Dokumentenmanagement auf neuem Level

In der Düsseldorfer Zentrale von Hitachi Europe laufen die Fäden zusammen: Insgesamt beschäftigt die europäische Niederlassung des japanischen Elektronikkonzerns rund 43.000 Mitarbeiter in 148 Unternehmen und 21 Ländern. Zu den Hauptgeschäftsfeldern in Europa zählen unter anderem Hitachi Energy mit einem Schwerpunkt auf nachhaltige Mobilität und Smart Cities sowie Hitachi Rail als Anbieter von Schienenverkehrslösungen.

Dokumentenmanagement-Prozesse fanden in der Hitachi-Europazentrale bis vor kurzem vor allem analog statt. So ließen sich etwa Rechnungen nur in Printform bearbeiten. Das war mit hohem Aufwand verbunden und verursachte vermeidbare Druck- und Papierkosten. Die Zeit war reif für einen Wechsel. Das Ziel: ein revisionssicheres, international einsetzbares ECM-System zu implementieren und den internen Kunden einen digitalen Rechnungsworkflow bereitzustellen. Dazu galt es, den hohen IT-Sicherheitsstandards des Konzerns gerecht zu werden.

Als Optimum erwies sich schließlich die Lösung yuuvis RAD. Dafür sprachen viele Gründe. Bei dem ECM-System handelt es sich um eine Cloud-Anwendung. Sie ist revisionssicher, international einsetzbar, erfüllt die komplexen Sicherheitsbestimmungen von Hitachi und die Anforderungen der Belegschaft. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden in den Entscheidungsprozess einbezogen und erkannten bereits bei der ersten Demonstation, dass die Software Dokumentenworkflows wesentlich vereinfacht und beschleunigt.

Reibungslose Integration

Das ist nicht zuletzt aufgrund der reibungslosen Integration in bestehende Systeme der Fall. So erlaubt yuuvis RAD einen individuellen Rechnungseingangs-Workflow mit automatischer Rechnungslesung und Integration in das verwendete ERP-System Microsoft Dynamics AX. Die Dokumente lassen sich effizient digitalisieren  und klassifizieren: Dafür wird der gesamte Rechnungsinhalt durchsuchbar gemacht, die Metadaten werden anschließend automatisch extrahiert und zugeordnet. Darüber hinaus überzeugte der hohe Sicherheitsstandard der Technologie den Konzern: Die Private-Cloud-Lösung hält alle Vorgaben der komplexen japanischen IT-Security Guidelines von Hitachi ein – ein Feature, das in der Ausschreibung kein Wettbewerber geboten hat.

Mit yuuvis RAD ist das viel beschworene papierlose Büro in der Düsseldorfer Zentrale von Hitachi Europe (fast) Realität geworden – und der Konzern erreichte alle hinsichtlich der neuen Lösung gesteckten Ziele. Der Rechnungsworkflow erfolgt heute vollständig digital und automatisiert, Ausdrucke und Papierdokumente sind dadurch weitgehend obsolet geworden, der Sicherheitsstandard ist hoch. Auch der Zugriff auf Dokumente ist nun ortsunabhängig verlässlich möglich. Das gefällt der Belegschaft, die sich zur neuen Lösung lobend äußert: Seit der Einführung von yuuvis RAD verzeichnet man bei Hitachi ein sehr positives Feedback von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Rückfragen zur Nutzung gäbe es dagegen kaum, das System ist selbsterklärend.

Das Ziel einer höheren Arbeitseffizienz erreichte Hitachi Europe ebenfalls: Die Prozesse ließen sich um rund 25 Prozent beschleunigen, der Papierverbrauch sank massiv – mit positiven Folgen für die Umwelt und die Kosteneffizienz, unter anderem durch wesentlich geringere Aufwendungen für den Briefversand.

Optimaler Projektsupport

Das gesamte Projekt fand in einer vertrauensvollen Atmosphäre statt, was einen wichtigen Teil zum Gelingen beitrug. Das Projektteam bei Hitachi lobt die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler, und beschreibt diese als fachlich, technisch und menschlich klasse. Zur Zufriedenheit trug schließlich bei, dass das gesamte Projekt von festen Ansprechpartnern betreut wurde und ein schneller, optimal erreichbarer Support vor Ort war. So fällt das Fazit insgesamt positiv aus: Die Entscheidung für TA Triumph-Adler vereinfacht die Rechnungsverwaltung und damit den Arbeitsalltag im Hause Hitachi enorm. (nh)