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TA Cloud Print and Scan: Dokumentenmanagement in der Cloud
New Work funktionell organisiert
Die Arbeitswelt hat sich deutlich gewandelt. Neben dem klassischen Büroarbeitsplatz und der mobilen Arbeit außerhalb des Firmengebäudes etablieren sich auch weitere Möglichkeiten. Der Verzicht auf feste Arbeitsplätze in Büroumgebungen, die vermehrte Nutzung cloudbasierter Dienste und weitere Flexibilisierungen bieten viele Möglichkeiten, stellen die Verantwortlichen in Unternehmen jedoch auch vor neue Herausforderungen.
Eine dieser Herausforderungen ist die Gestaltung einer passenden Arbeitsumgebung bei mobilen Arbeitsplätzen. Zwar nutzen die Mitarbeitenden in der Regel ihre Notebooks, wenn sie innerhalb des Unternehmens oder zu Hause an den verschiedenen Locations ihre Arbeit verrichten. Ein Datenzugriff ist dank Cloud-Struktur von überall aus möglich, sofern ein Internetzugriff besteht. Doch gilt das auch für die Hardware rund um das Input-/Output-Management? Müssen nun Scanner und Drucker in großer Anzahl neu beschafft werden, damit überall die notwendige Infrastruktur für die Mitarbeitenden vorhanden ist? Mit speziellen Lösungen ist das zum Glück nicht erforderlich.
Die Lösung TA Cloud Print and Scan von TA Triumph-Adler ermöglicht ortsunabhängiges Drucken und Scannen. Dabei werden die Aufträge zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Mitarbeitende können jeweils die Druckeinheit oder den Scanner auswählen, der für ihre Anwendung am besten geeignet ist. Damit kann zum Beispiel ein günstiger Aufstellungsort gemeint sein. So senden etwa Mitarbeitende, die sich gerade im Homeoffice befinden, ihre Druckaufträge in die Cloud wo sie dann zentral gesammelt, aber noch nicht ausgedruckt werden. Für das Ausdrucken wählt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dann den gewünschten Multifunktionsprinter (MFP) aus und authentifiziert sich mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN am Gerät, um den Druckjob zu starten. So geraten Ausdrucke nicht in die falschen Hände.
Die Lösung TA Cloud Print and Scan von TA Triumph-Adler ermöglicht ortsunabhängiges Drucken und Scannen. Dabei werden die Aufträge zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Mitarbeitende können jeweils die Druckeinheit oder den Scanner auswählen, der für ihre Anwendung am besten geeignet ist. Damit kann zum Beispiel ein günstiger Aufstellungsort gemeint sein. So senden etwa Mitarbeitende, die sich gerade im Homeoffice befinden, ihre Druckaufträge in die Cloud wo sie dann zentral gesammelt, aber noch nicht ausgedruckt werden. Für das Ausdrucken wählt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dann den gewünschten Multifunktionsprinter (MFP) aus und authentifiziert sich mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN am Gerät, um den Druckjob zu starten. So geraten Ausdrucke nicht in die falschen Hände.
Nutzen für alle: Die Lösung hat zahlreiche Vorteile für Anwender und Administratoren.
Die Benutzerfreundlichkeit von TA Cloud Print and Scan sorgt dafür, dass die Lösung problemlos genutzt werden kann, was die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden deutlich erhäht. Die Lösung läuft cloudbasiert und muss nicht auf lokalen Servern installiert werden. Das entlastet die IT-Abteilung und ermöglicht den flexiblen Einsatz von verfügbaren Notebooks und Desktops im Unternehmen. „Wieso installieren?“, fragt Olaf Stammer, Leiter des Solution and Service Portfolio Management von TA Triumph-Adler. „Ist alles schon fertig vorbereitet, der jeweilige User meldet sich einfach nur an und kann sofort loslegen!“
TA Triumph-Adler stellt als Provider die Plattform zur Verfügung, Kunden können sofort starten. Wenn die Druck- und Scan-Infrastruktur des Unternehmens abgebildet ist, können Anwender über das firmeneigene Active Directory direkt importiert werden. Zusätzlich lassen sich individuelle Nutzerrechte vergeben. Die Lösung ist nicht nur intuitiv bedienbar, sondern auch konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
TA Triumph-Adler stellt als Provider die Plattform zur Verfügung, Kunden können sofort starten. Wenn die Druck- und Scan-Infrastruktur des Unternehmens abgebildet ist, können Anwender über das firmeneigene Active Directory direkt importiert werden. Zusätzlich lassen sich individuelle Nutzerrechte vergeben. Die Lösung ist nicht nur intuitiv bedienbar, sondern auch konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Sicher und wartungsarm
Die Vorteile der Cloud-Lösung liegen in einer hohen Usability bei gleichzeitig vermindertem Service-Aufwand für die IT-Abteilung des jeweiligen Unternehmens. Etwaige Sicherheitsvorbehalte gegenüber Cloud-Lösungen im Vergleich zu eigenen Servern können – sofern es sie im Unternehmen gibt – ebenfalls ausgeräumt werden. In den Cloud-Rechenzentren gelten die weltweit höchsten Sicherheitsstandards, denn sie müssen aufgrund der strengen gesetzlichen Anforderungen stets dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Diese Standards im lokalen Rechenzentrum einzuhalten ist eine kostspielige und arbeitsintensive Aufgabe. Ähnlich verhält es ich mit den notwendigen Serviceleistungen: Updates, neue Anwendungen und gerätespezifische Konfigurationen werden zentral eingespeist. Dadurch wird die Belastung firmeninterner Ressourcen wirkungsvoll verhindert.
