TRAXsuite: Cloud-basierte Tracking-Lösung für Poststellen

Mit einer regelrechten Grußkarten- und Paket-Flut kämpfen viele Poststellen in Unternehmen – und das nicht nur vor Weihnachten. Sendungen treffen dort aus den unterschiedlichsten Logistik-Kanälen ein. Verschiedene Paketdienstleister, Kuriere und Speditionen sowie Postdienstleister liefern dort ihre Fracht ab. Die Pakete, Päckchen und Briefe müssen dann schnell und sicher an die jeweiligen Empfänger im Unternehmen verteilt werden. Es gilt nicht nur, alle Sendungen korrekt zuzustellen, sondern auch zu gewährleisten, dass alles für eventuelle Nachfragen lückenlos dokumentiert wird. Mit der klassischen Posteingangskladde kommt man dabei schnell an die Grenzen: Sind alle Pakete und Briefe erfasst? Sind die Arbeitsorte aller Empfänger und vertretungsweise Empfangsberechtigten hinterlegt und aktuell? Wie lässt sich gewährleisten, dass auch hybrid Arbeitende ihre Pakete zuverlässig und schnell erhalten?

Mit TRAXsuite von Francotyp-Postalia lassen sich all diese Anforderungen unter einen Hut bringen. Die flexible und Cloud-basierte Tracking-Lösung erlaubt Unternehmen den Weg einer Sendung vom Eingang in der Poststelle bis zur Entgegennahme durch einen autorisierten Empfänger lückenlos zu verfolgen und dokumentieren. Darüber hinaus ermöglicht sie durch teilautomatisierte Abläufe die Prozesse in der Poststelle zu optimieren. Die FP TRAXsuite ist eine cloudbasierte Lösung, welche im Browser auf PCs oder dem Smartphone direkt genutzt werden kann.

Lokale Installationen sind nicht erforderlich, sodass sie praktisch Out-of-the-Box einsatzbereit ist. In der Poststelle werden einkommende Sendungen gescannt. Ein spezieller Handscanner ist dazu nicht erforderlich, lässt sich aber auf Wunsch nutzen. Es genügt jedoch die Scanarbeit von handelsüblichen Smartphones erledigen zu lassen. Das hat Vorteile: Wenn sich bei saisonal höherem Paketaufkommen mehr Mitarbeitende um die Post kümmern, muss keine zusätzliche Hardware angeschafft werden. Um eine korrekte Zustellung zu gewährleisten, lassen sich in der TRAXsuite individuelle Empfängerprofile anlegen, die Vertretungen und Zustellungsprofile enthalten. Dank der Offline-Funktionalität lassen sich Pakete zudem auch an Orten erfassen, an denen es weder Mobilfunkempfang noch WiFi gibt.

Apropos Zustellung: In der Regel werden Sendungen an den Originalempfänger mit elektronischer Unterschrift als Beleg zugestellt. Wenn aber Kollegen die Ablage im Büro erlauben, kann der Zusteller auch eine Dokumentation der erfolgten Zustellung per Foto hinterlegen. Dank der Unterstützung von Paketboxen, wie Cleveron 301/302 und anderen, besteht in Unternehmen auch die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter ihre Sendungen an einem jeweils zentralen Ort (Campus, Gebäude, Abteilung,...) abholen.

Die TRAXsuite lässt sich also an individuelle Bedürfnisse anpassen. Für die meisten Mittelständler reichen sicherlich digitalisierte Sendungseingänge und Zustellnachweise. In größeren Unternehmen unterstützen Paketboxen insbesondere hybride Arbeitsplätze sowie Arbeitszeiten außerhalb der üblichen Bürozeiten, da der jeweilige Mitarbeitende frei bestimmen kann, wann er seine Sendung abholt. Die Poststelle muss keine „Sonderwünsche“ erfüllen und kann so wesentlich effizienter arbeiten. Dazu zählt auch die Aktualität des Systems. Neue Angestellte eines Unternehmens müssen schnell eingepflegt sein und die, die ausgeschieden sind durch permanente Vertretungen ersetzt werden. Durch die Möglichkeit der Anbindung ans Active Directory sind Stammdaten blitzschnell übernommen und aktualisiert. Ein Customizing erlaubt individuelle Anpassungen, so dass Sendungsläufe innerhalb des Unternehmens zügig neuen Gegebenheiten angepasst werden.

Elke von Rekowski