Work im Flow: transparente Rechnungsbearbeitung

Vor 60 Jahren ging es mit fünf Personen in Mönchengladbach los, bis heute hat sich die Heinrich Schmidt GmbH & Co. KG zu einer Großhandelsgruppe mit mehr als 2.000 Mitarbeitern, 110 Selbstabhollagern und 32 Ausstellungshäusern in ganz Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen entwickelt. Hier können Handwerker ihren Bedarf an Produkten für Sanitär, Heizung und Klima decken. Der Mittelständler ist mit seinem umfassenden Angebot heute unter Sanitär- und Heizungsfachbetrieben ein Begriff.

Die engmaschige Zusammenarbeit von zwölf einzelnen Unternehmen bietet Kunden zahlreiche Vorteile, ist für die Firmengruppe aber auch anspruchsvoll. So müssen bei tausenden Produkten jeweils sehr viele Varianzen berücksichtigt werden. Daher musste das Unternehmen früher in Kauf nehmen, dass Rechnungen nicht immer bis in die Detailtiefe geprüft werden konnten. In der Folge waren falsch abgerechnete Preise und Fehlbestände nicht ausgeschlossen. Doch natürlich muss es das Ziel sein, die Einstandspreise und den Lagerbestand stets im Überblick zu haben. Der teils sehr komplizierte und papierlastige Arbeitsfluss sorgte zudem dafür, dass Skontozahlungen nicht immer eingestrichen werden konnten. Der Workflow im Rechnungswesen war kompliziert und damit wenig effizient. Ein Zustand, den das Unternehmen unbedingt ändern wollte.

Die Unternehmensgruppe wünschte sich besonders im Kerngeschäft dringend mehr Transparenz für ihr Rechnungswesen. Gesucht wurde eine unternehmensweite Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung sowie für Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse, die alle Warenbestände auf Positionsebene herunterbricht und Fehllieferungen sofort bemerkt. Der Einsatz einer solchen Lösung sollte außerdem den Kundenservice weiter verbessern und die Position gegenüber Lieferanten stärken.

Mit diesen Anliegen wandte sich die Heinrich Schmidt Gruppe an ALOS, die auf Dokumentenmanagement spezialisierte Tochter von Kyocera. Im Rahmen eines ausführlichen Workshops konnten gemeinsam die Probleme im Detail identifiziert werden. Danach erarbeitete ALOS in enger Abstimmung mit dem Team von Heinrich Schmidt ein komplettes Lösungskonzept. „Aufgrund unserer langjährigen, guten, kooperativen und sehr offenen Zusammenarbeit mit der Heinrich Schmidt Gruppe und unserer Projekterfahrung konnten wir eine ideale Lösung anbieten und weiteres fachliches Know-how in der Branche aufbauen. Diese Erfahrungswerte kommen künftig nun auch anderen Kunden zugute“, führt Axel Schneider, Manager Sales bei ALOS, aus.

„ALOS hat uns während des gesamten Prozesses begleitet und maßgeschneiderte sowie prozessoptimierte Lösungen entwickelt. Dabei standen uns die Verantwortlichen jederzeit mit ihrer Erfahrung zur Verfügung.“

„Die Erfahrung unseres Partners ALOS im Bereich der Digitalisierung hat sich für die Heinrich Schmidt Gruppe mehr als ausgezahlt.“

Das konkrete Ziel war, dass im Bereich der Finanzbuchhaltung Buchungen aus Rechnungsbelegen automatisiert erstellt werden können. Die Umstellung auf einen weitgehend elektronischen Rechnungsversand sollte die Mitarbeiter entlasten. Ebenso sollte im Bereich Einkauf eine Software die Prüfung von Rechnungen auf Positionsebene vereinfachen.

Es ging darum zu erkennen, ob ein Rechnungsbeleg fehlerfrei ist oder ob Unklarheiten ersichtlich sind, die eine Prüfung sinnvoll erscheinen lassen. Dabei sollte die Einkaufsrechnungsprüfung trotz der dezentralen Bearbeitung in den einzelnen Gruppenunternehmen weitgehend angeglichen werden. Dort, wo Vorgänge tatsächlich verifiziert und geklärt werden mussten, sollte das ohne Zeitverzögerung in der entsprechenden Fachabteilung erfolgen. Nicht zuletzt stand im Fokus, durch die automatische Erstellung von Belastungsanzeigen Zeit zu sparen und Kapazitäten der Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben zu schaffen.

Basisbestandteile der Lösung von ALOS sind Kofax KTM und der Einsatz der Low-Code-Digitalisierungsplattform JobRouter. Die Intelligent-Automation-Software-Plattform Kofax ermöglicht die Transformation informationsintensiver Geschäftsprozesse und reduziert manuelle Tätigkeiten und Fehler. Das minimiert die Kosten und hilft unter dem Strich dabei, die Kundenbindung weiter zu verbessern. Die Kombination der vorgeschlagenen Lösungen hat sich damit als das exakt passende Komplettpaket erwiesen, um die identifizierten Probleme bei den Unternehmen der Heinrich Schmidt Gruppe zu lösen, Prozesse zu optimieren und den alltäglichen Workflow einfacher, transparenter und effizienter zu machen. „Die Bedürfnisse der Heinrich Schmidt Gruppe konnten wir schnell erfassen und mit JobRouter eine Lösung anbieten, die nicht nur die Effektivität der einzelnen Gruppenmitglieder erhöht, sondern auch zu der gewünschten Transparenz geführt hat“, fasst Hans-Peter Goletz, Area Sales Manager bei ALOS, zusammen.

Die Realisierung des Projekts verlief zügig und ohne Einschränkungen für den laufenden Geschäftsbetrieb. Nach der Implementierung der Komplettlösung und der erfolgreichen Durchführung einer etwa halbjährigen Testphase erfolgte der gruppenweite Rollout ohne weitere Pilotprojekte. Das von ALOS vorgeschlagene und integrierte Lösungskonzept überzeugte auf ganzer Linie: „ALOS hat uns während des gesamten Prozesses begleitet und maßgeschneiderte sowie prozessoptimierte Lösungen entwickelt. Dabei standen uns die Verantwortlichen jederzeit mit ihrer Erfahrung zur Verfügung“, betont Projektleiterin Katharina Heß und erklärt: „Das Projekt hat für uns eine zentrale Bedeutung. Der Rechnungsprüfungsprozess an sich konnte wesentlich verschlankt werden, sodass sich die Mitarbeiter auf eine tiefere Detailprüfung konzentrieren können. Dadurch konnten wir wiederum gezielte Maßnahmen zur Fehlerbehebung und Nachverhandlungen mit unseren Lieferanten in die Wege leiten, die zu einer nachhaltigen Verbesserung unserer Datenqualität im Artikelstamm führten und auch für Folgeprozesse eine große Bedeutung haben.“

Die positiven Auswirkungen dieser Investition zeigten sich schnell: „Die Erfahrung unseres Partners ALOS im Bereich der Digitalisierung hat sich für die Heinrich Schmidt Gruppe mehr als ausgezahlt“, ist sich Torsten Jansweidt, Leiter Operations und Mitglied der Geschäftsleitung der Heinrich Schmidt Gruppe, sicher. „So konnten die anfänglichen Durchlaufquoten im Rechnungswesen von rund 22 Prozent durch die permanente Anpassung und Optimierung von Prozessen auf mittlerweile mehr als 43 Prozent verbessert werden.“ (akn)