Mach es dem Nutzer einfach, so muss er einfach machen

Axel Schneider: Entwickelt wurde ALOS Scan für professionelle Anwender von einem Inhouse-Spezialisten-Team der ALOS GmbH in Köln. Bei der Erweiterung wurde der Schwerpunkt auf intuitive und moderne Benutzerführung gelegt, wodurch das Digitalisieren von Papierdokumenten weiter vereinfacht, verbessert und beschleunigt wird. Weitere Vorteile der Software sind der Verzicht auf Volumenbegrenzung in der Belegmenge sowie Scannerklassifizierung, was eine Anbindung nahezu aller Beleg-Scanner zulässt.

Schneider: Mit der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Spezifikationen für informations- und rechtssichere Scan-Prozesse vor. Papiergebundene Prozesse lassen sich auf dieser Basis digitalisieren.

ALOS Scan unterstützt Anwender und Anbieter von Scandienstleistungen bei der Umsetzung der TR-RESISCAN durch die automatische Generierung des Transfervermerks. Mit den darin enthaltenen Informationen lassen sich alle Schritte des Scan-Prozesses detailliert nachverfolgen, wodurch ein Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich rechtlich erlaubt wird. Das Ersetzende Scannen ermöglicht die Reduzierung von Verwaltungsaufwänden, die Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit und die Einsparung von Archivierungsflächen.

Schneider: Sie wird nun effizienter. Denn mit den zusätzlichen Modulen ALOS Analyze und ALOS Touch erhalten Anwender optimierte Funktionalitäten für das Erkennen, Klassifizieren und Auslesen von Dokumenten.

ALOS Analyze automatisiert die Prozesse durch OCRTexterkennung und die Zuordnung von Schlagworten zu bestimmten Dokumententypen. Eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten sowie die Reduzierung der manuellen Zuordnung führen zudem zu einer geringeren Fehlerquote.

Mit ALOS Touch können Anwender nicht identifizierbare Dokumente durch intuitive Bedienung per Maus oder Touchscreen manuell klassifizieren und direkt Ordnern oder Personen zuordnen.

Schneider: Für den gesamten sogenannten CaptureWorkflow stellt ALOS Scan den vollen bisherigen Umfang an Funktionen bereit: Dank umfassender Import- und Exportfunktionen unterstützt die Lösung bei der Verarbeitung von Scans externer Systeme und von E-MailEingängen. Sie leistet ebenfalls gute Dienste beim automatischen Erkennen und Auslesen von Informationen unter anderem per Optical Character Recognition – kurz OCR –, Barcode und Patchcode genauso wie bei der Übergabe der eingelesenen Daten zur Weiterverarbeitung an unterschiedliche Folgesysteme wie DMS-, CRM-, ERP-, E-Mail- oder FileShare-Lösungen. Auch eine Anbindung an Microsoft SQL-Server- ist möglich, sodass sich ergänzende Informationen aus Datenbanken im- und exportieren lassen. Insgesamt beschleunigt ALOS Scan Produktions-Scan-Abläufe und verbessert gleichzeitig die Extraktions- und Datenqualität.

Schneider: In der Tat vereinfachen wir mit unseren Modulen die Klassifizierung von Dokumenten und ermöglichen darüber hinaus – insbesondere durch den Transfervermerk – höchste Sicherheit im gesamten Capture-Workflow. Damit unterstützen wir schließlich unsere Kunden bei der Digitalisierung und helfen ihnen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Graziella Mimic