Taube war gestern

Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen ist der Postversand eine zeit- und daher kostenintensive Angelegenheit. Wollen Kunden zum Beispiel ihre Rechnungen in Papierform erhalten, müssen diese, nachdem man sie erstellt hat, ausgedruckt werden. Dafür muss ein Drucker vorhanden sein, es müssen Papier und Toner beschafft und gelagert werden. Auch der dafür nötige Platz kostet Geld in Form von Miete. Für das Frankieren und Kuvertieren werden ebenfalls entsprechend Briefumschläge und -marken benötigt. Schlussendlich wird auch noch ein Mitarbeiter gebunden, der den gesamten Prozess durchführen und kontrollieren muss.

Das Berliner Unternehmen FP Digital Business Solutions will Abhilfe schaffen und Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen. So verspricht der Brief-Service Trans-ACTmail, mit dem das bisher verfügbare Web-Brief24-Angebot verschmolzen ist, alle diese Schritte zu übernehmen und verspricht eine Zustellung der Briefe bereits innerhalb weniger Tage – all das ab 80 Cent pro Brief. Ebenfalls positiv: um die Dienstleistung nutzen zu können, muss kein Abonnement abgeschlossen oder ein Mindestbestellwert erreicht werden. Die Anmeldung über das Onlineportal erfordert nur wenige Schritte. Eine Installation von Software auf dem Computer ist nicht notwendig. Man braucht lediglich die korrekt formatierten Briefe hochzuladen, und schon kann es losgehen.

Im nächsten Schritt überprüft TransACTmail automatisch, ob alle Dateien die von der Deutschen Post vorgesehenen Freiflächen für die Produktion und Frankierung einhalten und sich die Adressen an der richtigen Stelle befinden. Bei einer hohen Anzahl an Briefen nimmt dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch. Sind alle Briefe kontrolliert, versendet das System automatisch eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Prüfung abgeschlossen ist – eine komfortable Sache.

Gibt es auf dem Briefkopf jedoch nicht ausreichend Platz für eine DV-Freimachung im Adressfenster, erhält der Nutzer eine Mitteilung.

Für einen Aufpreis von 5 Cent wird die Möglichkeit geboten, die Frankierung auf den Briefumschlag zu drucken. Auch bei einer großen Anzahl an Briefen ist dies mit nur einem Klick möglich. Der Anbieter FP Digital Business Solutions stellt den Anwendern eine korrekt formatierte Word-Briefvorlage zum Download bereit, welche zwar alle Bedingungen der Deutschen Post erfüllt, aber natürlich nicht im Corporate Design der jeweiligen Firma ist.

Nach abgeschlossener Dokumentenprü-fung muss nur noch bezahlt werden. Stan-dardmäßig angeboten wird eine Bezahlung via PayPal, Kreditkarte oder Guthabenkonto. Nach Rücksprache mit dem Anbieter ist auch eine Zahlung auf Rechnung möglich. Liegt der Bestellwert der Sendungen un-ter 15 Euro, berechnet FP Digital Business Solutions eine PayPal-Gebühr in Höhe von 35 Cent. Diese wird auch fällig, wenn man mit Kreditkarte zahlen möchte, da auch diese Abrechnung über PayPal abgewickelt wird. Alle nachfolgenden Prozesse (Ausdrucken, Frankieren, Falzen, Kuvertieren, Verschicken) werden vom Dienstleister übernommen. Der aktuelle Status der Sendungen lässt sich im Onlineportal verfolgen.

Auch der Umwelt kommen die Vorteile der All-in-One-Lösung zugute: Sowohl das Briefpapier als auch der Briefumschlag bestehen aus FSC zertifiziertem Papier. Wer sich der ganzen Sache nicht sicher ist, hat die Möglichkeit, einen Testbrief über das Portal zu verschicken. Dieser kommt innerhalb weniger Tage an und ist sehr wertig. Doch dabei soll es nicht bleiben. Für die Zukunft sind Erweiterungen und Optimierungen vorgesehen, wie zum Beispiel eine Sendungszusammenführung. Haben mehrere Briefe dieselbe Anschrift, werden diese in einer Sendung gesammelt verschickt. Dies spart zusätzlich Kosten. Auch ein Dublettencheck ist in Planung: Doppelt hochgeladene Briefe sollen vom System erkannt und auto-matisch aussortiert werden. Um die Effizienz zu steigern, arbeitet FP Digital Business Solutions an einer Anbindung zu Microsoft Office. Dann sollen sich Briefe direkt aus Word verschicken lassen, ohne dass man Sie als PDF im Onlineportal hochladen muss.

Max Goldstein