sie in kleine Splitter.
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Spaghetti oder Konfetti? – Schutzklassen und Sicherheitsstufen

In Verbindung mit Aktenvernichtern ist von Schutzklassen und Sicherheitsstufen die Rede. Die drei Schutzklassen haben weniger mit den Geräten zu tun als vielmehr mit den Dokumenten, die sie vernichten sollen, und dienen der Einschätzung: Schutzklasse 1 bezieht sich auf Papier ohne personenbezogene Daten oder Betriebsgeheimnisse, bei 2 sind es unternehmenstypische Dokumente, die einen Schutzbedarf haben, und unter 3 fasst man Dokumente mit hochsensiblen Daten zusammen. Entsprechend der Einstufung wählt man unter den sieben Sicherheitsstufen die geeignete aus. Dabei geht es nicht nur um Papier, sondern auch um andere Datenträger, die von Aktenvernichtern zerstört werden können, das sogenannte Schnittgut:

Schnittgut-Klassen
P    Papier
F    Verkleinerungen (z.B. Mikrofilme)
O    optische Datenträger (z.B. CDs, DVDs)
T    magnetische Datenträger (z.B. Diktierkassetten, Kreditkarten, Disketten)
H    magnetische Datenträger mit höherer Datendichte (Festplatten)
E    elektronische Datenträger (z.B. Chipkarten, USB-Sticks)

Die an die Buchstaben angehängten Ziffern von 1 bis 7 beziehen sich auf die Größe der Schnipsel, die beim Shreddern entstehen und Dokumente entsprechend leicht, schwer oder gar nicht rekonstruierbar machen. Das geht von einfachen Längsstreifen über feines Konfetti bis hin zu Staub. Bei den Streifen kann man sagen, besser als nichts. Sollen personenbezogene Daten, etwa Anschriften auf Briefen, DSGVO-konform zerkleinert werden, ist eine höhere Schutzstufe notwendig – die Hersteller empfehlen bei Papier die Stufe 4. Es ist kaum denkbar, dass der Aufwand, den die Wiederherstellung solcher Dokumente mit sich bringen würde, im Verhältnis zum Nutzen stände. Die höchsten Stufen sind für absolut geheime Daten, etwa im Zeugenschutzprogramm.

Für Papier im Detail
Teile pro A4-Seite je Sicherheitsstufe    
P-1     36 Streifen     
P-2     75 Streifen     
P-3     312 Schnipsel     
P-4     421 Schnipsel    
P-5     2.000 Schnipsel    
P-6     6.000 Schnipsel    
P-7     15.000 Schnipsel