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Revisionssichere Ablage: erst Pflicht, dann Kür

Revisionssichere Ablage: erst Pflicht, dann Kür

Während bei Papierdokumenten insbesondere mit Unterschrift fast schon eine Fälschungssicherheit vorausgesetzt wird, haben ihre digitalen Äquivalente einen vergleichsweise flüchtigen Ruf, weil Änderungen in einer Textdatei vollkommen unbemerkt vonstattengehen können. Doch tatsächlich lassen sich elektronische Dokumente mindestens ebenso revisionssicher aufbewahren wie Papierakten – man muss nur wissen, was zu beachten ist.

„Die Frage nach der Revisionssicherheit beschäftigt unsere Kunden“, sagt Stefan Halupka, National Sales Director – Enterprise Content Management bei der TA Triumph-Adler GmbH. „Wohl kaum ein Unternehmen stellt den Nutzen eines elektronischen Dokumentenmanagements infrage, doch viele zweifeln, ob sie damit auf derselben sicheren Seite sind wie mit Papierbelegen: Sie möchten wissen, ob digitale Dokumente unveränderbar archiviert sind, und auch, ob sie im Fall eines Rechtsstreits vor Gericht Anerkennung finden.“

Mit einer professionellen Lösung und dem richtigen Umgang mit Dokumenten in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation lautet die Antwort klar: Ja. Revisionssicher gescannte und gespeicherte Dokumente können das Papier ersetzen, weil sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Ebenso sicher sind Daten elektronischen Ursprungs.

Welche Dokumente sind betroffen?

Die gängigsten Schriftstücke sind steuerrelevante Unterlagen. Jeder Finanzbeamter und jeder Wirtschaftsprüfer weiß es zu schätzen, wenn er sich nicht durch Papierstapel und Aktenberge arbeiten muss, sondern einen transparenten Einblick in strukturierte Daten erhält. Die formale Grundlage dafür schaffen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese enthalten Vorschriften der Finanzverwaltung, deren Umsetzung ihr eine weitaus komfortablere Betriebsprüfung ermöglicht, als es Ordner und Listen vermögen. Eine Lösung, die nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer zertifiziert ist, führt genau zu diesem Ziel.

Welche Voraussetzungen sind zu treffen?

Darüber hinaus müssen die technischen Voraussetzungen stimmen: „Der unbefugte Zugriff auf die Daten muss ausgeschlossen sein, ständige Backups müssen den
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Stefan Halupka, National Sales Director – Enterprise Content Management bei der TA Triumph-Adler GmbH
Datenbestand sichern, außerdem muss sichergestellt werden, dass Aufbewahrungsfristen eingehalten werden“, erläutert Halupka. Im geschäftlichen Alltag sind die Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung die gängigsten, sie betragen zumeist sechs oder zehn Jahre. Je nach Branche oder Dokumentenart gelten jedoch ganz andere Fristen. So müssen Krankenhäuser ihre Patientenakten 30 Jahre lang aufbewahren, ein Vertrag für eine Lebensversicherung soll natürlich noch viel länger erhalten bleiben. „Unternehmen haben dafür Sorge zu tragen, dass ihre Dokumente nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Zuge eines Frühjahrsputzes gelöscht werden“, schildert Halupka. „Im Grunde ist alles dasselbe, wie wir es seit jeher mit analogen Akten handhaben – oder handhaben sollten. Der entscheidende Unterschied ist, dass elektronische Daten aufgrund des Backups auch eine Katastrophe wie Feuer oder Hochwasser überleben und somit sicherer sind.“

Alles spricht für DMS

Und nicht nur sicherer: Alle benötigten Unterlagen sind direkt am Arbeitsplatz aufrufbar, mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig damit arbeiten – Informationen bleiben im Fluss und verstauben nicht im Keller. Weil der Umgang mit digitalen Dokumenten die tägliche Arbeit so enorm erleichtert und Abläufe beschleunigt, ist es schon Pflicht, die Sache anzupacken, statt es bei den Zweifeln an der Revisionssicherheit zu belassen und so auf die Kür zu verzichten.

Anja Knies

Zehn Kriterien für eine revisionssichere Archivierung

1. Ordnungsmäßigkeit: Jeder Beleg und alle relevanten Aufzeichnungen müssen nach rechtlichen Kriterien und internen Vorgaben ordnungsgemäß archiviert werden.
2. Vollständigkeit: Kein Dokument darf verloren gehen oder unerlaubt gelöscht werden. Alle Aufzeichnungen müssen vollständig vorliegen.
3. Sicherheit des Gesamtverfahrens: Für jedes Dokument müssen sämtliche Prozessschritte dokumentiert und lückenlos protokolliert werden.
4. Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Digitale Dokumente müssen hundertprozentig mit dem ursprünglichen Original übereinstimmen und dürfen nicht im Nachhinein verändert werden.
5. Sicherung vor Verlust: Es gilt zu verhindern, dass Dokumente, Informationen und Daten gelöscht werden können. Backups sind Pflicht.
6. Nutzung nur durch Berechtigte: In einem Berechtigungskonzept ist geregelt, wer wann wie auf Dokumente zugreifen kann. Dieses Konzept ist über das DMS umzusetzen.
7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Steuerlich relevante Aufzeichnungen dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem Archiv gelöscht werden.
8. Dokumentation des Verfahrens: Die Abläufe der Archivierung sowie alle möglichen Einstellungen, Änderungen und Prozesse am und im Archivsystem müssen dokumentiert werden.
9. Nachvollziehbarkeit: Die Struktur der Daten und Dokumente muss in sich schlüssig, alle Bearbeitungen für Außenstehende (wie etwa Finanzprüfer) müssen nachvollziehbar sein.
10. Prüfbarkeit: Das gesamte Verfahren der digitalen Archivierung muss – technisch wie organisatorisch – durch externe Experten jederzeit überprüfbar sein.

Quelle: TA Triumph-Adler