Man mache es so einfach wie möglich

Vor dem Hintergrund fortschreitender Digitalisierung haben sich neue Arbeitsweisen und -bedingungen etabliert. So ist die Anzahl der Webkonferenzen in den vergangenen Jahren erheblich gestiegen. Die Teilnehmenden wählen sich inzwischen zunehmend aus dem Homeoffice ein, doch auch von unterwegs aus im Rahmen des mobilen Arbeitens und nicht zuletzt aus dem Firmenbüro, in das mittlerweile viele zurückgekehrt sind. Für Unternehmen bedeutet dies neue Herausforderungen wie etwa die Einbindung sämtlicher Teilnehmer sowie deren Unsicherheit im Umgang mit ungewohnten Technologien.

Aus diesen Gründen verursachen Meetings häufig einen hohen Organisationsaufwand und benötigen viel Vorlaufzeit. „Im Durchschnitt dauert es zwölf Minuten, bis ein Meeting beginnen kann“, weiß Torsten Bechler, Manager Product Marketing DACH bei der Sharp Business Systems Deutschland GmbH. „Die Hauptgründe hierfür liegen in technischen Schwierigkeiten beim Anschluss der erforderlichen Geräte und Plattformen sowie in der Nutzung unterschiedlicher Videokonferenz-Systeme und Cloud-Dienste für Verbindungsherstellung und Informationsaustausch.“

Darüber hinaus haben Mitarbeitende oft Bedenken hinsichtlich der Hygiene von gemeinsam genutzter Raumausstattung, und manche wollen nicht ständig einen Laptop dabeihaben müssen, da sie es vorziehen, alles auf ihrem Smartphone erledigen zu können – egal, ob mit Kollegen Meetings halten, drucken oder scannen. Es besteht zudem die Gefahr, versehentlich falsche oder vertrauliche Informationen weiterzugeben.

Um die Organisation von Besprechungen aller Art – sei es im Homeoffice oder im großen Konferenzraum – effektiver zu gestalten, bringt Sharp mit Synappx eine Reihe an Anwendungen und Services auf den Markt, die mithilfe intelligenter Apps und Konnektivitäts-Tools die bereits im Unternehmen vorhandene Technologie ergänzt und dabei hilft, schnell und einfach im Team zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Mit den Synappx-Lösungen will Sharp technische Hürden bei Meetings umgehen, den Austausch oder das Drucken von Informationen genau dort ermöglichen, wo sie benötigt werden, und eine intelligentere Nutzung von Meetingräumen erlauben, um die kollaborative Arbeit zu optimieren und das zunehmend mobile und agile Arbeiten zu erleichtern.

Zu der Synappx-Familie gehören neben Synappx Go zum Skalieren von Inhalten auf ein großes Display oder Scannen und Drucken von Dokumenten ebenfalls Synappx Meeting zur Verbindung zu einem großen Bildschirm, zum schnellen Starten von Konferenzen oder Finden von richtigen Inhalten. Der dritte Dienst ist Synappx Collaboration Hub, der bessere Meeting-Ergebnisse ermöglicht – ganz unabhängig davon, ob es sich um ein Bring Your Own Meeting (BYOM), ein hybrides Meeting oder eine Besprechung am PC im Meetingraum handelt.

Ein großer Vorteil der Synappx-Lösungen liegt in der zentralen Verwaltung. Mittels Synappx Admin Portal lassen sich alle Synappx-Anwendungen von einem Ort aus überwachen und verwalten. Administratoren erhalten hier die zentrale Kontrolle über alle erforderlichen Komponenten der Synappx-Applikationen. Zudem werden auf diese Weise visualisierte Daten bereitgestellt, um einen Einblick in organisatorische Trends zu geben, was dazu beiträgt, dass Synappx auch künftig die Anforderungen des Unternehmens unterstützen kann.

Und weil die Sicherheit keinesfalls zu kurz kommen darf, werden die Anwendungen und Services von Synappx mit den Technologien Microsoft Azure, Microsoft 365, G Suite sowie den Sicherheitsverfahren von Sharp durch geeignete Sicherheitsstrukturen auf mehreren Ebenen geschützt. „Dem pünktlichen Starten und der effizienten Durchführung von Meetings aller Art soll nichts im Weg stehen“, bringt es Bechler auf den Punkt. „Mit den Lösungen der Synappx-Familie kann jeder Flur zu einer Besprechungszone werden – auch wenn ein Konferenzraum, ein Huddle Space oder das eigene Büro bequemer sind.“ Für Hilfe und Unterstützung bei der Installation der Synappx-Produkte und beim Umgang mit ihnen steht ein Support-Bereich auf der Sharp-Website zur Verfügung. Dort befinden sich ebenfalls Anleitungen für Benutzer und Administratoren sowie Erläuterungen zu den Systemanforderungen und die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Graziella Mimic