Flexibel kommunizieren – egal an welchem Ort

Vom Drei-Mann-Team in einem Kleinbüro zu 250 Mitarbeitenden an 13 Standorten. Im Jahr 2001 startete die pressrelations GmbH mit Hauptsitz in Düsseldorf mit einer Software für Medienbeobachtung und entwickelte sich innerhalb von 20 Jahren zu einem der führenden Anbieter für Media-Intelligence-Lösungen. Für seine Kunden aus der gesamten Wirtschaft behält der Spezialist alle relevanten Medien und Branchen weltweit immer im Blick. pressrelations positioniert sich als Fullservice-Dienstleister, setzt eine in-house entwickelte, KI-gestützte Technologie ein, beschäftigt News Manager, Analysten und Berater. Das heute global agierende Unternehmen muss sich dabei auf unterschiedlichste Anforderungen, Kundenwünsche und Kulturkreise einstellen.

Ihren Kunden liefert die pressrelations GmbH alles, was diese für eine erfolgreiche Kommunikationsarbeit benötigen: praxisnahe Insights und Handlungsempfehlungen zur Planung, Steuerung und Evaluation. Die Teams und die Kunden sind oftmals schon seit vielen Jahren mit an Bord: Entwickler, News Manager, Analysten, Key Account Manager, Vertriebsmitarbeiter, Product Owner sowie Mitarbeiter aus den Bereichen Media, Business Development und Marketing – sie alle sorgen dafür, dass das Geschäft reibungslos funktioniert.

Damit die Experten auch technisch dazu in der Lage sind, reibungslos zu kommunizieren, setzen sie auf Technologie „Made in Bielefeld“. Konkret geht es hier um den Einsatz der virtuellen IP-Telefonanlage HyperVoice vom Telekommunikations-Spezialisten AGFEO. Der ebenfalls in Düsseldorf ansässige AGFEO-Partner IACD Systemhaus GmbH wurde mit der Einrichtung des Systems beauftragt. Nach einer erfolgreichen Teststellung bei der pressrelations GmbH wurde das neue System Ende 2021 dort in Betrieb genommen.

IACD-Systemhaus-Geschäftsführer Ingo Assion begleitete das Projekt von der ersten Stunde an: „Natürlich ist so ein Projekt auch immer etwas ganz Besonderes. Wir sprechen hier ja von mehreren Standorten, sowohl im In- als auch im Ausland, welche über ein Kommunikationssystem angebunden sind. Über die AGFEO HyperVoice telefonieren standortunabhängig alle Mitarbeiter mit deutschem Kundenkontakt. Sie sitzen – außer in Düsseldorf und Berlin – vor allem in Bulgarien. Ferner werden nur sehr wenige Telefone genutzt, da mit dem Einsatz des AGFEO Dashboards im Zusammenspiel mit dem VISOfon und geeigneten Headsets der Wechsel zwischen Slack, Teams, Zoom und AGFEO leichter ist.“

Das AGFEO Dashboard ist die Bedien- und Steuerungssoftware für computerunterstütze Telefonie und Unified Communications – kurz CTI/UC. In Kombination mit dem VideoSoftPhone VISOfon erweitert es das Dashboard unter anderem um Videokonferenz- und Collaboration-Funktionen für eine bestmögliche Teamarbeit der Mitarbeiter.

Insgesamt nutzen 140 Mitarbeitende des Unternehmens das VISOfon. „Aufgrund des regen Kundenkontakts und zahlreicher, täglicher Online-Meetings ist die Nutzung eines Headsets sehr komfortabel. Die Verwendung des Dashboards erleichtert das tägliche Arbeiten am PC, können so doch schnell verpasste Anrufe und hinterlegte Notizen eingesehen werden. Ebenfalls ist es mit einer firmeninternen Chatfunktion ausgestattet, sodass die Kollegen auch untereinander verschiedene Chaträume erstellen und sich austauschen können“, erläutert Dr. Michael Magner, Chief Information
Officer bei pressrelations, den täglichen Workflow. „Dadurch, dass pressrelations so groß aufgestellt ist und wir von vielen verschiedenen Orten aus das Unternehmen täglich repräsentieren, hilft eine so einfach bedienbare Software im täglichen Business ungemein“, betont der CIO der pressrelations GmbH.

Der Manager zeigt sich begeistert: „Mit der Entscheidung, auf die Systeme aus dem Hause AGFEO zu setzen und die Durchführung dieses Projekts in die Hände des IACD Systemhauses zu legen, haben wir alles richtig gemacht. So können wir von einem umfangreichen Serviceangebot Gebrauch machen, haben „alles aus einer Hand“ und bei eventuell aufkommenden Schwierigkeiten oder Fragen immer einen direkten Ansprechpartner. Durch die Möglichkeit, das System zu einem späteren Zeitpunkt zu erweitern, ist das Unternehmen in jedem Fall bestens für die Zukunft gerüstet.“

Folker Lück