Test: Frankiermaschine SendPro+ von Pitney Bowes

Briefe und Pakete mit derselben Frankiermaschine freizumachen ist technisch kein Kunststück. Die Herausforderung liegt vielmehr in der Zertifizierung der geldwerten Drucke durch die Dienstleister. Die Etiketten beziehungsweise Stempel sehen bei jedem anders aus und haben ganz bestimmte Vorgaben für maschinelle Verarbeitung. Auch in der Abrechnung – ob per Vorkasse oder Rechnung – unterscheiden sie sich. Pitney Bowes hat dieses Problem mit der SendPro+ gelöst. Die Frankiermaschine besitzt neben der Zuführung für Briefe einen kleinen Rollendrucker, der Paketetiketten in unterschiedlichen Größen bedruckt. Über Online-Schnittstellen zu den Dienstleistern werden die korrekte Anmeldung und Abrechnung der Sendungen abgewickelt. Für diese Aufgaben ist die Lösung SendPro online integriert, die FACTS bereits im Test mit „sehr gut“ beurteilt hat (siehe Ausgabe 11/2019, Seite 84).

Mit dieser kompakten Komplett-Poststelle können auch Versender mit kleinem oder mittelgroßem Volumen professionell arbeiten, lautet das Herstellerversprechen. FACTS hat getestet, ob er dieses Versprechen einlöst.

Die schicke weiße Maschine war schnell eingerichtet und per WLAN mit dem Internet verbunden. Auf dem großen Farb-Touchdisplay findet sich eine ausgesprochen verständliche Übersicht mit ansprechenden Symbolen, wo zunächst Brief oder Paket zur Wahl steht.

Die Brieffunktionen erklären sich auch solchen Nutzern von selbst, die noch nie eine Frankiermaschine bedient haben. Als Erstes steht die Entscheidung für eine Kostenstelle – die Verwaltung der Kostenstellen ist für diese Maschinenklasse übrigens beachtlich, weil sie in der Funktionalität den großen Maschinen entspricht. Danach wählt man entweder das Produkt direkt aus oder man legt einen Brief auf den Wiegeteller, woraufhin es automatisch auf dem Display erscheint. Dann lassen sich noch Zusatzleistungen wie Einschreiben oder Prio-Sendung hinzubuchen. Im Anschluss wird der Brief – oder bei großformatigen Sendungen der Frankierstreifen – sauber durchgezogen. Wer möchte, kann den Briefschließer einschalten, der in die Maschine standardmäßig integriert ist. Bei manueller Kuvertierung ist das eine gute Option. Nach dem Start und der Frankierung läuft der Einzug noch ein paar Sekunden weiter und stoppt automatisch, wenn kein Nachschub kommt. So weit, so einfach.

Die Paketfreimachung ist ein bisschen komplizierter. Zum einen definiert jeder Dienstleister seine Produkte auf seine Weise, weshalb Maße und Gewicht eingegeben werden müssen. Die SendPro+ macht es einem dabei so leicht wie möglich, indem sie das Gewicht von der Waage übernimmt und Maße sich manuell eingeben oder über selbst gespeicherte Sendungsarten auswählen lassen: Wer eine kleine Auswahl an Verpackungen bereithält, ist mit den gespeicherten Sendungsarten bestens bedient. Bei ungewöhnlichen Dimensionen hilft nur ein Maßband.

Jetzt stellt die Maschine eine Auswahl an Dienstleistern mitsamt Preisen bereit. Man kann sich nun für den günstigsten, den schnellsten oder den nach eigener Erfahrung zuverlässigsten entscheiden. Pitney Bowes ermöglicht es auch, die Auswahl zu ergänzen, wenn man beispielsweise häufig einen regionalen Anbieter nutzen möchte.

Während Geschäftsbriefe die Adressierung auf dem Briefbogen im Fenster zeigen, müssen Pakete nach der Fertigstellung mit den Daten versehen werden – die Dienstleister wünschen sich maschinenlesbare Formate auf dem Versandetikett. Auch dabei bietet die SendPro+ Unterstützung, denn sie verfügt über eine Adressdatenbank, die sich mit einem Verzeichnis bestücken lässt. Erstmalig verwendete Anschriften kann man über die Tastatur auf dem Display eingeben und bei Bedarf abspeichern. Ebenso lassen sich Bestandsadressen aufrufen und ändern.

Auch bei Paketen gibt es Zusatzleistungen, die sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden. So können zum Beispiel eine Abholung gebucht oder ein Abholort festgelegt werden. Außerdem kann man einen Rückholauftrag aufgeben.

Keiner der Testredakteure hatte Schwierigkeiten mit der Erstellung eines Etiketts, das sie im Anschluss herunterladen, ausdrucken und aufkleben konnten. Nach dem Versand bietet die SendPro+ ein Tracking an, sodass Versender dafür nicht mehr das Portal des Dienstleisters aufsuchen müssen, sondern ihre Sendung in der Versandliste aufrufen und den Status einsehen können. Die Daten stehen in Echtzeit bereit.

Sowohl für Briefe als auch für Pakete steht ein detailliertes Reporting zur Verfügung. Alle Sendungen erscheinen nach Datum und Kostenstelle in einer Liste, die man in drei verschiedenen Formaten per E-Mail verschicken kann. Bei Paketen besteht zusätzlich die Möglichkeit, den Auftrag mit Informationen zu ergänzen. Das hält FACTS für äußerst nützlich: Wenn eine Nachfrage zu einem Paket aufkommt, stehen außer dem Versanddatum auch Angaben zum damit verbundenen Geschäftsvorfall oder dem Inhalt der Sendung parat. Auf diese Weise lässt sich ein hieb- und stichfestes Postausgangsbuch direkt in der Maschine führen.

Anja Knies