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E-Invoicing: KI, übernehmen Sie!

E-Invoicing: KI, übernehmen Sie!

Elektronisches Dokumentenmanagement ist bei Rechnungen besonders effizient. Aufgrund ihrer Standardisierung kann ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Mit einem klugen Informationsmanagement können sich Unternehmen einen strategischen Vorteil verschaffen.

Jede Rechnung weist eine Nummer, ein Datum, Absender und Empfänger sowie einen Betrag auf. Das sind beste Voraussetzungen, um ihre Verarbeitung mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) automatisiert vorzunehmen – vom Erfassen bis zur Freigabe oder mit zuverlässiger Plausibilitätsprüfung sogar bis hin zum Begleichen. Viele Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung zwangsläufig entstehen, entfallen und vor allem gewinnen die Mitarbeiter Zeit für Aufgaben, die ihren aktiven Einsatz erfordern.

Rechnungs-Workflow mit Therefore Smart Capture

Einen solchen Ansatz bietet Canon auf Basis der Software Therefore Smart Capture, die den kompletten Workflow abbildet. Mit ihrer Hilfe lassen sich Daten aus Rechnungen extrahieren und ohne weiteres Zutun in einem Index ablegen, ob sie als E-Mail-Anhang im PDF-Format eingehen oder vom Papier gescannt werden. Dafür nutzt das Tool einen cloudbasierten Erkennungsserver, der die Daten anschließend zur Prüfung bereitstellt, im Zuge derer die Nutzer sie mit Anmerkungen versehen können. Bei jeder Rechnung lernt die KI-Engine dazu und liefert jedes Mal genauere Ergebnisse. „Unser Ziel ist es, die Arbeitsbelastung von Anwendern zu reduzieren, die derzeit auf manuelle oder nur halbautomatische Indizierungsmethoden angewiesen sind, und eine automatisierte Lösung einzuführen, die ihnen eine zeitraubende Arbeit abnimmt und gleichzeitig die Fehler bei einer manuellen Erfassung reduziert“, sagt Michael Lebeda, CEO der Therefore Corporation. „Smart Capture wurde von Grund auf so konzipiert, dass es benutzerzentriert ist und das Echtzeitgeschäft unterstützt. Die technische Zugänglichkeit der Funktion für Kunden aller Art bietet dank der schnellen Bereitstellung sofortige Vorteile. Informationen sind von unschätzbarem Wert für Führungsteams in jeder Branche, die in einer datengesteuerten, digitalen Wirtschaft erfolgreich sein wollen.“ Die Benutzerfreundlichkeit bezieht sich nicht nur auf den alltäglichen Gebrauch, sondern ebenso soll die Implementierung problemlos vonstattengehen.

Auch die Betriebskosten, die bei der Rechnungsbearbeitung unweigerlich entstehen, könnten mithilfe der KI-Lösung deutlich gesenkt werden, und nicht zuletzt erhalten Unternehmen eine Transparenz über alle Zahlungsprozesse. Jeder Posten steht auf Knopfdruck bereit und der aktuelle Status ist einsehbar.

Die KI-getriebene Lösung ist keine Parallelwelt. Über offene Schnittstellen stellt sie Verbindungen zu bestehenden Fachanwendungen und Officeprogrammen her, um Informationen aus allen verfügbaren Quellen durchgängig nutzbar zu machen.

Smart Capture wächst mit

Bei Therefore Smart Capture handelt es sich um ein neues Modul der komplexen Lösung Therefore für umfassendes Informationsmanagement. Diese ist auf Wunsch cloudbasiert und stellt Daten zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs über das Device, das gerade zur Verfügung steht. Wer offline arbeiten möchte, kann seine Aktualisierung anschließend synchronisieren, sobald eine Verbindung gegeben ist.

Sowohl beim lokalen Hosting (Therefore On-Premise) als auch in der Cloud (Therefore Online) ist eine datenschutzkonforme und revisionssichere Archivierung gewährleistet. Ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept verhindert unerlaubten Zugriff und ein regelmäßiges Backup-System stellt sicher, dass sich die Daten selbst bei einem Festplatten-Crash wiederherstellen lassen.

Die modular konzipierte Lösung ist flexibel skalierbar. Die Bausteine lassen sich bedarfsgerecht einzeln buchen und erweitern, wenn das Unternehmen wächst und die Anforderungen sich ändern.

Die Anwendungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen seien so vielseitig wie ein Unternehmen selbst, betont Torsten Plavius, Director Information Management bei Canon. „Ob es darum geht, die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren, den Kundenservice zu verbessern, eine plattformgestützte Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu ermöglichen oder elektronische Formulare zu nutzen, etwa um Urlaubsanträge oder Reisekosten zu bearbeiten – die künstliche Intelligenz macht’s möglich.“

Anja Knies

Vorteile von KI-gestützter Rechnungsbearbeitung

• Automatisierung von Standardprozessen
• Keine Fehler durch manuelle Datenübertragung
• Zentrale Ablage aller Informationen
• Schnelles Auffinden von Informationen und kürzere Reaktionszeiten
• Konsequentes Ausschöpfen von Skonti
• DSGVO-konforme Archivierung
• Mehr Transparenz
• Größere Produktivität
• Einfaches, flexibles Preismodell
• Ortsunabhängiges Arbeiten
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