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Meetings gestalten – aber richtig

Meetings gestalten – aber richtig

Statistisch gesehen verbringen Mitarbeiter im Schnitt rund 18 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit in Meetings. Viel Zeit, die viel Geld kostet. Umso wichtiger ist es, Besprechungen effizient zu gestalten. Drei Faktoren sind dabei entscheidend.

Meetings können richtige Zeitfresser sein – vor allem dann, wenn sie nicht gut organisiert und langweilig gestaltet sind, sodass Mitarbeiter „abschalten“ und sich lieber mit anderen Dingen beschäftigen, oder aber wenn die vorhandene Technik streikt und der Raum ungünstige Bedingungen aufweist. Das Sprichwort „Zeit ist Geld“ kommt nicht von ungefähr: Ein dreistündiges Meeting mit zehn Teilnehmern, so hat Torsten Bechler, Manager Product Marketing Sharp Business Systems Deutschland GmbH, in seinem Webinar zum Thema „Meetings effizient gestalten“ ausgerechnet, kostet rund 1.500 Euro. Dabei sind Kosten für die Vorbereitung und Organisation, die Beschaffung von Unterlagen und die Raummiete noch gar nicht mit einberechnet, ebenso wie eventuelle Aufwendungen für anfallende Reisen. Um all diese Kosten beispielsweise durch den Verkauf von Produkten zu kompensieren, müsste das Unternehmen einen Umsatz von 5.000 bis 10.000 Euro machen. „Macht man sich diese Summen erst einmal richtig bewusst, wird deutlich, warum es so wichtig ist, dass Meetings effizient ablaufen und Ergebnisse erzielen, die das Unternehmen weiterbringen“, erklärt Bechler. „Bezogen auf das Beispiel wird umgerechnet alle 36 Sekunden ein Euro fällig.“ Für den Erfolg oder Misserfolg einer Besprechung sind drei Faktoren maßgeblich: Der Mensch als Teilnehmer an einem Meeting, die bereitgestellte und verwendete Technik und die Gestaltung des Besprechungsraums.

Faktor „Mensch“

Wenn die Teilnehmer zu spät zu einem Meeting kommen (52 Prozent tun dies im Schnitt), da sie ihre Unterlagen suchen müssen oder noch mit Kollegen auf dem Flur über andere Themen diskutieren, wenn sie sich im Meeting langweilen (rund 56 Prozent) und deshalb lieber mit dem Smartphone spielen oder die Mails checken, ist es fast vorprogrammiert, dass die Besprechung zu keinen sinnvollen Ergebnissen führen wird. Ob es nun an der „falschen“ Zusammensetzung der Teilnehmer liegt oder vielleicht daran, dass vorab nicht kommuniziert wurde, worum es in dem Meeting geht und was das Ziel ist, sollte dringend analysiert werden. Bechler rät dazu, als Organisator auf eine nicht zu große, aber entscheidungsfähige Runde zu setzen und im Vorfeld zu überlegen, ob das Meeting wirklich notwendig ist, oder ob sich einige Sachverhalte nicht auch per Mail oder über ein Telefonat regeln lassen. Sinnvoll ist es zudem, einen Moderator zu ernennen, der das Meeting führt und auf eine vorab definierte Zeitbegrenzung achtet.

Faktor „Technik“

Eine zeitgemäße technische Ausstattung ist kaum mehr aus einem Besprechungsraum wegzudenken – nur die wenigsten setzen ausschließlich auf analoge Mittel. Problematisch wird es, wenn Verbindungsprobleme, die mangelnde Vertrautheit mit den Präsentationstools oder Schwierigkeiten, verschiedene Konferenzplattformen zu verbinden, das Meeting erschweren. Für eine zielorientierte Besprechung ist es unabdingbar, dass die Ausrüstung modern und funktionsfähig ist. „Wir haben uns zu diesem Thema viele Gedanken gemacht und getreu dem Motto ‚reingehen, anschließen und loslegen‘ mit dem Windows Collaboration Display von Sharp ein Tool mit großem Sparpotenzial entwickelt“, berichtet Bechler. Laptops lassen sich mit ihm kabellos oder über ein acht Meter langes Kabel verbinden. Das Display schaltet sich automatisch ein und wählt die richtige Eingangsquelle. In der Menüleiste muss nur das passende Collaboration-Display ausgewählt werden und schon kann das Meeting starten.
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Ob formelle, informelle oder kreative Meetingsituationen – das Präsentationssystem mit USB-Connection fügt sich in alle Räume ein.
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Über integrierte Sensoren misst das Windows Collaboration Display von Sharp die Temperatur, das Umgebungslicht sowie Luftfeuchtigkeit und -qualität.
Das Display ist für Skype for Business zertifiziert, auch Microsoft Teams wird unterstützt. Ein integriertes Richtmikrofon nimmt den Schall in einem Bereich von vier bis sechs Metern auf. Die eingebaute Kamera liefert mit einem Blickwinkel von 102 Grad eine Videoübertragung in HD-Qualität.

Zu einer Besprechung gehört auch das Schreiben von Gedanken, Notizen und Protokollen. „In Microsoft 365 kann dafür die Whiteboard-App genutzt werden“, sagt Bechler. „Die Whiteboards lassen sich dann auf dem digitalen Flipchart öffnen, und Freihandzeichnungen in verschiedenen Farben sowie Bilder und Notizen per ‚Post-it‘ können hinzugefügt werden.“ Mehrere Personen können teilnehmen und an dem Whiteboard mitarbeiten. Das Erarbeitete lässt sich anschließend speichern und versenden.

Faktor „Raumklima“

Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung der Raumgestaltung, schließlich haben die zur Verfügung stehende Fläche, die Einrichtung und der Stil einen Einfluss auf die Geistesleistung der Anwesenden. Je nachdem für welches Besprechungsformat (formelles oder informelles Meeting, Workshop oder kreatives Meeting) der Raum dient, sollte er entsprechend ausgestattet sein. Neben der Größe und der Möblierung müssen auch die Temperatur, die Luftfeuchtigkeit und die Beleuchtung stimmen. Schließlich beeinträchtigen ungünstige Bedingungen beispielsweise die Konzentration, die Kreativität und die Aufmerksamkeitsspanne. Praktischerweise verfügt das Windows Collaboration Display von Sharp über intelligente Sensoren zur Messung von Temperatur, Umgebungslicht sowie von Luftfeuchtigkeit und -qualität. Der dafür verantwortliche IoT-Sensor HUB ist am Display installiert und misst nach dem Einschalten automatisch die genannten Werte. Anschließend lassen sich Statistiken und Verläufe anzeigen und man kann reagieren. Auf diese Weise kann dazu beigetragen werden, dass im Meetingraum die bestmöglichen Voraussetzungen herrschen.
 
Anna Köster