Hürde Arbeitszeiterfassung
New Work steht derzeit vor einer neuen Herausforderung: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem sie genau erfassen können, wann ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für sie tätig sind. Das hat das Bundearbeitsgericht am 13. September 2022 festgelegt und damit ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 bestätigt. Für mobile Arbeitsplätze bedeutet das, dass die klassische „Stempeluhr“ – derzeit meist in Form von elektronischen Terminals in Unternehmensgebäuden – in die mobile Welt übertragen werden muss. Denn die Aussage des Bundesarbeitsgerichts ist eindeutig: Die abgeleistete Arbeit muss exakt erfasst werden – egal, wie lang oder kurz sie ausfällt.
Jetzt sind die Arbeitgeber dran. Sie müssen einen Weg finden, die Vorgaben in Einklang zu bringen mit New Work-Selbstverständlichkeiten wie hybrider – also teils im Büro und teils im Homeoffice – durchgeführter Arbeit.
Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Beschäftigten können sich ihre Work-Life-Balance besser einteilen und Unternehmen profitieren davon, dass aufgrund größerer Zufriedenheit der Angestellten die Qualität der Arbeitsergebnisse steigt. Die Herausforderung besteht darin, die Vorgaben des kommenden Arbeitsgesetzes, basierend auf dem aktuellen Urteil, umzusetzen, ohne gewonnene Freiräume beschneiden zu müssen.
Zu viel Zeit sollten sich Arbeitgeber dabei hier nicht lassen und möglichst schnell ein System einführen, mit dem sie exakt erfassen können, wann ihre Mitarbeitenden für sie arbeiten.
TA Zeitblick gestaltet die Erfassung von Arbeitszeiten flexibel und löst sie von dedizierten Terminals in Unternehmensräumen. Firmenintern kann die Anwendung auf Multifunktionsdruckern installiert werden und erweitert deren Funktion dann um eine Zeiterfassung. Dann können jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter den eigenen Arbeitsbeginn, Pausen und das Ende der Arbeitszeit verlässlich festhalten – und das quasi im Vorbeigehen. Mit der eigenen Identifizierung für die schon bestehende Follow2Print-Funktion wird dann auf Wunsch auch elektronisch „gestempelt“.
Jetzt sind die Arbeitgeber dran. Sie müssen einen Weg finden, die Vorgaben in Einklang zu bringen mit New Work-Selbstverständlichkeiten wie hybrider – also teils im Büro und teils im Homeoffice – durchgeführter Arbeit.
Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Beschäftigten können sich ihre Work-Life-Balance besser einteilen und Unternehmen profitieren davon, dass aufgrund größerer Zufriedenheit der Angestellten die Qualität der Arbeitsergebnisse steigt. Die Herausforderung besteht darin, die Vorgaben des kommenden Arbeitsgesetzes, basierend auf dem aktuellen Urteil, umzusetzen, ohne gewonnene Freiräume beschneiden zu müssen.
Zu viel Zeit sollten sich Arbeitgeber dabei hier nicht lassen und möglichst schnell ein System einführen, mit dem sie exakt erfassen können, wann ihre Mitarbeitenden für sie arbeiten.
TA Zeitblick gestaltet die Erfassung von Arbeitszeiten flexibel und löst sie von dedizierten Terminals in Unternehmensräumen. Firmenintern kann die Anwendung auf Multifunktionsdruckern installiert werden und erweitert deren Funktion dann um eine Zeiterfassung. Dann können jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter den eigenen Arbeitsbeginn, Pausen und das Ende der Arbeitszeit verlässlich festhalten – und das quasi im Vorbeigehen. Mit der eigenen Identifizierung für die schon bestehende Follow2Print-Funktion wird dann auf Wunsch auch elektronisch „gestempelt“.
Ortsunabhänige Lösung
Für alle Mitarbeitenden im Homeoffice gibt es eine von Druckern unabhängige Anwendungsmöglichkeit:
TA Zeitblick funktioniert ebenso problemlos am PC-Arbeitsplatz oder per Smartphone-App. Das klappt vollkommen ortunabhängig.
Die Arbeitszeiten werden in allen Fällen digital erfasst und ausgewertet, sodass der personelle Aufwand auf ein Minimum reduziert wird. Zudem können Arbeitgeber sicher sein, dass sie auch künftig gesetzeskonform agieren und stets einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden haben. Dabei ermöglicht TA Zeitblick den Unternehmen, es selbst zu entscheiden, wie ihre Beschäftigten die Arbeitszeiten erfassen.
Elke von Rekowski
TA Zeitblick funktioniert ebenso problemlos am PC-Arbeitsplatz oder per Smartphone-App. Das klappt vollkommen ortunabhängig.
Die Arbeitszeiten werden in allen Fällen digital erfasst und ausgewertet, sodass der personelle Aufwand auf ein Minimum reduziert wird. Zudem können Arbeitgeber sicher sein, dass sie auch künftig gesetzeskonform agieren und stets einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden haben. Dabei ermöglicht TA Zeitblick den Unternehmen, es selbst zu entscheiden, wie ihre Beschäftigten die Arbeitszeiten erfassen.
Elke von Rekowski
